De meeste van onze e-mails worden waarschijnlijk als belangrijk beschouwd, maar zeker niet allemaal. Als je belangrijke berichten van anderen kunt onderscheiden, zoals spam of berichten die niet meteen onze aandacht nodig hebben, kan dit de tijd die besteed wordt aan het zeven van e-mails drastisch beïnvloeden.
De meeste e-maildiensten en -programma's gebruiken de naam bericht prioriteiten om aan te geven wat belangrijk is en wat niet belangrijk is. Er zijn twee primaire manieren waarop berichtprioriteiten kunnen worden gebruikt: handmatig en automatisch, en hoewel het misschien vreemd lijkt om te doen, kunt u een bericht zelfs markeren als een lage prioriteit of als onbelangrijk.
Hoe het werkt
Afhankelijk van de e-mailservice en het programma dat u gebruikt, kunt u een bericht mogelijk handmatig als belangrijk of onbelangrijk markeren. Wanneer u klaar bent om de e-mail te verzenden, als het een opgenomen functie is, kunt u zeggen dat de e-mail belangrijk is en als zodanig moet worden gemarkeerd voor de ontvanger, of u kunt het belang verlagen zodat zij zich niet verplicht voelen om te adresseren de e-mail meteen.
E-mails die het belangrijkst zijn, kunnen vetgedrukt zijn in de Inbox of rood zijn gemarkeerd, terwijl minder belangrijke berichten mogelijk grijs worden weergegeven of door de lijst worden verplaatst. De details zijn afhankelijk van het e-mailprogramma van de ontvanger.
Sommige e-mailproviders stellen de prioriteit van een e-mail automatisch in, zelfs als het belangrijkheidsniveau niet door de afzender is opgegeven. Het neemt prioriteitsniveau aan en filtert het in een "Belangrijk" gedeelte van uw Inbox. Deze functie is gebaseerd op voorspeld gedrag en verandert voortdurend door de service op basis van wie u e-mailt en of een bericht automatisch wordt gegenereerd of van een echte persoon.
Andere e-mailclients laten u zelfs de belangrijkheidsstatus van e-mails wijzigen. Dit is vaak wat nodig is als een ontvanger altijd een hoge / belangrijke prioriteitsvlag gebruikt wanneer dat niet het geval is, maar het is even nuttig als u wilt dat alle e-mails van één afzender als belangrijk worden gemarkeerd, zodat u ze nooit uit het oog verliest.
Waarom het uitmaakt
Wat zou u liever hebben: een e-mailprogramma dat u waarschuwt telkens wanneer u een bericht krijgt, zelfs spam, of een e-mail die automatisch wegfiltert wat het denkt dat onbelangrijk is en u de meest kritieke e-mails laat in een afzonderlijke map of, beter nog, helemaal bovenaan je inbox?
Wanneer u minder tijd besteedt aan het kijken naar onbelangrijke e-mails, kunt u meer tijd besteden aan het werken of beantwoorden van e-mails die nu uw aandacht en aandacht nodig hebben. Het is een van de beste manieren om niet alleen beter te communiceren en sneller te worden gehoord, maar ook om eenvoudig te zien wat belangrijk is wanneer je elke dag tientallen of meer nieuwe berichten ontvangt.
Afhankelijk van de app die u gebruikt, kan de e-mailclient alleen een melding van een nieuwe e-mail verzenden als het bericht belangrijk is. U kunt eenvoudig zien hoe nuttig dit is om alle niet-kritieke e-mails van uw meldingen te verwijderen zonder ze daadwerkelijk te verwijderen.
Het communiceren van het belang van een bericht is net zo belangrijk bij e-mail als in face-to-face contact, en het is niet veel moeilijker. Het enige dat u hoeft te doen, is kiezen tussen een hoge of lage prioriteit wanneer u de e-mail verzendt.
Hoe je dat doet
Met de meeste e-mailclients kunt u de berichtprioriteit instellen bij het samenstellen van de e-mail. Het bevindt zich normaliter in de composebox, aangezien u het belangrijke niveau per e-mail kunt instellen.
U kunt de prioriteit van een bericht wijzigen of een speciaal, gefilterd bericht toestaan Belangrijk bekijken, in allerlei e-mailclients en webmailservices. Enkele voorbeelden zijn Mail, MS Outlook, Thunderbird, Gmail, Outlook.com en Yahoo Mail.
