Op dit moment weten de meesten van jullie al dat ik een grote fan ben van het houden van een duidelijke inbox. Ik ga niet zo ver als aandringen op Postvak IN nul, maar ik raad meestal aan om slechts zoveel e-mails te bewaren als je kunt zien zonder naar beneden te scrollen. (Met mijn aandachtsspanne krijgen e-mails geen liefde als ik ze niet kan zien.)
Nu is dit doel niet zo moeilijk om te handhaven als je inbox zich in die staat bevindt waarin je niet hoeft te scrollen, maar om daar te komen - dat is een ander verhaal. Het goede nieuws is dat ik de oplossing heb gevonden. Als je klaar bent om de volgende stap naar inboxoverheersing te zetten, zijn hier enkele trucs om je inbox snel op maat te maken.
1. Doe een massa-archief
Laten we beginnen met een dosis realiteit: als een e-mail al meer dan twee of drie maanden in je inbox zit, ga je deze niet beantwoorden. Zelfs als je dat wilde, is het er al zo lang dat antwoorden bijna beschamend is. En als het belangrijk was, heeft de afzender u zeker herinneringen gestuurd. Dus zoek in uw inbox naar e-mails die vóór de markering van twee maanden zijn ontvangen en archiveer ze allemaal. Het zal een beetje eng aanvoelen, maar die e-mails zullen waarschijnlijk niet meer je aandacht trekken als je ze in je inbox zou houden met die 6.347 andere ongelezen e-mails.
2. Zoek naar de schuldigen
U zou nu een paar honderd, misschien duizend e-mails moeten hebben (als u enkele duizenden bent, zou uw afsluiting voor # 1 in plaats daarvan één maand of zes weken moeten zijn). Zoek vervolgens naar reguliere nieuwsbrieven of updates die u ontvangt, zoals nieuwe items van Fab.com, LinkedIn-updates of Groupon-deals. Voer een zoekopdracht uit op afzender (bijvoorbeeld [email protected]) om ze allemaal tegelijk op te halen en verwijder (of archiveer) alles dat ouder is dan een week. Als je agressief bent, zou ik zelfs zeggen dat je voor iets ouder dan een dag gaat. Echt, je gaat de Groupon-deal van gisteren niet bekijken en het is onwaarschijnlijk dat je in de toekomst of zelfs morgen die e-mails doorzoekt.
3. Maak er een spel van
Nu zou u alleen maar moeten ingaan op recente inhoudelijke e-mails - gefeliciteerd! Als je de moed hebt, begin je hier doorheen te e-mailen en omgaan met e-mails (met beloningen als "Als ik jonger ben dan 60, tijd voor een koffiepauze!").
Als je nog steeds een groot aantal e-mails hebt om te verwerken, maak er dan een spelletje van. Mijn twee favorieten zijn The Email Game (voor als je op je bureaublad zit) en de onlangs uitgebrachte Taskbox (voor als je onderweg bent). Het e-mailspel geeft je vijf minuten om zoveel mogelijk e-mails te ontvangen en beloont je met punten. Het is ook gericht op het tegelijkertijd afhandelen van 10-20 e-mails, waardoor je inbox-strijd meer hapklare aanvoelt.
Daar is het: drie eenvoudige stappen om uw inbox op maat te krijgen. Dus ga aan de slag - uw beloning is een veel beter beheersbare inbox (en waar u ook nog meer mee wilt trainen!).
