Van het doorzoeken van spam, het maken van de juiste antwoorden en het bijhouden van berichten die moeten worden opgevolgd, het op de hoogte blijven van je inbox kan als een klus op zichzelf aanvoelen. Daarom hebben we het brein van professionals gekozen die het geheim van efficiënte, georganiseerde inboxen hebben ontdekt, ondanks dat ze honderden e-mails per dag ontvangen. Omdat het hebben van een systeem je kan helpen zelfs de meest onhandelbare inbox te overwinnen.
1. Bewaar alleen e-mails die onmiddellijke actie vereisen in uw Postvak IN
Inbox nul is misschien een te hoog doel, maar door meedogenloos te zijn over welke berichten onroerend goed in je inbox krijgen, kun je behoorlijk dichtbij komen.
“De meeste dagen bevat mijn e-mailinbox minder dan 25 berichten. Dit is opzettelijk. Ik wil mijn inbox kunnen openen en meteen zien wat het meest urgent is en waarvoor een reactie nodig is, ”zegt Leigh Ann Newman, een senior programmamanager bij een internationaal overheidsadviesbureau. "Deze gewoonte dwingt me om op zeer snelle wijze actie te ondernemen op items."
Het is niet ongewoon voor Newman om binnen een paar uur ruim 100 e-mails te ontvangen, waarvan vele urgent zijn en betrekking hebben op managers op hoog niveau. In 2008 kreeg ze de kans om helemaal opnieuw te beginnen toen haar bedrijf tijdens een overname overstapte naar een nieuw e-mailsysteem. “Het was net voorjaarsschoonmaak voor mijn inbox. En sindsdien kan ik gewoon niet werken met een inbox die wordt overspoeld met onbeantwoorde e-mails, 'zegt ze.
2. Maak een 'Wachtmap' voor e-mails die in actie zijn
Dus waar gaan e-mails naartoe, zo niet uw inbox? Maak een 'wachtmap' voor e-mails die actie van iemand anders vereisen voordat u kunt reageren. "Dit is een enorme tijdsbesparing", zegt Darcy Miller, een werkplekexpert en oprichter van Pin and Pivot, die jarenlang met meer dan 150 e-mails per dag barraped was. "Op die manier komen die e-mails niet in je inbox terecht, en het is een geweldige plek om elke dag of week te kijken om je te herinneren aan welke projecten nog in behandeling zijn."
Ze leerde deze truc op de harde manier toen ze in het eerste jaar van haar eerste baan geen e-mailbijlage kon vinden die ze nodig had. "Ik heb een halve dag naar die e-mail gezocht, tussen de duizenden e-mails die destijds in mijn inbox zaten, " zegt ze. "Ik zwoer vanaf dat moment dat ik de controle over mijn inbox zou nemen!"
3. Maak van submappen of labels uw nieuwe BFF
Over de hele linie bevelen inbox-mavens aan om een eenvoudig te decoderen submap of labelsysteem te maken. Nate Masterson, CEO van Maple Holistics, schat dat hij soms meer dan 250 e-mails ontvangt, dus organisatie is van het grootste belang. 'E-maillabels zijn je vriend', adviseert hij. "Gebruik ze om belangrijke e-mailketens te groeperen, dus als je ergens naar moet kijken ter referentie, kun je dat gemakkelijk doen."
Newman zegt dat haar labels onderwerpen bevatten waar anderen vragen over hebben, ondersteuning voor beslissingen die ze heeft genomen en referentiemateriaal voor toekomstige zakelijke behoeften. "Ik heb tientallen submappen en honderden e-mails in hen gearchiveerd voor referentie", zegt ze. "Ik ben in staat om binnen enkele seconden na een verzoek te vinden wat ik nodig heb, omdat ik weet waar het is opgeslagen en hoe ik het snel kan vinden."
4. Stel Inbox-regels of filters in
Veel e-mailproviders stellen u in staat inbox-regels of filters in te stellen die actie voor u ondernemen en u kunnen helpen e-mails snel te categoriseren zonder enige kracht uit te putten.
Rachel Neill, CEO van Carex Consulting Group, profiteert van de regels van Outlook om de torrent van 150 e-mails die elke dag hun weg vinden bij te blijven. "Ik heb regels opgesteld die e-mails in verschillende mappen, kleurcodes en prioriteiten op basis van afzender plaatsen", zegt ze. Aan het einde van de dag scant ze snel naar alles wat ze heeft gemist. “De regels helpen ervoor te zorgen dat ik consequent opvolging en ruis blokkeer. Dit helpt me de rommel tot een minimum te beperken. "
5. Gebruik uw agenda om e-mails bij te houden die follow-up vereisen
Omdat sommige e-mails mogelijk meer dan een eenvoudig antwoord vereisen, raadt Newman aan ze aan de kalender toe te voegen. “Als ik een e-mail ontvang die niet alleen een onmiddellijke reactie vereist, maar ook een soort vervolgactie, verplaats ik de e-mail naar een toegewezen submap en plaats ik een herinnering in mijn agenda met de maplocatie en de datum waarop de follow-up is vereist ', zegt ze.
