Slack, HipChat, Yammer, Lync, Pie, Bitrix24 - een van deze woorden heeft hoogstwaarschijnlijk veel betekenis voor u. Het is tenslotte hoe u elke dag met al uw collega's communiceert. (Bij de anderen zou je je hoofd kunnen krabben en je afvragen hoe een zin zoveel typefouten kan hebben.)
Voor veel bedrijven zijn chatrooms tegenwoordig de waterkoeler. Dus, net zoals je respectvol en voorzichtig moet zijn met wat je hardop zegt in je kantoor, moet je de do's en don'ts kennen van het correct gebruiken van deze tools. (Dit is niet 1997, en je zou niemand 'A / S / L?' Moeten vragen.) Zelfs als je het elke dag gebruikt, maak je misschien nog steeds een paar fundamentele etiquettefouten.
Volg deze vijf regels en je zou goed moeten zijn om te gaan.
1. Gebruik het (alleen) wanneer u antwoorden nodig hebt, snel
Als u snel een antwoord nodig heeft of nieuws heeft dat uw team nu moet weten, is dit de eerste plaats waar u terecht moet. Mensen hebben meestal meldingen ingesteld zodat ze nieuwe chats zien wanneer ze binnenkomen en snel op tijdgevoelige vragen kunnen reageren. Als u echter een FYI wilt communiceren, een vraag waarover u moet nadenken, meer over een langetermijnidee of -project, of echt iets waarnaar u in de toekomst wilt verwijzen, ga dan naar e-mail. U krijgt een meer doordachte reactie en voorkomt dat u uw collega's irriteert.
2. Wees vriendelijk
Nu weet je dat deze ruimtes niet bedoeld zijn voor lange, diepgaande gesprekken. Dat betekent echter niet dat je je manieren kunt vergeten onder het mom van kort te zijn. Onthoud 'alsjeblieft' en 'bedankt'. Merk ook op dat dit een van die zeldzame vormen van werkcommunicatie is waarbij emoticons OK zijn, en een eenvoudig smileygezicht in reactie op een 'Graag gedaan' kan wonderen doen. Net als het starten van een gesprek met "Hoe gaat het met je dag?" Voordat je in "Is het rapport klaar?"
3. Antwoord snel
Een van de grootste voordelen van chatten via e-mail is dat het slechts enkele seconden duurt om een bericht te verzenden. Maar dat betekent dat er vaak een verwachting is dat je ook snel moet antwoorden. Dus, als je iets wordt gevraagd in de chat, reageer dan zo snel mogelijk. In de meeste gevallen gaan collega's ervan uit dat ze dit onmiddellijk horen. Als je aan iets belangrijks werkt, in een vergadering of zelfs gaat lunchen, neem dan even de tijd om je status te wijzigen, zodat mensen weten dat je niet beschikbaar bent.
4. Stel waarschuwingen in
Dat gezegd hebbende, kan chat gemakkelijk worden vergeten door de hele dag in een achtergrondvenster op uw computer te draaien. Zorg ervoor dat je niets mist door je instellingen aan te passen zodat je een geluid hoort of een pop-up ziet wanneer er een bericht binnenkomt. (Vergeet niet dat als je niet regelmatig een hoofdtelefoon gebruikt, je dat geluid moet uitschakelen .)
Daarnaast moet je je instellingen controleren om te zien of je gesprekken naar je kunt sturen als je offline bent. Vaker wel dan niet, zal iemand u e-mailen als hij of zij niet terug hoort. Maar het is geen slecht idee om op de hoogte te blijven en te skippen over wat je hebt gemist - vooral in groepschats waar gesprekken vaak heen en weer gaan tussen luchtige scherts en serieuze onderwerpen.
5. Blijf op het onderwerp
Aangezien het gemakkelijk is om een reeks opmerkingen in de chat af te vuren, kun je gemakkelijk afgeleid worden en je weekendplannen bespreken in plaats van te praten over de projectevaluatie van morgen. Houd het gesprek productief door je aan het onderwerp te houden.
Als u (en uw team) daarmee worstelt, zet dan een aparte 'breakroom' of 'off-topic' chatroom op voor eventuele nevenbesprekingen. Het is geen schande om een kamer te hebben die uitsluitend is gereserveerd voor puppyvideo's. Een goede lach kan immers de dag van iedereen opfleuren. En er gaat niets boven het kijken naar iedereen die dezelfde chat leest en tegelijkertijd barst in lachen uit. Gewoon niet te meeslepen of ga alle NSFW. Dit is tenslotte werk.
Chat wordt vandaag snel de standaard voor teamcommunicatie. Houd deze regels dus in gedachten terwijl u werkt. Het maakt uw werk niet alleen eenvoudiger, het maakt uw communicatie ook veel effectiever. Plus, als je je er echt aan vasthoudt, zal je GIF-game zoveel sterker zijn.
