Een paar weken geleden ging ik achter mijn bureau zitten met stalen vastberadenheid om een superproductieve werkdag te hebben. Ik neem aan dat hetzelfde voor elke werkdag kan worden gezegd, maar deze specifieke maandag was een beetje anders. Ik had een verkorte werkweek voor me en ik wist dat ik zoveel mogelijk gedaan moest krijgen als menselijk mogelijk was.
Ik begon mijn takenlijst op te schrijven. Ik zou een aantal e-mails beantwoorden. Ik ging vier verschillende artikelen opstellen. Ik ging opvolgen met verschillende bronnen. En toen ik extra tijd had (omdat ik dat natuurlijk zou doen), zou ik zelfs mijn planner helemaal klaar hebben voor de volgende maand.
Laten we snel vooruit gaan. Het einde van mijn werkdag kwam snel aan en ik nam nog een kijkje in mijn lijst om te zien hoeveel ik eigenlijk had bereikt. Het bleek dat ik slechts ongeveer de helft van de taken op mijn lijst had afgevinkt.
Ik was geschokt … en toen verslagen … en toen onredelijk gefrustreerd. Wat?! Waar ging ik fout? En hoe zou ik het oplossen? Het bleek dat ik echt wat Star Trek nodig had. Maar ik loop mezelf voor.
Heb je te veel te doen en te weinig tijd?
Helaas ben ik bereid te wedden dat je ook zulke dagen hebt gehad - waar je de beste bedoelingen hebt ingesteld en uiteindelijk wordt verraden door die terugstekende klok.
Natuurlijk, het is misschien niet jouw taak om Starship Enterprise te redden van een catastrofe. Maar hetzelfde principe kan je niet alleen dezelfde reputatie bij je baas of klanten opleveren, het kan je ook helpen om redelijker te zijn met je takenlijst.
Oké, maar hoe precies helpt het Scotty-principe met een takenlijst?
Dit vertaalt zich als volgt: schat hoeveel tijd u denkt dat een bepaalde taak zal duren. Ik weet dat dit moeilijk kan zijn, dus ik raad aan terug te denken aan eerdere exemplaren wanneer je deze of een enigszins vergelijkbare taak hebt voltooid om een realistischer idee te krijgen van hoe lang het normaal gesproken je kost.
Next? Channel Scotty en voeg 25-50% toe aan die schatting (ik raad 50% aan, gewoon voor de zekerheid) om je ambities onder controle te houden. Dus als u denkt dat het invullen van dat rapport u een uur kost, kunt u er anderhalf uur voor uithakken. En dan aan de slag.
In het gunstigste geval? U krijgt extra tijd om nog meer gedaan te krijgen. Het slechtste geval? Je bent goed op weg - zonder dat zware gevoel van teleurstelling aan het einde van je dag.
Ik heb deze truc de afgelopen weken zelf geïmplementeerd. Hoewel het zeker een beetje oefening en wennen kost (het is een beetje een schot voor het ego om te beseffen dat je niet precies de productiviteitssuperheld bent die je wilt zijn), het is een enorme hulp geweest om ervoor te zorgen dat ik realistisch met mijn verwachtingen voor mijn werkdag. Kortom, ik ben er dol op geweest.
Ik ben zelfs nog een stap verder gegaan door mijn aangepaste tijdschattingen naast elke taak in mijn takenlijst te schrijven. Als ik die optellen en ontdekken dat ik 12 uur werk heb gepland voor een dag van acht uur? Ik weet dat sommige dingen naar morgen moeten worden verplaatst.
Dit is het geweldige van het Scotty-principe: het is supersnel en pijnloos te implementeren en het bespaart je het gevoel van grote teleurstelling wanneer een onvoltooide takenlijst om 18.00 uur naar je staart. Bovendien kun je eerlijk beweren dat Star Trek het geheim is van je succes (of minstens een van hen).
Probeer het eens en bereid u voor op uw werkdagen, waarbij u zich minder als een slapper voelt en meer als een 'wonderdoener'.
