Het wordt niet langer als gek beschouwd om jeans op de werkplek te dragen of na uren drinken met je baas, maar als het gaat om het gebruik van emoji's in een e-mail, worden de lijnen een beetje waziger.
Het kan moeilijk zijn om door de ins en outs van professionele e-mailetiquette te navigeren. Maar het is waarschijnlijk de belangrijkste manier om contact te maken met je baas en collega's (trouwens, je weet wel, persoonlijk). En dat betekent dat elk bericht dat u verzendt, een kans is om een goede indruk te maken … of een slechte.
Hier zijn negen regels voor werk-e-mail die u moet volgen - als u uw online reputatie intact wilt houden.
1. Begin met een ononderbroken onderwerpregel
Als je een e-mail stuurt naar een van je leidinggevenden, houd er dan rekening mee dat ze waarschijnlijk honderden berichten in hun inbox hebben.
Dus wat doet je baas met de meeste van hen? Druk op delete of ster ze voor later (en lees ze nooit echt). Dat betekent dat je maar één kans hebt om hun aandacht te trekken: een verleidelijke onderwerpregel kan ervoor zorgen dat ze deze daadwerkelijk openen.
2. Let op je woorden
Heb je ooit een sms ontvangen die eindigde met een punt? Als dat zo is, dacht je waarschijnlijk dat de persoon die het naar je stuurde boos op je was (hoewel ze eigenlijk alleen maar probeer de juiste interpunctie te gebruiken).
Dat komt omdat het soort woorden dat je gebruikt iemand onmiddellijk kan sussen of van streek maken. Vermijd het gebruik van woorden zoals "hey" of "urgent" en gebruik in plaats daarvan "u" of "vandaag". (Verward? Meer uitleg hieronder.)
3. Schrijf als een editor
Je schrijft misschien geen college paper, maar dat betekent niet dat je niet wordt beoordeeld. Slechte grammatica, spelfouten en zelfs een gebrek aan een introductie, hoofdtekst en conclusie laten je klinken alsof je probeert in inbox nul te komen, geen verantwoordelijke medewerker te zijn.
4. Wees beleefd over de tijd van de persoon
Als je iemand een e-mail gaat sturen, vertel hem dan waarom je hem verzendt.
Als u bijvoorbeeld een presentatie bijvoegt, vertel ze dan precies wat u wilt dat hun volgende stappen zijn (heeft u hun goedkeuring nodig? Wilt u dat ze een dia toevoegen?). Als je iemand naar CC gaat, vertel hem waarom deze is opgenomen.
5. Gebruik Emoji's voorzichtig
Hier is het ding over emoji's: niet iedereen is er een fan van. Zelfs als u in een informele omgeving werkt, is er nog steeds een aanzienlijk percentage van de beroepsbevolking dat ze als onprofessioneel beschouwt. Riskeer het niet als u niet zeker weet hoe het zal worden ontvangen.
6. Bevestig de bijlage
Het klinkt vanzelfsprekend, maar we hebben ons allemaal meer dan eens aan deze e-mailschending schuldig gemaakt.
Controleer voordat u op verzenden drukt: Hebt u de bijlage toegevoegd waarvan u zei dat u deze zou bijvoegen? (Zeg dat 10 keer snel.)
7. Nagel uw afmelding (zonder de gebruikelijke "beste")
Je moet je e-mail beëindigen door je af te melden, maar dat betekent niet dat je aan het einde van elk bericht 'beste' of 'bedankt' moet zeggen (vooral als je eigenlijk niets hebt om dankbaar voor te zijn).
Kies in plaats daarvan voor een aanhef die professioneel en toch functioneel is. Probeer 'groeten', 'respectvol' of 'ik spreek je binnenkort'.
8. Gebruik een professionele handtekening (zelfs op uw telefoon)
Als je net een professionele, goed geschreven e-mail hebt gemaakt, waarom zou je deze dan willen beëindigen met 'Verzonden vanaf mijn iPhone'? Kies in plaats daarvan een eenvoudige, aantrekkelijke handtekening met uw titel, uw profielen op sociale media, uw website en misschien zelfs een foto van uw gezicht.
9. Weet wanneer u geen e-mail moet verzenden
Hoe goed je etiquette ook is, het is natuurlijk voor niets als je iets e-mailt dat je niet zou moeten zijn.
Als u bijvoorbeeld een supersnelle reactie van iemand nodig hebt, belt u hem in plaats daarvan. En als u uw baas om een loonsverhoging wilt vragen, plant u een vergadering (u wilt dat gesprek niet via e-mail hebben).
Zolang je deze negen regels volgt, krijg je bijna altijd je e-mails gelezen en beantwoord. En hey, je maakt misschien gewoon een goede indruk op je baas terwijl je bezig bent!
