SharePoint gebruiken

We hebben onderzocht wat SharePoint is, laten we nu een paar veelgebruikte toepassingen bekijken. SharePoint is een platform voor samenwerking met andere leden van een team. Dit zijn vaak bedrijfsteams, maar dat hoeven ze niet te zijn. Sommige niet-zakelijke toepassingen voor SharePoint zijn onder meer:

• Sportteams kunnen de kalender gebruiken om een ​​spelschema te posten en een documentbibliotheek om gamevideo's te bewaren.
• Boekenclubs konden links naar het boek van de volgende week plaatsen terwijl het schrijven van groepen kritiekinzendingen en opmerkingen kon organiseren.
• Vrijwilligersgroepen die een restauratieproject plannen, kunnen een plan met taken en een tijdlijn maken.
• Een buurt met een werfverkoop kan mededelingen over nieuwe deelnemers plaatsen of items en prijzen in een gedeeld Excel-bestand in een documentbibliotheek rangschikken.

Natuurlijk zijn de bovenstaande allemaal mogelijk met andere apps en services, maar SharePoint brengt ze allemaal samen op één plaats, met een webinterface die bruikbaar is in Windows, MacOS en Linux; Android- en iOS-apps zijn ook beschikbaar. Bovendien kunnen Microsoft Office-apps bestanden direct van SharePoint pakken, downloaden en uploaden.

In de volgende secties maken we een nieuwe SharePoint-ruimte en doorlopen we de stappen voor een aantal veelgebruikte functies: bestanden delen, eenvoudige webpagina's maken en functionele widgets toevoegen aan die pagina's.

Hoe een SharePoint-site te maken

U hebt een aantal dingen nodig voordat u daadwerkelijk uw site kunt maken:

• Ten eerste hebt u toegang tot een Office 365-account nodig, maar niet zomaar een account. Het moet een zakelijk account zijn, omdat SharePoint niet is opgenomen in consumentenaccounts.
• U moet ook een beheerder zijn om zelf een site te maken. Als je dat niet bent, kun je altijd je vriendelijke buurtbeheerder vragen er een voor je te maken.

Het maken van een SharePoint-site is eenvoudig een kwestie van het volgende doen:

1. Meld u bij Office 365 aan als beheerder en selecteer vervolgens Deel punt in het app-menu links bovenaan.

   

2. Selecteer in het paginamenu de + Maak een site knop.

3. kiezen Teamsite in het dialoogvenster dat volgt. (Communicatie Sites zijn meestal alleen voor het publiceren van aankondigingen en andere inhoud.)

4. Kies een startontwerp voor uw site. Dit vult het in met een aantal startersinhoud - maak je geen zorgen, je kunt dit altijd later aanpassen.

5. Geef de details van uw site op, inclusief de naam en beschrijving.

6. kiezen Af hebben om je setup te voltooien. SharePoint zal op de achtergrond werken om de site te maken, maar u zult de voortgang ervan overal zien.

   

Nu u een ruimte hebt ingesteld, heeft u wat functionaliteit direct uit de doos (hierboven afgebeeld), waaronder:

• conversaties: Prive-prikborden voor uw groep.
• documenten: U kunt hier bestanden delen. Deze zullen profiteren van de versie- en check-in / check-out-functies die we hebben beschreven tijdens de introductie van SharePoint.
• Een OneNote notitieboekje: Uw teamgenoten kunnen allemaal samenwerken met dit OneNote-notitieblok door pagina's te maken en toe te voegen.
• Site-pagina's: U kunt aangepaste webpagina's voor uw team maken.

Bestanden delen met behulp van een documentbibliotheek is nog steeds een veel voorkomend gebruik voor SharePoint Sites. Laten we kijken naar hoe dat te doen.

Hoe SharePoint-documentbibliotheken te gebruiken

Documentbibliotheken bevatten mappen en bestanden en werken zoals u zou verwachten. Om de documentbibliotheek te gebruiken:

1. Selecteer de documenten link in de navigatie aan de linkerkant.

2. Selecteer de + Nieuw om nieuwe items toe te voegen, zoals mappen of Microsoft Office-bestanden. Als alternatief kunt u andere bestanden slepen en neerzetten in de huidige map van de bibliotheek; ze hoeven geen Office-bestanden te zijn.

   

3. Selecteer een Office-bestand om het te openen in de juiste webapp. Het selecteren van een niet-Office-bestand zal een van de drie dingen doen:

   • Open het voor voorbeeld als het een webvriendelijk formaat is, zoals een afbeelding of PDF;
   • Openen in een relevante app als u Windows gebruikt (die weet hoe u met SharePoint moet praten);
   • Download het naar uw computer, waar u het kunt openen met het relevante programma.

