Soms moeten we informatie bijhouden en een goede plaats hiervoor is in een Excel-databasebestand. Of het nu gaat om een persoonlijke lijst met telefoonnummers, een contactlijst voor leden van een organisatie of team, of een verzameling munten, kaarten of boeken, een Excel-databasebestand maakt het gemakkelijk om specifieke informatie in te voeren, op te slaan en te vinden.
Microsoft Excel heeft ingebouwde hulpprogramma's waarmee u gegevens kunt bijhouden en specifieke informatie kunt vinden wanneer u dat wilt. En met zijn honderden kolommen en duizenden rijen kan een Excel-spreadsheet een enorme hoeveelheid gegevens bevatten.
De gegevens invoeren
Het basisformaat voor het opslaan van gegevens in een Excel-database is een tabel.
Nadat een tabel is gemaakt, kunnen de gegevenstools van Excel worden gebruikt om records in de database te zoeken, sorteren en filteren om specifieke informatie te vinden.
Volg deze tutorial om de gegevens in te voeren zoals deze worden weergegeven in de bovenstaande afbeelding.
Voer de student-ID's snel in:
- Typ de eerste twee ID's - ST348-245 en ST348-246 in cellen A5 en A6, respectievelijk.
- Markeer de twee ID's om ze te selecteren.
- Klik op de handgreep vullen en sleep het naar de cel A13.
- De overige student-ID's moeten correct worden ingevoerd in de cellen A6 tot A13.
Correct invoeren van gegevens
Bij het invoeren van de gegevens is het belangrijk ervoor te zorgen dat deze correct wordt ingevoerd. Behalve rij 2 tussen de spreadsheettitel en de kolomkoppen, laat u geen andere lege rijen achter bij het invoeren van uw gegevens. Zorg er ook voor dat je geen lege cellen achterlaat.
Gegevensfouten, veroorzaakt door onjuiste gegevensinvoer, vormen de bron van veel problemen met betrekking tot gegevensbeheer. Als de gegevens in het begin correct zijn ingevoerd, heeft het programma meer kans om u de gewenste resultaten terug te geven.
Rijen zijn records
Elke individuele rij met gegevens in een database staat bekend als een record. Houd rekening met de volgende richtlijnen bij het invoeren van records:
- Laat geen lege rijen in de tabel die wordt gemaakt. Dit bevat NIET een lege rij achterlaten tussen de kolomkoppen en de eerste rij met gegevens.
- Een record kan gegevens bevatten over slechts één specifiek item.
- Een record moet ook ALLE gegevens in de database over dat item bevatten. Er kan geen informatie over een item in meer dan één rij zijn.
Kolommen zijn velden
Terwijl rijen in een Excel-database records worden genoemd, zijn de kolommen bekend velden. Elke kolom heeft een kop nodig om de gegevens te identificeren. Deze koppen worden veldnamen genoemd.
- Veldnamen worden gebruikt om ervoor te zorgen dat de gegevens voor elke record in dezelfde volgorde worden ingevoerd.
- Zorg ervoor dat alle gegevens in een kolom met hetzelfde formaat worden ingevoerd. Als u begint cijfers in te voeren als cijfers (zoals 10 of 20), houdt u het nummer bij. Wissel niet halverwege en begin met het invoeren van getallen als woorden (zoals tien of twintig). Wees consistent.
- Laat geen lege kolommen in de tabel.
De tabel maken
Nadat de gegevens zijn ingevoerd, kan deze worden omgezet in een tafel. Om dit te doen:
- Markeer de cellen A3 tot E13 in het werkblad.
- Klik op de Huis tab.
- Klik op de Formaat als tabel optie op het lint om het vervolgkeuzemenu te openen.
- Kies het blauw Tabelstijl Medium 9 optie om de te openen Formaat als tabel dialoog venster.
- Terwijl het dialoogvenster open is, moeten de cellen A3 tot en met E13 op het werkblad worden omringd door de oprukkende mieren.
- Als de marsmieren het juiste celbereik omringen, klik dan op OK in de Formaat als tabel dialoog venster.
- Als de marsmieren het juiste cellenbereik niet omringen, markeer dan het juiste bereik in het werkblad en klik vervolgens op OK in de Formaat als tabel dialoog venster.
- In de tabel moeten de vervolgkeuzepijlen naast elke veldnaam worden toegevoegd en de tabelrijen moeten in afwisselend licht en donkerblauw worden opgemaakt.
De databasehulpprogramma's gebruiken
Nadat u de database hebt gemaakt, kunt u de hulpprogramma's onder de vervolgkeuzepijlen naast elke veldnaam gebruiken om uw gegevens te sorteren of te filteren.
Gegevens sorteren
- Klik op de vervolgkeuzepijl naast de Achternaam veld naam.
- Klik op de Sorteer A tot Z optie om de database alfabetisch te sorteren.
- Eenmaal gesorteerd, Graham J. zou het eerste record in de tabel en moeten zijn Wilson R zou de laatste moeten zijn.
Gegevens filteren
- Klik op de vervolgkeuzepijl naast de Programma veld naam.
- Klik op het selectievakje naast de Selecteer alles optie om alle selectievakjes te wissen.
