In een tijd waarin de budgetten voor evenementen worden verlaagd en de toegang tot breedbandinternet toeneemt, worden webinars steeds populairder. Webinars zijn web-gebaseerde seminars, die meestal meer dan 30 deelnemers omvatten en worden gebruikt voor presentaties, workshops, lezingen en grootschalige vergaderingen. Omdat webinars online worden gehouden, kunnen bedrijven geld besparen op reizen, catering en locaties, allemaal kosten die gewoonlijk gepaard gaan met face-to-face seminars. Vanwege hun grote aanwezigheid hebben webinars echter een zorgvuldige planning nodig om succesvol te zijn. Daarom moeten degenen die van plan zijn om een webinar te hosten hun tijd nemen om ervoor te zorgen dat ze alle noodzakelijke stappen doorlopen om het succes van de webinar te waarborgen.
Om u te helpen bij het organiseren van uw webinar, hebben we de belangrijkste stappen aangegeven die u hieronder moet ondernemen.
Kies een datum ver van tevoren
Het eerste dat u moet doen bij het plannen van een webinar of reeks webinars, is lang op voorhand verwijzen naar een vakantie- en evenementenkalender. Houd er rekening mee dat je verschillende mensen met drukke schema's zult uitnodigen, dus geef hen voldoende tijd om tijd te maken voor je webinar. De week voor Kerstmis kan bijvoorbeeld heel druk zijn, omdat mensen veel losse eindjes proberen te maken voordat ze op vakantie gaan. Door goed na te denken over de door u gekozen data, kunt u zorgen voor een maximale aanwezigheid.
Zorg ervoor dat u de juiste tijd krijgt
Overweeg tijdzoneverschillen; Als u aan de westkust bent, maar ook deelnemers aan de oostkust uitnodigt (en vice versa), plant dan geen webinar voor wanneer uw deelnemers niet op kantoor zijn. Plan uw webinar ook niet te dicht bij het einde van de dag - dit is wanneer uw deelnemers willen bijkomen en zien wat ze nog moeten doen om het op tijd thuis te krijgen. Als u mensen uit andere landen uitnodigt, kies dan een tijd die in het algemeen voor alle deelnemers kan werken (wat zeldzaam is), of plan uw webinar meerdere keren vast te houden om rekening te houden met verschillende tijdzones.
Kies uw webinar-tool
De meeste online vergaderhulpmiddelen hebben webinar-opties, u hoeft alleen maar het plan te kiezen dat overeenkomt met het aantal deelnemers dat u verwacht te mogen uitnodigen. Test de verschillende beschikbare hulpmiddelen en kies degene met de functies en functionaliteit die het beste bij u past. Afhankelijk van het soort webinar dat je presenteert, moet je mogelijk gemakkelijk van spreker wisselen of het webinar registreren voor online plaatsen. Onderzoek alle functies van verschillende tools en u zult zeker de perfecte software vinden voor uw gelegenheid. Zorg ervoor dat je eenmaal je hebt gekozen voor de tool, dat je provider bereid is om je te trainen, zodat je het beste uit je webinar kunt halen.
Oefenen met een webinar
Als gastheer wordt er van u verwacht dat u ervoor zorgt dat het webinar probleemloos verloopt. Er zijn geen excuses om niet te weten hoe te schakelen tussen luidsprekers, een peiling te doen of bijvoorbeeld het webinar op te nemen. Nodig enkele collega's uit om je te helpen de tool verschillende keren te testen na je training bij de provider. Zorg er ook voor dat al uw presentatoren bekend zijn met de webinar-tool.
Ontwikkel een agenda en uitnodiging
Voordat je je publiek uitnodigt, moet je je webinar zorgvuldig instellen. Bedenk eens hoe lang uw webinar zal duren, en de belangrijkste items die u wilt bespreken in de volgorde waarin u ze wilt bespreken. Plan ook een Q & A-sessie, omdat uw deelnemers aan het einde van uw presentatie waarschijnlijk wat vragen zullen hebben. Leg vervolgens de agenda in de uitnodiging uit. Dit is de gemakkelijkste manier voor uw deelnemers om te weten of uw webinar relevant voor hen zal zijn. De uitnodiging moet ook een link bevatten waarmee uw deelnemers verbinding kunnen maken met het webinar, evenals een inbelnummer, voor het geval zij liever telefonisch willen luisteren.
Nodig je publiek uit
Denk goed na over wat je wilt presenteren en kies je publiek dienovereenkomstig. Zorg ervoor dat u uw reacties bijhoudt, zodat u weet wie uw webinar zal bijwonen. Door uw deelnemerslijst nauwlettend te volgen, kunt u uw follow-up vooruit plannen.
Plan je presentatie
Houd er rekening mee dat de beste online vergaderpresentaties zeer visueel en aantrekkelijk zijn. Als u bijvoorbeeld PowerPoint gebruikt, kunt u de dia's niet alleen met woorden volstoppen. Voeg afbeeldingen toe die relevant zijn voor wat u presenteert. Je kunt ook video en zelfs online games gebruiken om je presentatie tot leven te brengen. Sommige webinar planners sturen zelfs materiaal naar de kantoren van de deelnemers voorafgaand aan de vergadering. Leer creatief te denken en uw webinar komt tot leven.
Neem uw webinar op
Door een opname van uw webinar beschikbaar te maken, kunnen diegenen die een deel van de discussie opnieuw willen bezoeken of degenen die het niet konden maken, luisteren naar wat er in hun eigen tijd is gezegd. Als u uw webinar koppelt aan een online marketingcampagne, kunt u de opname gebruiken in elke e-mail die u verzendt, waardoor uw bericht wordt versterkt.
Opvolgen
Net als bij online vergaderingen is de opvolging van een webinar van groot belang. Herinner uw deelnemers aan wat er is besproken en voer een enquête uit om hun gedachten te verzamelen over hoe het webinar verliep. Als u van plan bent om nog een webinar te maken die interessant kan zijn voor uw publiek, moet u hen laten weten wanneer ze een uitnodiging kunnen verwachten.
Beoordeel uw feedback
Zorg er altijd voor dat u de feedback die u hebt ontvangen, beoordeelt op uw webinars. Dit is hoe je je volgende kunt verbeteren.Besteed bijzondere aandacht aan de feedback met betrekking tot de presentatie, want dat vormt de kern van het webinar.