Ze gebruikt Microsoft Outlook, dat toegang geeft tot de agenda van Outlook, maar je kunt dit ook doen in Gmail. Klik op de knop 'Meer' op de werkbalk en selecteer 'Evenement maken'.
6. Laat ongewenste e-mail niet in uw Postvak IN verdwijnen
Heb je het gevoel dat je gek speelt met promotionele e-mails? Wees snel met de knop Abonnement opzeggen. Davis Siksnans, CEO en oprichter van Printful, maakt gebruik van een drieluikregel voor promotionele e-mails en nieuwsbrieven. De derde keer dat hij een nieuwsbrief of promo-e-mail van een specifieke afzender verwijdert, meldt hij zich af voor de lijst.
7. Maak sjablonen voor uw directe antwoorden
Het aanpassen van een ander antwoord voor elke e-mail kan een enorme tijdrovende klus zijn. Als u merkt dat u steeds weer hetzelfde type e-mail verzendt, is het mogelijk dat u enkele voorraadreacties in uw concepten bewaart die u gemakkelijk opnieuw kunt gebruiken.
Betsy Fein, president van professioneel organiserend bedrijf Clutterbusters, heeft vaak vragen gesteld die kunnen worden beantwoord met vergrendelde antwoorden. "Ik heb vooraf geschreven e-mails die ik kan aanpassen en die ik naar e-mails stuur waarin hetzelfde wordt gevraagd, zoals 'vertel me over uw diensten' of 'hoe maak ik een afspraak?'"
Als je dit niet handmatig wilt doen, probeer dan de MixMax Gmail-plug-in of ga naar je instellingen en schakel standaardantwoorden in. (Klik op het tandwiel rechtsboven in je inbox, kies 'Instellingen' in de vervolgkeuzelijst, kies het tabblad 'Geavanceerd' en klik op 'Inschakelen' naast 'Ingeblikte antwoorden'.) Hiermee kun je opslaan sjabloonantwoorden.
8. Stel tijdsblokken in voor het controleren van e-mail - en houd u eraan
Je zou je schema waarschijnlijk niet open laten staan voor vergaderingen van niet-gespecificeerde tijden en lengtes de klok rond, dus waarom zou je je e-mail de vrije loop laten om je dag binnen te dringen?
“Ik laat mijn e-mail niet de hele dag open; Ik stel specifieke tijden gedurende de dag in om elke e-mail te doorlopen en zorgvuldig te reageren, archiveren of op te slaan voor later. Op deze manier kan ik niet multitasken en kan ik al mijn e-mails sneller doornemen, omdat ik eigenlijk gefocust ben op de taak die moet worden uitgevoerd, ”zegt David Mitroff, een bedrijfsadviseur. "Ik raad mensen aan om met drie verschillende blokken van een half uur per dag te beginnen om hun e-mails door te lezen en te beantwoorden en hun inbox de rest van de dag gesloten te houden en daar waar nodig aan te passen."
Justin Lavelle, Chief Communications Officer van BeenVerified, raadt niet alleen tijdsblokkering aan om dagelijkse e-mails bij te houden, maar beveelt ook aan om eenmaal per week tijd vrij te maken voor onderhoud aan de inbox. “Kies elke week een tijdstip om je inbox te onderhouden. Bescherm de tijd zoals je elke andere belangrijke vergadering zou doen en organiseer je, 'stelt hij voor. "Veeg het irrelevante weg, archiveer het complete en geef prioriteit aan de takenlijst."
9. Schakel e-mailmeldingen uit
Zelfs als je jezelf hebt neergelegd bij het alleen controleren van e-mails in vooraf aangewezen blokken, kan het sireneliedje van je inbox-melding een te grote verleiding zijn om te weerstaan. Als dat het geval is, is de oplossing eenvoudig: schakel uw meldingen uit. "Als je in tijdsblokken werkt, zul je nooit meer dan een paar uur gaan zonder je e-mails te zien, " zegt Miller. "Schakel de meldingen uit, omdat ze je afleiden van het doen waar je momenteel aan je bureau aan werkt."
Je kunt jezelf verantwoordelijk houden door de Inbox Pause-functie van Boomerang te gebruiken. Siksnans staat alleen toe dat e-mail twee keer per dag binnenkomt op specifieke momenten waarop hij zijn aandacht eraan kan wijden.
10. Knijp hersenloze e-mailtaken samen tijdens downtime
Zorg ervoor dat e-mailaccounts effectief worden gesynchroniseerd met uw telefoon en gebruik inactieve momenten om uw postvak IN snel op te ruimen. "Veel van de berichten die ik ontvang, vereisen geen directe actie", zegt Ben Taylor, oprichter van HomeworkingClub.com. "Spam kan worden verwijderd, andere dingen kunnen worden ingediend en u kunt er veel van afhandelen terwijl u in een supermarktrij van twee minuten staat."
