Het verplaatsen van e-mailberichten naar mappen is een vrij eenvoudig proces dat je (soms honderden of duizenden) e-mails beter organiseert.
U kunt e-mails in mappen verplaatsen om ze te categoriseren in gerelateerde onderwerpen of om contact-specifieke mappen bij te houden van alle e-mail die u van bepaalde mensen ontvangt.
Hoe een e-mail naar een map op te slaan
Bij de meeste e-mailproviders kunt u het bericht eenvoudig naar de gewenste map slepen. Anderen, die slepen-en-neerzetten niet ondersteunen, hebben hoogstwaarschijnlijk een menu dat u kunt gebruiken om het bericht ergens anders naartoe te verplaatsen. Dit geldt voor zowel online clients als downloadbare.
Met Gmail en Outlook Mail kunt u bijvoorbeeld, naast slepen en neerzetten, de Verplaatsen naar menu om een geschikte map te selecteren om het bericht naar toe te verplaatsen. Yahoo! en Mail.com werken op dezelfde manier, behalve dat het verplaatsmenu gewoon wordt aangeroepen verhuizing. Met AOL Mail bevindt het zich in de Meer> Verplaatsen naar menu.
Bij de meeste providers kan het verplaatsen van e-mail naar mappen in bulk worden gedaan, zodat u niet elk afzonderlijk bericht afzonderlijk hoeft te selecteren. Met Gmail kunt u bijvoorbeeld zoeken naar specifieke zoekwoorden of e-mailadressen in uw e-mail en vervolgens allemaal selecteren om snel veel e-mail naar een afzonderlijke map te verplaatsen.
E-mailberichten automatisch verplaatsen
Nog beter is dat sommige providers u toestaan om e-mails automatisch in een map op te slaan met behulp van filters.
U kunt zien hoe u dat moet doen als u zich houdt aan deze koppelingen naar de instructies voor Gmail, Microsoft Outlook, Outlook.com, Yahoo! en GMX Mail.
Andere providers die hier niet worden vermeld, hebben vergelijkbare instellingen, zoals Mail.com's Instellingen> Filterregels menuoptie of AOL Mail's Opties> E-mailinstellingen> Filters en waarschuwingen pagina.
Hoe e-mail naar uw computer te downloaden
Berichten opslaan in een map kan ook betekenen dat ze in een map worden opgeslagen op jouw computer in plaats van binnen de e-mailclient. Dit is zeker mogelijk voor individuele e-mails, maar is misschien niet voor bulkmails, en werkt ook niet altijd hetzelfde bij elke provider of is een specifieke functie die door elke e-mailservice wordt ondersteund.
Voor elke e-mailprovider kunt u natuurlijk de pagina van de e-mail afdrukken om er een offline exemplaar van te ontvangen. Mogelijk kunt u ook een ingebouwde afdruk- / opslagfunctie gebruiken om het bericht naar uw computer te downloaden.
Als een Gmail-bericht bijvoorbeeld is geopend, kunt u het menu gebruiken om te kiezen Toon origineel, wat je een geeft Download Original om het bericht als een TXT-bestand op te slaan. Als je alle Gmail-berichten die je hebt (of alleen degenen die zijn gemarkeerd met bepaalde labels) wilt downloaden, gebruik je de Afhaalfunctie van Google.
Hoewel dat niet zo is precies hetzelfde als Gmail, als je Outlook.com gebruikt, is het heel eenvoudig om een e-mail op te slaan in OneNote, die vervolgens wordt gedownload naar dezelfde OneNote-app op je desktop of mobiele apparaat.
Een andere optie bij elke e-mailservice is om deze in te stellen met een offline e-mailclient, zodat zodra de berichten op uw computer zijn opgeslagen, u ze naar een enkel bestand kunt exporteren voor archiveringsdoeleinden, of ze gewoon op uw computer kunt hebben voor het geval het gaat offline.
Dit offline e-mailproces is vergelijkbaar met de ingebouwde functie die wordt aangeboden aan Gmail-gebruikers, Google Offline genoemd.
