De meesten van ons zijn er geweest: je hebt acht miljoen dingen om te voltooien, maar er lijkt nooit iets te gebeuren. Je stelt een takenlijst op na de takenlijst en je hebt het gevoel dat je meer items aan de lijst toevoegt dan je aanvinkt. Betekent dit dat je gewoon slecht bent in timemanagement, of is het iets anders?
Hier is een angstaanjagend (maar vreemd geruststellend) feit: maar liefst 89% van de mensen maken hun dagelijkse takenlijst niet regelmatig af. Dus maak je geen zorgen, je bent niet alleen!
Nog een reden om u geen zorgen te maken: er zijn eenvoudige strategieën die u kunt gebruiken om meer gedaan te krijgen en uw takenlijst veel beter beheersbaar te maken. Hier is een samenvatting van onze beste takenlijsttips - want het is tijd om een van die 11% te worden die daadwerkelijk afrondt wat ze van plan zijn te doen.
1. Neem de 1-3-5-regel serieus
In de loop van de dag kunt u gemakkelijk verstrikt raken in alle kleine dingen die opkomen. Natuurlijk, je wilde echt dat gigantische commissierapport voltooien dat al weken op je weegt, maar je moest gewoon je takenlijst vullen met nog 17 dingen die je onmiddellijke aandacht behoeven.
Of toch wel?
Hier komt de 1-3-5-regel van pas: door één groot ding, drie middelgrote dingen en vijf kleinere dingen die je die dag gedaan wilt krijgen in kaart te brengen (en ja, dat is over het algemeen het aantal taken dat je redelijkerwijs kunt doen) klaar in een dag), weet u meteen waar uw prioriteiten liggen (en wat kan wachten). En als prioritering in feite uw grootste probleem is als het gaat om productiviteit, zal dit u helpen er beter in te worden.
Als je werkt in een baan waarin dingen echt aan de orde komen en zo snel mogelijk moeten worden aangepakt, laat dan een van je medium en een of twee van je kleine slots elke dag open om in te vullen met de belangrijkste onmiddellijke behoeften.
Om dit nog eenvoudiger te maken, hebben we een zeer eenvoudige (en mooie) spreadsheet voor u gemaakt om uw 1-3-5 items in kaart te brengen, die u hier kunt downloaden.
2. Gebruik de Eisenhower-methode
Alex Honeysett maakt een geweldige analyse van de Eisenhower-methode, maar de kern is dat je twee dingen over elk van je taken moet gaan begrijpen: hoe belangrijk is het en hoe urgent is het? De grote les hier is dat wat belangrijk is, niet altijd urgent is en vice versa.
Het idee om taken te prioriteren kan ontmoedigend zijn (vooral als u niet weet waar uw prioriteiten moeten liggen), dus dit systeem creëert een zeer eenvoudig raster om uw takenlijst op te baseren. Zoek naar de dingen die zowel urgent als belangrijk zijn, en doe die eerst. Besteed geen tijd aan het piekeren over dingen die gewoon urgent lijken, en blokkeer specifieke stukjes tijd in uw schema voor dingen die belangrijk zijn maar op dat moment niet hoeven te worden gedaan. En alles wat u bepaalt, is niet urgent of belangrijk? Doe alles wat je kunt om dat van je te volledige takenlijst te krijgen.
3. Zet in op slechts één takenlijst-app
Een goede vriendin van mij klaagde eens over hoe ze nooit in staat was om haar takenlijst te voltooien, en toen ze haar computer opende, zag ik waarom: ze had negen verschillende productiviteits- of takenlijsten apps gaan tegelijkertijd op haar bureaublad!
Veel mensen maken de fout om te denken dat de term 'hoe meer hoe beter' van toepassing is op apps (met name productiviteits), maar voor de overgrote meerderheid van de mensen niet. Je zult de helft van je dag doorbrengen met knoeien met alles, en er is geen manier om de ins en outs van elke afzonderlijke app te leren.
Neem in plaats daarvan de tijd om de opties van uw productiviteitsapp door te nemen (hier is een goede lijst om aan de slag te gaan) en kies er maar één om aan vast te leggen. Download het, lees meer over de functies en leg een volledige maand vast om alleen die app te gebruiken voor uw takenlijst. Je zult geschokt zijn hoeveel meer je kunt doen als je niet altijd met zoveel verschillende dingen friemelt.
4. Wees specifiek over wat elk actielijstitem inhoudt
U zou niet dezelfde hoeveelheid gewicht moeten geven aan het voltooien van een rapport dat u vijf uur kost om te schrijven en een e-mail te verzenden die slechts twee minuten van uw tijd nodig heeft. Onderbreek in plaats daarvan de stappen die elk takenlijstitem met zich meebrengt totdat ze allemaal ongeveer dezelfde tijd en moeite kosten (een expert suggereert dat elke taak niet meer dan 10 minuten zou moeten duren), en beschouw deze als hun eigen taak lijstitems.
Door daadwerkelijk te visualiseren hoeveel werk alles kost, is het eenvoudiger om de rest van uw takenlijst en uw dagelijkse planning dienovereenkomstig te plannen. Hoewel het alleen al kan zeggen dat je 'commissierapport schrijven' het gemakkelijk lijkt te maken, kun je de zes stappen uitzetten waarmee je de juiste hoeveelheid tijd kunt blokkeren en zo nodig andere takenlijstitems naar een later tijdstip kunt verplaatsen. .
5. Maak een "Gereed" -lijst
Ik heb een vriend die zich aan een klassieke takenlijst van papier en pen houdt, en een van de redenen waarom ze het zo leuk vindt, is omdat ze het leuk vindt om items na een lange dag op een vel papier te laten afstrepen. Er is een gevoel van voldoening dat niet bestaat met veel takenlijst-apps.
Het creëren van een "Gereed" lijst (meer daarover hier) geeft je niet alleen hetzelfde gevoel van voldoening als je terugkijkt op alles wat je die dag deed, maar als je de lijst bekijkt en je realiseert dat je echt heeft niets bereikt, het is ook een geweldige wake-up call die je moet heroriënteren en heroverwegen wat je je dag doorbrengt.
Houd er rekening mee bij het proberen van een nieuwe productiviteitstruc die tijd kost om aan te passen, dus als dingen niet na een dag lijken te werken, geef niet op. Geef elke nieuwe takenlijsttruc minstens een maand. U bent in een mum van tijd een productiviteitsmachine!
