Een nadeel van het samenvoegen van e-mail voor het maken van documenten is dat u meer risico loopt fouten te maken dan wanneer u elk van uw documenten afzonderlijk hebt gemaakt. Als u niet zo bekend bent met het samenvoegen van e-mail, is het risico van het maken van catastrofale fouten die al uw afgedrukte documenten kunnen verknoeien veel groter.
Dat wil niet zeggen dat ervaringsmailsamenvoegingen hun documenten ook niet hoeven te corrigeren. De volgende items zijn de top 5 fouten bij het samenvoegen van documenten waarbij u uw documenten moet controleren voordat u ze finaliseert en ze verzendt om af te drukken.
1. Volledigheid
Het is belangrijk dat u nogmaals controleert of u alle noodzakelijke informatie hebt ingevoerd die nodig is voor een succesvolle samenvoeging. Het is vrij eenvoudig om een veld over het hoofd te zien als u uw document aan het maken bent. Besteed bijzondere aandacht aan adressen en, nog belangrijker, postcodes. Zorg er ook voor dat de begroetingslijnen of andere gebieden waar u meerdere velden achter elkaar hebt ingevoegd allemaal correct zijn ingevuld.
2. Nauwkeurigheid
Hoewel dit misschien als gezond verstand lijkt, zou het u verbazen hoeveel mensen hun e-mailfusies verknallen omdat ze niet op nauwkeurigheid hebben gecontroleerd. Om de nauwkeurigheid van uw samenvoegbewerking te garanderen, moet u ervoor zorgen dat u de juiste velden op de juiste locaties hebt ingevoegd. Als u velden met soortgelijke namen heeft, is het maar al te gemakkelijk om de verkeerde in te voegen. Als u merkt dat u deze fout vaak maakt, is het een goed idee om de namen die u uw velden geeft opnieuw te evalueren om toekomstige verwarring te voorkomen.
3. Afstand
Spatie lijkt misschien niet het belangrijkste bij het werken met mail merges, maar spacing speelt wel een belangrijke factor. Soms is het moeilijk om te zeggen hoeveel spaties u in een document hebt ingevoerd. Het gebruik van mail merge-velden maakt het nog moeilijker om te vertellen, vooral wanneer ze dicht bij elkaar staan. U kunt zelfs merken dat u spaties helemaal hebt weggelaten. Het is belangrijk om uw document te controleren om er zeker van te zijn dat u spaties tussen alle velden heeft, anders zal het uiteindelijke product slechts een groot aantal onleesbare aanloopwoorden zijn.
4. Interpunctie
Net als bij spaties zien veel mensen de waarde en het belang van interpunctie over het hoofd wanneer ze werken met mail merges. Het is gemakkelijk om uw interpunctie over het hoofd te zien wanneer u met samenvoegvelden werkt vanwege de spatiëring. U zult merken dat u de interpunctie vaak verkeerd gebruikt, volledig weglaat of dubbele interpunctie toevoegt wanneer u meerdere samenvoegvelden achter elkaar plaatst.
5. Formatteren
De opmaak van uw tekst is een van de belangrijkste fouten die hebben geleid tot een zoekopdracht "niet samenvoegen werkt niet" Google. Het is belangrijk dat u controleert of de opmaak die wordt toegepast op uw mail merge-velden correct is. Of u nu een newbie-mailfusie bent of honderden e-mailfusies hebt voltooid, het is belangrijk om uw samenvoegvelden te controleren op cursivering, onderstreping en vetopmaak en deze te corrigeren voordat u Afdruk samenvoegen voltooit.
Afsluiten
Dit is geenszins een uitputtende lijst van fouten die u kunt invoeren in een samenvoegproces, maar het is een goede plaats om te beginnen. En het spreekt voor zich dat u moet bewijzen voor andere fouten, zoals typefouten en spelfouten, die in elk document kunnen voorkomen. Niemand is perfect; sommige mensen zijn gewoon beter in doen alsof ze zijn!
