Een paar weken geleden schreef ik over de ongeschreven regels van e-mail, en ik werd overweldigd door hoeveel mensen het nuttig vonden. Het blijkt dat er veel regels zijn die we allemaal kunnen gebruiken als we op papier komen!
Met dat in gedachten, zal ik nog een paar van die lijsten doen, te beginnen met het op een na grootste pijnpunt op kantoor: vergaderingen. Lees verder voor de must-know-regels voor het leiden van een succesvolle vergadering, en collega's overal zullen u bedanken.
Zorg ervoor dat u echt een vergadering nodig hebt voordat u deze plant. Kan dit in plaats daarvan 10 minuten worden opgelost via de telefoon of via e-mail?
Elke vergadering moet een doel hebben: u moet een beslissing nemen of samen een actie voltooien. Een update geven kan bijna altijd per e-mail gebeuren.
Plan niet meer tijd in dan nodig. De meeste vergaderingen zijn gepland voor een heel uur, wanneer ze 20 minuten, 30 minuten of 45 minuten moeten zijn - max .
Begin op tijd. Wacht niet op achterblijvers - het moedigt hen alleen maar aan.
Eindig op tijd. Door te zeggen: "Ik weet dat we allemaal veel te doen hebben, dus laten we proberen dit minder dan 30 minuten te houden", zal mensen eraan herinneren dat u net zo graag een efficiënte vergadering wilt als zij.
Nodig alleen de mensen uit die er absoluut bij moeten zijn. Hoe meer mensen in een vergadering, hoe minder dat wordt gedaan.
Aan elke vergadering moet iemand duidelijk vooraf zijn toegewezen om deze uit te voeren. Als u het niet bent, noem dan iemand anders (en zorg ervoor dat die persoon weet dat hij of zij de baas is).
Bak in een paar minuten voor chit-chat aan het begin van de vergadering. Wij zijn mensen, geen robots, en het opbouwen van een verstandhouding met collega's helpt de zaken soepeler te laten verlopen.
Als je wilt dat mensen iets van tevoren lezen, is het goed om het minstens drie uur van tevoren te sturen, en de dag ervoor is beter. Het is zinloos om het 20 minuten van tevoren te verzenden.
Reserveer van tevoren uw vergaderruimte of geef uzelf 10 minuten voor de vergadering de tijd om erachter te komen. Door de gangen wandelen met iedereen op sleeptouw verspilt ieders tijd.
Stel een agenda in en deel deze aan het begin van de vergadering om iedereen op het goede spoor te houden.
Als je wilt dat mensen opletten, geef ze dan niet meerdere handouts aan het begin van de vergadering. Ze beginnen er doorheen te bladeren en ze worden afgeleid.
Controleer uw telefoon of e-mail niet tijdens de vergadering. Iedereen kan vertellen wat je doet en ze beginnen hetzelfde te doen.
Houd de volgende stappen bij tijdens de vergadering. Actie-items moeten na de vergadering ter herinnering worden rondgestuurd.
Een actie-item zonder dat iemand eraan is toegewezen, is waardeloos. In de meeste gevallen is ook een deadline nodig.
Als iemand te veel spreekt, snijd hem of haar dan af (netjes). Evenzo, als iemand te weinig spreekt, probeer hem of haar te betrekken.
Als het gesprek van onderwerp afwijkt, is het zowel acceptabel als noodzakelijk voor u om het te beteugelen. Een eenvoudige, "Laten we tijd plannen om dat later te bespreken als het nuttig is, omdat we nog maar 10 minuten over hebben", werkt perfect.
Als de vergadering meer dan een uur duurt, moet u tijd voor pauzes plannen en de aanwezigen van tevoren op de hoogte stellen. Als ze weten dat ze hun e-mail binnen 45 minuten kunnen controleren, blijven ze nu gefocust.
Let op lichaamstaal. Je kunt gemakkelijk zien of mensen zich vervelen, niet betrokken zijn of het gevoel hebben dat hun tijd wordt verspild, zolang je ernaar zoekt.
Wijs indien nodig een notulist toe, zodat u zich kunt concentreren op het leiden van de vergadering.
Beoordeel regelmatig of terugkerende vergaderingen in uw agenda überhaupt nodig zijn, en zo ja, of het formaat, de lengte en de deelnemers bijdragen aan hun effectiviteit. Als niet? Verander ze!
