Steek uw hand op als u zich in een van de volgende situaties op het werk bevindt:
- Een vergadering die overloopt en u dwingt om te laat op te komen voor uw volgende vergadering, een project niet op tijd af te ronden, of een evenement na het werk te missen.
- Een vergadering die zo ongeorganiseerd is dat je er uit komt denken, wat is er net gebeurd?
- Een vergadering die uiteindelijk tijdverspilling is.
Zie ik ieders handen in de lucht? Dat dacht ik al. Elk van deze problemen kan worden opgelost met één eenvoudig ding: een vergaderagenda .
Wat is dit magische concept, vraagt u? Een document dat de volgende items behandelt:
- Wat u vooraf moet voorbereiden of meenemen naar de vergadering
- Wie is er aanwezig?
- Waarom je voldoet en welke doelen je wilt bereiken
- Waar je het over hebt, wie wat waarover praat en hoeveel tijd elk onderwerp kost om te bespreken
- Alle volgende stappen die u na de vergadering wilt nemen
Je hebt waarschijnlijk zoiets eerder gebruikt, maar op een minder formele manier. Misschien hebt u bijvoorbeeld het gedeelte met notities van uw agenda-uitnodiging ingevuld om mensen te laten weten naar welke documenten ze moeten verwijzen. Of je hebt een e-mail gestuurd met een korte beschrijving van het punt van die dinsdagvergadering waarvoor je het hele bedrijf hebt uitgenodigd.
Maar een meer diepgaande, concrete lay-out voor precies hoe uw vergadering moet en zal gaan, kan zo ongelooflijk nuttig zijn. Ten eerste is het cruciale documentatie - door schriftelijk op te schrijven waar je over hebt gesproken en de beslissingen die je hebt genomen, heb je iets waarnaar je kunt verwijzen als iemand (inclusief je baas) je toekomstige beslissingen in twijfel trekt.
En voor een ander ding, het helpt zelfs de meest ragtag groep mensen georganiseerd en gefocust te blijven, terwijl het hen ook verantwoordelijk houdt. Mensen kunnen voorbereid op het gesprek komen, wat betekent dat u uw beperkte tijd samen efficiënt kunt gebruiken, dat u er zeker van kunt zijn dat de vergadering productief was en dat u gemakkelijker de volgende stappen kunt bepalen.
En gelukkig voor jou, we hebben een agendasjabloon gemaakt dat je nu kunt invullen en waarmee je tijd kunt besparen om je eigen sjabloon te schrijven. Open het document, maak een kopie en laat uw teamleider het invullen.
Nadat u het hebt ingevuld, stuurt u het naar alle betrokkenen wanneer u uw vergadering plant. (Het kan verstandig zijn om een notitie toe te voegen met de volgende tekst: lees de vergaderagenda door voordat we elkaar ontmoeten. )
Een agenda is nuttig voor vrijwel elke vorm van vergadering. Voor check-ins biedt het transparantie en tijd om eventuele vervolgvragen voor te bereiden, voor klantbijeenkomsten toont het leiderschap, voor groep brainstorms zorgt het ervoor dat u niet wordt afgeleid, en voor iedereen laat het zien dat u hun tijd waardeert.
Iedereen wint!
