Het indienen van onkostendeclaraties staat daar met wortelkanalen op mijn leuke schaal. Ondanks het feit dat mijn bedrijf mij veel geld schuldig is, vrees ik bijna altijd dat ik die rapporten moet indienen.
Dit heeft waarschijnlijk zijn wortels in mijn eerste baan buiten de universiteit, toen ik mijn baas om advies vroeg over de kosten die geschikt waren voor een aanstaande zakenreis. Ze zei eenvoudig: "Gebruik je gezond verstand."
Eh, bedankt. Aangezien ik nog nooit op zakenreis was geweest, had ik het gevoel dat mijn beste oordeel waarschijnlijk van die van haar verschilde.
Maar ik denk dat dat het punt was. Toen ik manager werd en mijn medewerkers mij dezelfde vraag stelden, merkte ik dat ik hetzelfde vage antwoord gaf. Ik wilde mijn personeel testen om te zien hoe ze zichzelf zonder toezicht behandelden - als ze op een nacht in de ban gingen en honderden dollars bliezen, zou ik hun besluitvormingsvaardigheden misschien in twijfel trekken (en ja, ik zou ze ook kunnen doorgeven voor een promotie in plaats van de persoon die de uitdaging verstandig heeft aangepakt).
Het moraal van het verhaal? Wanneer je baas zegt "Gebruik je gezond verstand" bij het uitgeven van het bedrijfsgeld, bedoelt ze het. Hoe u met uw uitgaven omgaat, zal veel over u als werknemer zeggen en het kan ook uw reputatie bij uw baas beïnvloeden.
Gelukkig heb ik in de loop der jaren een paar trucjes ontwikkeld - en deze zijn handig om mezelf onder controle te houden wanneer ik de bonnen ophaal.
Kijk en leer
De beste manier om te bepalen hoeveel u moet uitgeven, is door uw meer ervaren collega's te bekijken. De kans is groot dat je op dezelfde plekken eet, drinkt en blijft, dus je hebt voldoende kansen om te kraken en te zien wat ze eerst doen.
Hier is een voorbeeld: wanneer u en uw collega's uit eten gaan, laat dan eerst iedereen bestellen en let op de kosten van de bestelling van elke persoon. Wanneer u aan de beurt bent, zorg er dan voor dat uw keuze de goedkoopste is, of in hetzelfde bereik als de goedkopere bestellingen in de groep. Nee, alleen omdat je baas filet mignon bestelt, betekent niet noodzakelijk dat je dit voorbeeld moet volgen. Maar als de ervaren reizigers allemaal Cobb-salades bestellen, volg dan hun voorbeeld en je baas zal nooit de kosten van je maaltijd in twijfel trekken.
En wat als er niemand anders op uw reis is? Probeer vooraf wat onderzoek te doen. Vraag andere collega's dingen als: “Ik ga naar Chicago - kun je een paar plekken voorstellen om te eten?” Ontdek waar de rest van het team meestal komt en je hebt een paar plekken waarvan je weet dat ze veilig zijn om te betalen.
Wees niet hebzuchtig
Dit lijkt waarschijnlijk vanzelfsprekend, maar ik kan je uit ervaring vertellen dat het gemakkelijk is om het gevoel te hebben dat je een beetje kunt leven wanneer je kantoor je rondvliegt, je hotel betaalt en je naar chique diners met klanten stuurt. En hoewel u misschien ziet dat uw andere mensen het waarmaken omdat ze weten dat iemand anders het tabblad zal oppikken, is het een betere gok om uw uitgaven waar mogelijk tot een minimum te beperken.
Vuistregel: als u het niet met uw eigen geld zou kopen, breng het dan niet in rekening. Een glas wijn bij het avondeten? Fijn. Een glas wijn, plus drie cocktails, een paar apps en een dessert? De "behoefte" daarvoor zal niet gemakkelijk te rechtvaardigen zijn.
Wees niet goedkoop
Het lijkt redelijk dat u het bedrijfsgeld niet te veel moet uitgeven, maar hoe zit het met de minder dure artikelen? Kunt u uw ochtend latte en bagel kosten wanneer u op reis bent voor uw werk? Technisch gezien, zeker, kunt u uw bedrijf vragen om u die $ 4, 67 terug te betalen die u hebt betaald voor een klein kopje koffie en bagel, maar ik garandeer dat u geen punten wint wanneer uw baas dit op uw gespecificeerde rapport ziet.
Ik liet bijvoorbeeld een medewerker een onkostenrapport indienen voor $ 1 parkeergeld van een klantbijeenkomst. Maak je een grapje? Ik gaf haar haar dollar terug, maar sindsdien had ik altijd het gevoel dat ze het bedrijf probeerde te fleuren voor alles wat ze kon.
Ja, uw bedrijf moet betalen voor redelijke kosten als u op pad bent om het bedrijf te vertegenwoordigen, maar als u uw uitgaven verliest, ziet u er onprofessioneel en onvolwassen uit, en niet te vergeten gierig. Hier is een goede proef: als het iets is dat u meestal op een normale werkdag koopt, kost het dan geen geld (maar bewaar uw bonnen, met de kans dat uw baas ook aanbiedt om de kleine dingen te betalen).
Vraag altijd om ontvangsten
In dat opzicht is het naast het houden van uw uitgaven binnen redelijke grenzen het bewaren van uw bonnen het belangrijkste dat u moet onthouden wanneer u buiten het kantoor werkt. Ik kan niet eens tellen hoe vaak ik medewerkers onkostendeclaraties liet indienen zonder enig bewijs van de uitgaven. Hoeveel je ook denkt dat je baas je vertrouwt, ze kan je niet zomaar geloven dat je $ 256 hebt uitgegeven aan je laatste zakenreis.
Toen ik een medewerker vroeg waarom ze haar bonnetjes niet voor een relatief kleine uitgave had opgenomen - een die ik helemaal zou hebben goedgekeurd - gaf ze toe dat ze zich zorgen maakte dat ik het artikel misschien niet goedkeurde, dus 'vergat' ze gewoon om een bonnetje te vragen. Ze had gelijk: ik keurde het niet goed. Maar niet omdat ik bezwaar maakte tegen de aankoop - omdat ik geen bewijs had dat het echt gebeurde.
Snelle tip: haal de envelop van het hotel uit uw kamer en bewaar deze in uw tas of koffer. Wikkel een grote rubberen band om uw portemonnee om u eraan te herinneren om het ontvangstbewijs te vragen. Laat het ontvangstbewijs vervolgens in de envelop vallen zodra u het ontvangt. En als er iets ongewoons aan de kosten is, schrijf het dan op de achterkant voordat je het weglegt.
Elk bedrijf en elke baas heeft een andere aanpak voor het omgaan met kosten, wat betekent dat er geen vaste regel is die op elke situatie van toepassing is. Maar houd u aan deze richtlijnen en uw baas zal nooit een reden hebben om uw beste oordeel in twijfel te trekken.
