Je weet hoe het gaat. U begint de e-mail naar uw baas, collega, klant of HR-directeur met een goede begroeting. Je kruist je Ts en stippelt je Is, en je sluit het bericht af met een formele handtekening zoals 'Beste' of 'Met vriendelijke groet'.
De e-mailontvanger reageert met dezelfde formaliteit, spreekt u toe in een standaardgroet en schrijft vervolgens een paar grammaticaal correcte paragrafen voordat hij de notitie afrondt met een vergelijkbare handtekening; misschien is het 'Groeten', of meer casual, 'Cheers'.
Aangezien dat bericht een reactie van u vereist, blijft u meespelen met wat u denkt dat de professionele manier is - de volledige begroeting uittypen, de hoofdtekst van het bericht samenstellen en vervolgens afsluiten met "Al het beste". Je blijft dit doen, zelfs na meerdere heen en weer, hoewel het uiteindelijk volkomen zinloos en zelfs een beetje onhandig lijkt.
Tenzij je werkt in een superstijf bedrijfskantoor, waar zelfs uitroeptekens worden afgekeurd, moet je goed worden met het weglaten van het formele spreken, vooral als communicatie met je baas of collega's gedurende de werkdag veel voorkomt.
Zodra het normaal voelt om de "Hallo", beleefdheden en de overbodige "Bedankt" afscheid te nemen, doe het. En om je te helpen om je echt goed te voelen terwijl je dit doet (en niet als een etiquettemonster), heb ik een paar richtlijnen bedacht.
1. Voel je vrij om het voorbeeld te volgen
Hoewel het verleidelijk kan zijn om alle uitwisselingen te formaliseren als het is wat je gewend bent of omdat het is hoe je het werd geleerd, is het meestal niet nodig. Besteed aandacht aan signalen op je werkplek, anders blijf je gewoon uitsteken. Als je baas je een e-mail stuurt met niets meer dan een opmerking over het kijken of het interessant is, en je antwoordt met een formeel bericht, ik beloof je, je wint geen browniepunten - je verstopt alleen in zijn of haar inbox en negerend hoe uw team informele correspondentie verwerkt. Of, als uw collega op een informele manier met u is begonnen te communiceren (zonder u bij naam aan te spreken of een officieel teken op te nemen), accepteer dat dan als uw teken om in natura te reageren.
2. Schakel over (afhankelijk van met wie je praat)
Het maakt niet uit of je laatste baas duidelijk heeft gemaakt dat een informele toon ondraaglijk was; je werkt niet meer voor haar. Maar een woord van waarschuwing, alleen omdat u een punt bereikt waarop u het "beste" met uw manager laat vallen, betekent niet dat u het woord helemaal uit uw vocabulaire moet schrappen. Als je regelmatig met iemand spreekt die je nog nooit hebt ontmoet en je relatie formeler is dan niet, teken dan niet zo snel af zonder een goede afsluiting op te nemen, vooral als je niet weet hoe je verder moet. Aan de kant van voorzichtigheid blijven is altijd een goed advies.
Weet dit: overschakelen is niet alleen van toepassing op verschillende mensen. Zelfs als een correspondentie met één persoon formeel begint, mag je in het vlees van het onderwerp springen wanneer je een item over een lange e-mailthread bespreekt - in plaats van je te storen aan groeten of sign-offs.
3. Overweeg timing
Als je een week op vakantie gaat en terugkeert naar het kantoor met een lijst met vragen voor je baas, met wie je niet meer hebt gesproken of gezien sinds je wegging, is het waarschijnlijk het beste om die eerste e-mail terug te beginnen met een plezierigheid zoals "Goedemorgen", "Ik hoop dat het goed met u gaat", of, als uw manager degene was op vakantie, "Welkom terug" - zelfs als u en uw supervisor gewoonlijk de begroeting of het praatje overslaan. Het is ook belangrijk om tijd te besteden aan uitwisselingen met externe klanten of leveranciers. Als je eenmaal per week of slechts een paar keer per maand contact hebt, kan het passend zijn om het eerste bericht te starten na enige tijd met de go-to-intro en de juiste sluitingshandtekening.
Een maandelijkse contactbasis met een senior lid van uw afdeling kan ook vereisen dat u meer conservatief neigt naar schrijven. Als dat eerste bericht een paar dagen heen en weer resulteert in een aanzienlijk aantal dagen, dan is het waarschijnlijk prima om de formele factor te verminderen, vooral als de andere partij dit heeft gedaan.
Uiteindelijk moet u de toon en structuur van uw uitgaande berichten bepalen. Ik kan je echter één ding vertellen, ik heb het persoonlijk nooit problematisch gevonden als iemand met wie ik regelmatig spreek, besluit om de standaard opening en sluiting te laten vallen; in feite vind ik het een beetje een opluchting dat we gewoon kunnen doorgaan met te zeggen wat we online hebben gezegd. Accessoriseren van een e-mail is vaak slechts gepast tot op zekere hoogte - en ik vermoed dat u weet wanneer u de formaliteit moet afschaffen.
