Van pennen tot snacks tot roddels op kantoor - als je vijf meter van je collega zit, is alles delen een makkie. En toch, stuur haar een e-mail om de laatste details van een presentatie die u over 30 minuten samen geeft te bespreken. Er is iets mis met deze foto.
E-mail, telefonische vergaderingen, online agenda's en chat-apps helpen ons contact te houden en op koers te blijven wanneer we ver uit elkaar staan. Het hulpmiddel is echter slechts zo effectief als de hand die het hanteert. Weten wanneer je alle apps tot je beschikking moet gebruiken en hoe je er het beste uit kunt halen, maakt vaak het verschil tussen verspilde uren en verzonden producten.
Bij Blinkist werken we aan het efficiënter maken van lezen en leren, dus stroomlijnen zit in ons DNA. Toen we merkten dat de communicatie zelfs in ons kleine team inefficiënt werd, gingen we erachter wat er aan de hand was dat ons ervan weerhield om ons best te doen. We ontdekten dat we door veel meer te doen aan onze dagelijkse tools konden optimaliseren.
Hieronder geven we een overzicht van de vier algemene hulpprogramma's die u waarschijnlijk ook misbruikt, en hoe u uw formulier kunt corrigeren.
1. e-mail
The Fumble
Zo eenvoudig als e-mail is, er zijn veel manieren om het fout te doen: e-mail gebruiken als voertuig voor een lang debat en voor antwoorden van één woord die persoonlijk kunnen worden bevestigd of doorgestuurd, om te beginnen. En hoe verleidelijk het ook is om uw e-mailketen te gebruiken als plaats voor uitgebreide argumentatie met documentatie, e-mail is geen plaats voor kritische discussies over projectdetails. Wat u in elk van deze gevallen doet, is complicaties en vertragingstijd toevoegen aan uw activiteiten en die van uw ontvangers.
De oplossing
Voor belangrijke of dringende taken kunt u elkaar ontmoeten zodat u problemen direct kunt oplossen en sneller antwoorden kunt krijgen. Door het live te doen, beschermt u niet alleen uw eigen tijd, maar helpt u ook uw collega's. Als iedereen weet dat dringend nieuws nooit via e-mail binnenkomt, is er geen reden voor een constante vernieuwing van de inbox en kunnen mensen zich richten op het doen van dingen.
Beschouw e-mail als uw manier om een discussie op gang te brengen of een agenda te bepalen, dus als u met uw team gaat zitten om de magie te laten gebeuren, kan dat.
2. Conferentiegesprekken
The Fumble
Telefonische vergaderingen zijn mooi - u kunt ze altijd en overal doen - maar omdat ze zich informeler kunnen voelen dan persoonlijke vergaderingen, kunnen ze ook efficiencyproblemen veroorzaken.
Ten eerste, omdat ze zich informeel voelen, is het gemakkelijk voor teveel mensen om binnen te vallen. Het resultaat is dat in plaats van kritisch werk te kunnen doen dat alleen zij kunnen doen, uw team gevangen zit in een vergadering van twijfelachtig nut.
Ten tweede is het gemakkelijk om over het hoofd te zien dat, hoewel ze misschien wat informeler lijken, ze erg mentaal belastend kunnen zijn. Conferentiegesprekken vereisen voorbereiding en intensief luisteren, wat een groot deel van uw dagelijkse focus wegneemt. Plan er een te vroeg in de ochtend, en het kan je focus voor de dag verzachten. Potlood het in na uren, en je hebt te maken met een dag die wordt bepaald door anticipatie op je latenight werksessie.
De oplossing
Houd er eerst rekening mee dat niet iedereen hoeft te worden uitgenodigd. Betrek in plaats daarvan mensen die op de hoogte zijn van het project en een kritische bijdrage leveren. Laat één persoon in de vergadering notities maken en deze delen met de rest van het team, zodat de anderen zich op het werk kunnen concentreren.
En vergeet niet om uw beltijd verstandig te kiezen. Plan waar mogelijk geen telefonische vergaderingen 's ochtends of' s avonds laat. Door een tussentijd te vinden, behoud je je focus.
3. Chatten
The Fumble
Inter-office chat, met name voor bedrijven die op meer dan één verdieping of op verschillende locaties zijn gevestigd, is een zeer nuttig surrogaat voor face-to-face: het gebeurt in realtime, het maakt directe overdracht van bestanden mogelijk en het vergemakkelijkt spontaniteit. Maar net als bij conference calls, zijn de deugden van chat ook de gebreken.
Het grootste probleem met office-chat is dat mensen zich vrijer voelen om off-the-cuff-vragen te schrijven omdat ze technisch gezien niet onderbreken - de ontvanger kan nog steeds kiezen of hij wel of niet reageert. Het ding is, we zijn reactieve wezens, en we vinden dat we moeten stoppen met wat we doen en aandacht schenken aan de mensen die ons pingen. Hoewel uw intentie om in contact te komen via chat onopvallend is, heeft u weinig controle over of het werk van uw collega wordt onderbroken. Als ze een melding van een bericht ziet, is de kans groot dat ze zal kijken. Zelfs als ze niet ronduit reageert, wordt een deel van haar focus nu afgeleid door je opmerking of vraag.
De oplossing
Over het algemeen mag chatten alleen worden gebruikt voor snelle vragen die u verhinderen om verder te gaan met uw werk, of om een tijdstip af te spreken met een collega om een groter probleem te bespreken. Anders, plaats een e-mail zodat u uw collega's niet stoort.
En als u te veel chats ontvangt? Schakel meldingen uit net zoals u zou doen voor e-mail. Met veel chatservices kan een gebruiker ook 'onzichtbaar' blijven, wat een leuke manier is om betrokken te blijven (vooral als u deel uitmaakt van een voortdurend bijgewerkte groepschat) zonder zich verplicht te voelen te reageren.
4. Kalenders
The Fumble
Het # 1 misbruik dat mensen maken met hun kalenders, behandelt hen als takenlijsten. Als je je agenda bekijkt en iets ziet dat lijkt op, "melk oppakken" of "een knipbeurt plannen", is het tijd om te heroverwegen hoe je het gebruikt.
Een ander misbruik van de agenda is niet om het te gebruiken om uw tijd te beschermen, in plaats van het gewoon te organiseren. Wanneer je wordt benaderd met een voorstel voor een nieuw project en je kalender zegt dat je het kunt passen, onthoud dan dat dit niet noodzakelijkerwijs betekent dat je dat moet doen. Het is belangrijk om eerst naar uw doelen en waarden te kijken.
De oplossing
Probeer uw agenda een heilige ruimte te houden voor vergaderingen en evenementen die gebonden zijn aan een specifieke datum en tijd of waarbij andere mensen dan alleen u betrokken zijn. U kunt beginnen met het wijzigen van uw agendapraktijken met een takenlijst voor taken zoals uw arts bellen of bloemen ophalen. Kleine taken afstrepen is enorm bevredigend en door ze op een beheersbare lijst te plaatsen, krijgen ze een ander karakter - een waarmee je ze kunt zien als passend tussen belangrijke gebeurtenissen in plaats van zelf gebeurtenissen te worden.
En vergeet niet om altijd nieuwe kansen af te stemmen op uw rol en uw doelen. Alles wat niet overeenkomt in het hier en nu of in uw gewenste toekomst hoort niet thuis in de agenda (of in uw agenda).
Met slechts een paar eenvoudige aanpassingen, kunt u de beschikbare tools gebruiken om meer gedaan te krijgen. Deel deze tips op kantoor en uw hele werkplek zal veel efficiënter zijn voordat u het weet!
