Als het goed is gedaan, kunnen virtuele videovergaderingen - met name Google Hangouts - teams op afstand samenbrengen, ervoor zorgen dat iedereen op dezelfde pagina is en iedereen erbij betrekken zonder de schemerige sfeer in de vergaderruimte (die niet graag chillen op de bank voor een vergadering?).
Maar wanneer verkeerd gedaan? Google Hangouts kan een enorme verspilling van tijd zijn, en niet te vergeten extreem afleidend en onhandig (pauzes van 15 seconden zijn nooit leuk).
Wil je een efficiënte en succesvolle Google Hangout hebben die niet iedereen gek maakt? Hier zijn een paar belangrijke dingen om in gedachten te houden.
1. Plan net zoals u zou doen voor elke andere vergadering
Over het algemeen betekent het feit dat u niet fysiek op kantoor hoeft te zijn voor een vergadering, niet dat u zich kunt voorbereiden op voorbereidingen. U wilt tenslotte nog steeds dat uw vergadering zo snel (en pijnlijk) mogelijk verloopt.
Betekenis: maak een spelplan. Als je de Hangout gebruikt, stuur je vooraf een korte agenda naar iedereen zodat ze weten wat ze kunnen verwachten en wat ze moeten voorbereiden. Als u de vergadering niet leidt, stel dan aan de persoon voor om een korte e-mail te sturen met de belangrijkste gesprekspunten. Ik zat ooit in een virtuele vergadering waar de persoon die het leidde vergat een andere medewerker te vertellen om vooraf een specifiek (en vitaal) document te vinden, zodat die persoon 20 minuten tijdens de vergadering zijn inbox zocht. Cue de rest van ons onhandig achter onze computers zitten niet wetende wat te doen.
Maar u kunt deze verspilde tijd gemakkelijk vermijden door ervoor te zorgen dat iedereen weet wat ze van tevoren moeten 'meenemen' en klaar is om deel te nemen zodra ze zich aanmelden.
Een kleine pro-tip: gebruik de chatfunctie van Google Hangout aan de rechterkant van het scherm om snel een agenda op te schrijven waarnaar iedereen kan verwijzen. Het hoeft niet gedetailleerd te zijn, maar het kan een teken zijn om iedereen op het goede spoor te houden.
2. Bespreek vooraf het formaat
Google Hangouts kan veel onhandiger zijn dan persoonlijke vergaderingen. Wanneer u en een aantal mensen fysiek in een kamer zitten, is het gemakkelijk om lichaamssignalen te ontdekken om erachter te komen wie het volgende gaat spreken of wat het algemene gevoel van de vergadering is. Maar wanneer u achter een computerscherm zit en niets anders kunt zien dan het gezicht van een persoon? Het is een stuk moeilijker.
Nogmaals, veel van de onhandigheid kan worden verminderd als iedereen het formaat van de vergadering vooraf kent. Zal een persoon veel meer praten dan alle anderen? Vraag andere leden van de vergadering om naar de Hangout te komen met gedempte microfoons. Is de sessie een rondetafel brainstorm? Laat mensen weten in welke volgorde ze worden gevraagd om te presenteren, zodat je niet te maken hebt met iedereen die over elkaar praat of die lange, ongemakkelijke "Dus - wie wil er nu gaan?" Pauzeert. (Dat zijn de ergste.)
3. Gebruik de Google Hangout-apps
Veel mensen weten niet dat een paar pictogrammen een redder in nood kan zijn tijdens een vergadering, vooral als u probeert het zo snel mogelijk te laten werken.
Zie je dat kleine microfoonpictogram? Dat is een dempknop. Gebruik het als uw omgeving luidruchtig is of als u iets typt terwijl anderen aan het praten zijn. Het is een geweldige hoffelijkheid voor de andere mensen in je Hangout.
Als je in een vergadering bent waar je allemaal tegelijkertijd een document of webpagina wilt bekijken, gebruik je de schermopname-optie van Google Hangout. Ik ben in teveel Google Hangouts geweest waar een heleboel mensen allemaal naar dezelfde webpagina op hun eigen computer proberen te kijken (en dus geen aandacht aan de Hangout besteden), en in die situaties is dit een uitkomst.
Google heeft ook een heleboel andere apps specifiek voor Hangout, dus zorg ervoor dat je een kijkje neemt en ziet wat het beste voor je team zou kunnen werken. Van een virtueel whiteboard waar uw collega's gebruik van kunnen maken voor een brainstormsessie tot een rare kleine app die iedereen snorren en grappige hoeden geeft, u kunt alles vinden wat u nodig hebt om uw Hangout productiever en leuker te maken.
Over het algemeen kunnen Google Hangout-vergaderingen net zo effectief (zo niet meer) zijn dan persoonlijke vergaderingen; ze nemen gewoon wat oefening en planning vooraf. Maar als u iedereen op dezelfde pagina naar binnen kunt krijgen, gaat het soepel, niet onhandig zeilen.
