Als iemand die een grote organisatie runt met tientallen virtuele werknemers, heb ik mijn eerlijke aantal e-mails gezien. En, net als bij alle andere dingen in het leven, zijn sommige berichten beter dan andere.
In de wereld van e-mailcorrespondentie is 'ugh' waarschijnlijk het laatste wat je wilt dat je baas zegt als hij je bericht leest. Dus, wat voor soort berichten moet je vermijden om te verzenden, en hoe kun je ze beter maken? Hieronder staan drie belangrijke voorbeelden.
1. Onnodige follow-up e-mails
Vervolg-e-mails zijn er in alle soorten en maten, dus wat maakt iemand overbodig? Als het enige wat je bericht doet is je baas vragen je te e-mailen, wordt dit meer hinderlijk dan een belangrijke correspondentie.
Veel mensen sturen deze e-mails uit paranoia dat ze iets verkeerd hebben gedaan of iets hebben gemist, maar ik kan je vanuit het perspectief van een baas vertellen dat het vervelend is om verschillende follow-up-e-mails te ontvangen wanneer iemand me geen kans heeft gegeven ademen.
Een voorbeeld: lang geleden had ik een medewerker die in paniek zou raken als ik niet binnen een uur op haar e-mails reageerde, denkend dat dit betekende dat ze iets verkeerd had gedaan (terwijl ik in werkelijkheid gewoon niet naar haar e-mail). Ik kan een bepaald geval bedenken toen ik na een lange dag thuiskwam om zes (ja, zes !) E-mails van haar te vinden met de vraag of ik haar bericht had ontvangen.
Yikes.
Wat in plaats daarvan te verzenden
Hoewel de meeste mensen niet zo paranoïde zouden zijn om zes follow-up e-mails per dag te verzenden, kan zelfs één slecht getimede follow-up e-mail je baas geïrriteerd maken.
Tenzij de inhoud van uw e-mail vandaag moet worden behandeld (in welk geval u waarschijnlijk persoonlijk met uw baas moet praten in plaats van te e-mailen), stel ik voor ten minste 24 uur te wachten en vervolgens wat ik een "faux follow" noem -up 'bericht.
Dit houdt in dat u uw follow-up moet verzenden ("Gewoon controleren of u de kwartaalrapporten hebt ontvangen die ik u twee dagen geleden heb gestuurd"), maar u zult ook een ander stukje informatie toevoegen, of dat nu een vraag is over een komende presentatie of een update over een huidig project ("Oh, en we hebben zojuist de laatste cijfers op het X-account gekregen, en de verkoop is met 30% gestegen!"). Hiermee kun je stiekem je baas om een update vragen, terwijl je hem of haar ook wat informatie geeft die wat waarde toevoegt, waardoor het minder voelt alsof je hem of haar alleen maar lastig valt.
2. E-mails met nieuwe ideeën
Ik ben absoluut dol op enthousiaste leden van het team, maar iets dat een beetje overweldigend wordt, is wanneer medewerkers me al hun nieuwe ideeën sturen - in afzonderlijke e-mails. Ik ontving ooit 10 verschillende e-mails over een periode van 24 uur omdat iemand van het marketingteam een inspiratiebeweging maakte en me steeds nieuwe ideeën bleef sturen.
Hoewel het zo geweldig was om zoveel nieuwe dingen te proberen, was het ook zeer verwarrend om alles te catalogiseren en elke e-mail en elk idee dat binnenkwam bij te houden. Zelfs als er maar één e-mail met nieuwe ideeën of concepten binnenkomt, is het zo gemakkelijk om het te verliezen in het zwarte gat dat mijn inbox is.
Wat in plaats daarvan te verzenden
Ten eerste zou ik adviseren te wachten op een meer geschikte tijd om ideeën op te brengen. In het geval van de medewerker van het marketingteam had ik gewacht tot de Google Hangout-vergadering die we de volgende week hadden gepland om dit allemaal ter sprake te brengen.
Als je niet zeker weet wanneer het juiste moment is (of e-mail de enige optie is om een of andere reden), raad ik je aan je baas te e-mailen om te zeggen dat je een aantal nieuwe ideeën hebt en je wilt weten wat de beste manier is om te delen dat zouden ze zijn. Als mijn medewerker me dat had gevraagd, zou ik haar hebben gevraagd me een e-mail te sturen met een Word-document vol met alles wat ze wilde. Het zou veel gestroomlijnder zijn geweest en gemakkelijk te bewaren voor later. Je baas kan een snel telefoontje voorstellen om ze te bespreken of je vragen om de ideeën op te slaan en ze vervolgens massaal te e-mailen op een bepaalde dag van de week.
3. E-mails waar je baas zonder reden wordt geciteerd
Elke professional zou zich ergeren aan CC-berichten op e-mailthreads waar ze niet echt deel van uitmaken: het draagt alleen maar bij aan de groeiende stapel e-mails en je verspilt tijd aan het lezen van iets dat je waarschijnlijk niet hoeft te zijn.
Vanuit het perspectief van de medewerker begrijp ik het: je wilt ervoor zorgen dat je baas weet dat je je werk doet en dat je probeert de communicatielijn open te houden. Maar meestal verstopt dit alleen maar de inbox van je baas.
Wat in plaats daarvan te verzenden
Tenzij je baas absoluut op de hoogte moet zijn, haal je hem of haar uit de CC-lijn en stuur je, zodra de interactie voorbij is, een zeer korte samenvatting van relevante informatie die tijdens het gesprek naar boven kwam ("Ter informatie, bedrijf Y zal zijn te zien in dat verhaal op Z-datum ”). Het houdt uw manager op de hoogte van wat er gaande is, zonder hem of haar constant op de hoogte te houden terwijl u de details achterhaalt. Eén e-mail overtreft zeker 42!
Over het algemeen is de naam van het spel met het e-mailen van je baas om je berichten te stroomlijnen en selectiever te zijn over wat je verzendt. Het klinkt misschien tegenstrijdig, maar als ik minder e-mails van een medewerker ontvang, maar ze zijn allemaal zinvol, denk ik waarschijnlijk dat die persoon het beter doet dan iemand die ik altijd hoor.