- Klik op het selectievakje naast de Bedrijf optie om een vinkje toe te voegen aan het vakje.
- Klik OK.
- Slechts twee studenten - G. Thompson en F. Smith moet zichtbaar zijn, aangezien zij de enige twee zijn die zijn ingeschreven voor het zakelijke programma.
- Als u alle records wilt weergeven, klikt u op de vervolgkeuzepijl naast de Programma veldnaam.
- Klik op de Filter wissen uit "Programma" keuze.
De database uitbreiden
Om extra records toe te voegen aan uw database:
- Plaats uw muisaanwijzer op de kleine stip in de rechterbenedenhoek van de tabel.
- De muisaanwijzer verandert in een tweekoppige pijl.
- Wanneer dit gebeurt, Klik en houd vast de rechtermuisknop en sleep de aanwijzer omlaag om een lege rij toe te voegen aan de onderkant van de database.
- Voeg de volgende gegevens toe aan deze nieuwe rij:Cel - GegevensA14 - ST348-255B14 - ChristopherC14 - A.D14 - 22E14 - Wetenschap
Het invullen van de databaseopmaak
- highlight cellen A1 tot E1 in het werkblad.
- Klik op de Huis tab.
- Klik op de Samenvoegen en centreren optie van het lint om de titel te centreren.
- Klik op de Opvulkleur (lijkt op een verfblik) op het lint om de vervolgkeuzelijst met vulvullingen te openen.
- Kiezen Blauw, accent 1 uit de lijst om de kleur van de achtergrond in de cellen A1 - E1 in donkerblauw te wijzigen.
- Klik op de Letterkleur pictogram op de opmaak werkbalk (het is een grote letter "A") om de vervolgkeuzelijst met lettertypekleur te openen.
- Kiezen Wit uit de lijst om de kleur van de tekst in de cellen A1 - E1 in wit te wijzigen.
- highlight cellen A2 - E2 in het werkblad.
- Klik op de Opvulkleur op het lint om de vervolgkeuzelijst met vulvullingen te openen.
- Kiezen Blauw, Accent 1, Lichter 80 uit de lijst om de kleur van de achtergrond in de cellen A2 - E2 in lichtblauw te veranderen.
- highlight cellen A4 - E14 in het werkblad.
- Klik op de vervolgkeuzelijst op het lint om de tekst in de cellen A14 tot en met E14 in het midden uit te lijnen.
- Als u op dit punt alle stappen van deze tutorial correct hebt uitgevoerd, zou uw spreadsheet moeten lijken op de spreadsheet die u in stap 1 van deze tutorial hebt weergegeven.
Databasefuncties
Syntaxis: Dfunctie (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)
Waar D functie is een van de volgende:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DBLEZEN
- DBMAX
- DBMIN
- DBPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DBVARP
Type: Database
Databasefuncties zijn met name handig wanneer Google Spreadsheets wordt gebruikt om gestructureerde gegevens te behouden, zoals een database. Elke databasefunctie, D Functie , berekent de overeenkomstige functie op een subset van een celbereik dat wordt beschouwd als een databasetabel. Databasefuncties nemen drie argumenten:
- Database_arr is een bereik, ingesloten array of array gegenereerd door een array-expressie die zodanig is gestructureerd dat elke rij na rij 1 een databaserecord is en elke kolom een databaseveld is. Rij 1 bevat de labels voor elk veld.
- Field_str | num geeft aan welke kolom (veld) de te gemiddelde waarden bevat. Dit kan worden uitgedrukt als de veldnaam (tekststring) of het kolomnummer, waarbij de meest linkse kolom wordt weergegeven als 1.
- ; criteria is een reeks, ingesloten array of array gegenereerd door een array-uitdrukking die zodanig is gestructureerd dat de eerste rij de veldnaam (namen) bevat waarop het criterium (criteria) wordt toegepast en de daaropvolgende rijen de conditionele test (en) bevatten.
De eerste rij in Criteria geeft veldnamen op. Elke andere rij in Criteria vertegenwoordigt een filter, wat een reeks beperkingen is voor de overeenkomstige velden. Beperkingen worden beschreven aan de hand van de notatie Query per geval en kunnen een overeenkomende waarde of een vergelijkingsoperator bevatten, gevolgd door een vergelijkingswaarde. Voorbeelden van beperkingen zijn: "Chocolade", "42", "> = 42", "<> 42". Een lege cel betekent geen beperking voor het overeenkomstige veld.
Een filter komt overeen met een databaserij als aan alle filterbeperkingen (de beperkingen in de rij van het filter) is voldaan. Een databaserij (record) voldoet aan Criteria als en slechts als minstens één filter hiermee overeenkomt. Een veldnaam kan meerdere keren voorkomen in het bereik Criteria om meerdere beperkingen toe te staan die tegelijkertijd van toepassing zijn (bijvoorbeeld temperatuur> = 65 en temperatuur <= 82).
DGET is de enige databasefunctie die geen waarden verzamelt. DGET retourneert de waarde van het veld dat is opgegeven in het tweede argument (vergelijkbaar met een VERT.ZOEKEN) alleen als exact één record overeenkomt met Criteria; anders wordt een fout geretourneerd die geen overeenkomsten of meerdere overeenkomsten aangeeft
