Houd je niet alleen van tools, snelkoppelingen of hacks waarmee je dingen sneller of efficiënter kunt doen? Wie wil tenslotte meer tijd besteden aan iets doen dan u absoluut nodig hebt?
Wat dat betreft, hier zijn drie geweldige werkplek-acroniemen die u moet kennen - die allemaal frameworks bieden die u zullen helpen u gefocust te houden, ongeacht waar u aan werkt.
1. OHIO: behandel het slechts eenmaal
Hoe vaak opent u een e-mail alleen om terug te gaan en het te lezen? Misschien drie of vier keer?
Dat is superproductief werk, tenzij je er diep over nadenkt. Gezien het feit dat experts zeggen dat slechts 20% van onze e-mail eigenlijk essentieel is voor onze taken, maakt het meerdere keren aanraken alleen maar een slechte situatie erger.
In plaats daarvan, OHIO! Open het een keer en doe er iets mee. (Dit werkt trouwens ook voor papierwerk, inkomende e-mail of iets anders.) Probeer deze handige tips van Getting Things Done om e-mail of papieren post effectiever af te handelen.
- Heb je het niet nodig? Verwijder het!
- Als je het wilt behouden, maar er geen onmiddellijke actie op hoeft te ondernemen, sla het dan op.
- Als u er direct op kunt reageren - denk aan de berichten die minder dan twee minuten duren om te reageren - wel.
- Voor berichten met echte werkinhoud moet u prioriteiten stellen en tijd aan besteden, deze in een map 'actie' opslaan en vervolgens terugkeren wanneer u klaar bent om gericht werk in dat gebied te doen.
2. FIOSP: Feiten, probleem, doelstelling, strategie, plan
Vele jaren geleden heeft een mentor dit proces met mij gedeeld en ik gebruik het de hele tijd voor probleemoplossende of probleemoplossende situaties. Het is een enorme hulp bij het organiseren van mijn gedachten en het samen opstellen van een actieplan, of ik nu aan mijn eigen project werk of met een team.
De volgende keer dat u geconfronteerd wordt met een werkcrisis, moet u dit zo snel mogelijk oplossen:
Feit
Begin met het duidelijk maken van uw feiten. U kunt in de verleiding komen om naar veronderstellingen, observaties of meningen te gaan, in oplossingen te springen of zelfs de oorzaak van het probleem te wijten. Maar bij het oplossen van problemen, moeten uw oplossingen worden ingebed in de feiten.
Stel bijvoorbeeld dat u probeert het probleem op te lossen van een klant die niet tevreden is met de callcenterservice die uw bedrijf biedt. Dit zijn de feiten:
De responstijden in het callcenter lopen op 60% van de binnen twee minuten beantwoorde oproepen. Volgens ons contract moeten we 80% van de oproepen binnen twee minuten beantwoorden.
Kwestie
Zodra u de feiten hebt vastgelegd, vermeldt u het door de feiten gedreven probleem. Nogmaals, blijf uit de buurt en kijk naar de implicaties van de feiten:
De klant wordt overspoeld met klachten van medewerkers over onze service, waardoor onze toekomstige contracten met hen in gevaar komen. Bovendien kost het niet-naleven van het contract ons bedrijf $ 1.000 per dag aan boetes.
Doelstelling
Dit is waar u duidelijk krijgt wat uw doel precies is in de situatie. Het zal helpen de hiaten tussen de feiten en de doelstellingen te identificeren.
Ons doel is om 80% van alle oproepen binnen twee minuten volgens het contract te beantwoorden, de huidige achterstand weg te werken en de boetes te stoppen die we oplopen.
Strategie
Nu gaat u achteruit en kijkt u naar het grote geheel: hoe de problemen bij de feiten passen - en wat de juiste corrigerende maatregelen moeten zijn.
Onze strategie is om de slechte prestaties op te lossen door opgeleid reservepersoneel in te schakelen, het callcenter elke dag twee uur per dag te verlengen en, indien nodig, gesprekken te voeren naar een goed opgeleid overloopcentrum.
Plan
Nadat u uw strategie heeft geïdentificeerd, zijn dit de tactische stappen die u zult nemen om deze te implementeren. Hier kunt u naar behoefte taken en tijdlijnen toewijzen.
Accountbeheer
- Review corrigerende actieplan met klant vandaag bij sluiting van bedrijf.
- Zorg elke 24 uur voor klantupdates totdat de serviceniveaus weer conform zijn.
Activiteiten
- Pas systemen aan om vandaag twee extra bedrijfsuren door COB mogelijk te maken.
- Roep dinsdag drie extra fulltime medewerkers op.
wettelijk
- Bekijk de implicaties van niet-conforme contracten en beoordeel schade tot nu toe.
Met behulp van dit raamwerk kunt u snel en gemakkelijk van hoofdpijn naar oplossing gaan en uw team begeleiden naar een productiever gesprek over het oplossen van dilemma's op de werkplek.
3. BRAN: voordelen, risico's, alternatieven, niets
Nee, hier heb ik het niet over de ontbijtgranen! Het is een snel acroniem om u te helpen bij het evalueren van voor- en nadelen en implicaties voor het nemen van een beslissing.
Stel dat uw afdeling bijvoorbeeld probeert te beslissen of u een nieuwe medewerker wilt inhuren om te helpen met campagnes op sociale media.
Laten we naar BRAN kijken.
Voordelen
- Verhoog het aantal vertoningen en merkbekendheid door een consistente aanwezigheid te creëren in de top vijf van sociale media die ons publiek gebruikt.
- Vergroot onze mailinglijst.
- Verhoog het aantal websiteweergaven.
- Houd ons voorop op de sociale mediamarkten.
Risico's
- Het is moeilijk om de ROI te meten voor campagnes op sociale media. Hoe zullen we weten of het werkt?
- Voegt een hoofdtelling en kosten toe die zijn gekoppeld aan een nieuwe huurovereenkomst.
- Niet zeker of sociale naamsbekendheid zal bijdragen aan klanten of omzetgroei.
alternatieven
- Wijs op kleinere schaal sociale media toe aan bestaande medewerkers en meet de resultaten.
- Zoek een goedkope stagiair om het concept in de zomer te bewijzen.
- Deel de kosten van een social media manager met andere afdelingen in de organisatie.
Niets
- Ga door met status quo met huidige marketinginspanningen, voeg geen head count of scope toe en breng geen wijzigingen aan om het stuk sociale media te laten groeien.
Vergeet niet dat je altijd de mogelijkheid hebt om niets te doen. Soms is 'nog niet' een goed antwoord totdat u meer informatie, meer financiering of een duidelijkere batenverklaring verzamelt.
De werkplek kan vaak complex zijn, maar het gebruik van frameworks en tools kan helpen om een deel van die complexiteit te doorbreken - en tot oplossingen en beslissingen te komen die u en uw werk beter van dienst zijn!