4. Terwijl moderne web-apps je toestaan ​​om tegelijkertijd een bestand met een collega te bewerken, heb je nog steeds de mogelijkheid om een ​​bestand "uit te checken". Kies bestand (en) door in de linkervinkticker kolom te selecteren en vervolgens het overloopmenu naar rechts te selecteren. De Uitchecken optie voorkomt dat iemand een nieuwe versie van het bestand opslaat terwijl je eraan werkt; andere gebruikers kunnen nog steeds een kopie downloaden en eraan werken, maar ze kunnen pas een nieuwe versie maken als u deze hebt opgeslagen en opnieuw hebt ingecheckt.

   

Hoe SharePoint-sitepagina's te maken

Met SharePoint-sitepagina's kunt u webpagina's maken met tekst en grafische informatie. Het grootste verschil is dat alleen leden van uw site ze kunnen zien wanneer ze zijn ingelogd, waardoor het een klein privé-intranet is. Om nieuwe pagina's te maken op uw SharePoint-site:

1. kiezen Pages van de navigatie aan de linkerkant.

2. Selecteer in de bovenste menubalk + Nieuw, kies dan uit de paginatypen:

   • Wiki-pagina's zijn vanzelfsprekend.
   • Site-pagina's zijn blanco pagina's die u kunt opbouwen vanuit slechts een titel.
   • Webdeelpagina's bieden een aantal vooraf gedefinieerde lay-outs die zijn ontworpen om u te laten vallen in allerlei gadgets, in dashboardstijl.

   

3. Eenmaal aangemaakt, wordt de pagina geopend zodat u kunt beginnen met bewerken. U kunt beginnen door het een naam te geven. Aanvullende content wordt geleverd in de vorm van webonderdelen, die hieronder worden behandeld.

   

4. kiezen Publiceren om uw wijzigingen beschikbaar te stellen aan collega's.

5. Uw pagina's zijn beschikbaar vanuit de Pages lijst in de navigatie aan de linkerkant.

6. U kunt bestaande pagina's bekijken door ze te bekijken en vervolgens de Bewerk knop in het menu.

   

Webonderdelen aan SharePoint-pagina's toevoegen

Een van de geweldige functies van SharePoint zijn de webonderdelen die u kunt insluiten in uw pagina's. Zelfs als u eenvoudige tekst en afbeeldingen wilt toevoegen, moet u eerst een webonderdeel toevoegen om het vast te houden; deze widgets kunnen zaken bevatten zoals nieuwsfeeds, een lijst met teamleden of lijsten met recente activiteiten op de site. Als u in de bovenstaande stappen een pagina hebt gemaakt, voegt u een webonderdeel toe door het volgende te doen:

1. Selecteer een pagina en plaats deze vervolgens in Bewerk modus zoals hierboven beschreven.

2. U kunt webonderdelen toevoegen aan een pagina op locaties waar de Plus (+) teken verschijnt. Selecteer deze knop wanneer deze wordt weergegeven en een pop-upmenu toont een lijst met beschikbare webonderdelen. U kunt door de volledige lijst bladeren of op trefwoord zoeken.

   

3. Nadat u een webonderdeel hebt geselecteerd, wordt deze voor u in de pagina ingevoegd.

4. Op dit punt moet u het webonderdeel configureren. Selecteer de volgende voor een afbeelding zoals hieronder afgebeeld Voeg afbeeldingen toe om de foto's te selecteren die u wilt weergeven.

   

5. kiezen Publiceren om uw wijzigingen beschikbaar te stellen aan collega's.

Terwijl de startpagina automatisch voor u wordt gemaakt, is deze nog steeds een pagina, net als elke andere, en u kunt deze naar hartelust vullen met webonderdelen.

De app Taken installeren en gebruiken

Dingen worden pas echt interessant als je iets toevoegt Apps naar uw site. Deze gaan verder dan de functionaliteit van webonderdelen en omvatten dingen zoals blogs of een aangepaste lijst, die lijkt op een kleine database. We zullen de Tasks-app bekijken, waarmee u taken voor uw teamleden kunt instellen, toewijzen en de voltooiing ervan kunt bijhouden. Om taken toe te voegen aan uw SharePoint-site:

1. Selecteer de. Op de startpagina van de site + Nieuw knop en selecteer vervolgens App.

2. Dit toont een pagina met een selectie van beschikbare apps. Selecteer degene die je wilt.

   

3. Het verschijnt nu in de Inhoud van de site scherm dat u kunt zien door het te selecteren in de navigatie aan de linkerkant. Mogelijk moet u een configuratie uitvoeren zoals sommige webonderdelen, maar met Taken staat het allemaal voor u klaar om te delegeren.

   

SharePoint heeft veel meer functies dan de hier genoemde. Maar met alleen deze kunt u zeer functionele en collaboratieve sites maken voor vrienden en collega's.