Hoe Microsoft Office-bestanden te beveiligen

Afhankelijk van de versie van Microsoft Office die u gebruikt, kan deze verschillende toepassingen bevatten. Het basisaanbod bevat meestal Word, Excel, PowerPoint en Outlook. PowerPoint lijkt geen inherente beveiliging te bieden, maar Word, Excel en Outlook bieden allemaal een niveau van codering.

Word-documenten beveiligen

Voor Microsoft Word-documenten (Word 2000 en nieuwer) kunt u een hoger beveiligingsniveau kiezen bij het opslaan van een bestand. In plaats van simpelweg op "Opslaan" te klikken, klikt u op het dossier, dan Opslaan als en volg deze stappen:

1. Klik op Hulpmiddelen in de rechterbovenhoek van het dialoogvenster Bestand opslaan
2. Klik op Beveiligings opties
3. Het vak Beveiligingsopties biedt een verscheidenheid aan opties:
   • U kunt een wachtwoord invoeren in het vak naast Wachtwoord om te openen als u wilt dat het bestand volledig ontoegankelijk is zonder het wachtwoord
   • In Word 2002 en 2003 kunt u klikken op de gevorderd knop naast het wachtwoordvak om een ​​hoger coderingsniveau te kiezen dat nog moeilijker in te breken is
   • U kunt een wachtwoord invoeren in het vak naast Wachtwoord om te wijzigen als het OK is voor anderen om het bestand te openen, maar u wilt beperken wie het bestand kan wijzigen
4. De onderkant van het vak Beveiligingsopties biedt ook enkele keuzes om de privacy van het document te beschermen:
   • Verwijder persoonlijke informatie uit bestandseigenschappen bij opslaan
   • Waarschuw voordat u een bestand afdrukt, opslaat of verzendt dat bijgehouden wijzigingen of opmerkingen bevat
   • Sla een willekeurig nummer op om de nauwkeurigheid van het samenvoegen te verbeteren
   • Verborgen markeringen zichtbaar maken bij openen of opslaan
5. KlikOK om het vak Beveiligingsopties te sluiten
6. Selecteer een naam voor uw bestand en klik op Opslaan

Beveiliging van Excel-bestanden

Excel biedt een zeer vergelijkbare stijl van bescherming voor Microsoft Word. Klik gewoon op het dossier, Opslaan als en volg deze stappen:

1. Klik op Hulpmiddelen in de rechterbovenhoek van het dialoogvenster Bestand opslaan
2. Klik op Algemene opties
3. U kunt een wachtwoord invoeren in het vak naast Wachtwoord om te openen als u wilt dat het bestand volledig ontoegankelijk is zonder het wachtwoord
   • U kunt op de klikken gevorderd knop naast het wachtwoordvak om een ​​hoger coderingsniveau te kiezen dat nog moeilijker in te breken is
4. U kunt een wachtwoord invoeren in het vak naast Wachtwoord om te wijzigen als het OK is voor anderen om het bestand te openen, maar u wilt beperken wie het bestand kan wijzigen
5. KlikOK om het vak Algemene opties te sluiten
6. Selecteer een naam voor uw bestand en klik op Opslaan

Outlook PST-bestanden beveiligen

De daadwerkelijke digitale ondertekening en codering van inkomende of uitgaande e-mailberichten en hun bestandsbijlagen is een heel ander probleem dat een andere keer zal worden toegelicht. Als u echter gegevens vanuit uw Microsoft Outlook-mappen naar een PST-bestand exporteert, kunt u bescherming toevoegen om ervoor te zorgen dat de gegevens niet door anderen kunnen worden gebruikt. Volg gewoon deze stappen:

1. Klik op het dossier
2. kiezen Import en export
3. Kiezen Exporteren naar een bestand en klik volgende
4. kiezen Bestand met persoonlijke mappen (.pst) en klik volgende
5. Kies de map of mappen die u wilt exporteren (en selecteer het vakje voor Inclusief submappen als u dat wenst) en klik dan op volgende
6. Kies een uitvoerpad en bestandsnaam en selecteer een van de opties voor uw exportbestand en klik vervolgens op Af hebben
   • Vervang duplicaten door geëxporteerde items
   • Toestaan ​​dat dubbele items worden gemaakt
   • Voer geen dubbele items uit
7. Onder Coderingsinstelling, kies een van de volgende opties
   • Geen codering
   • Comprimeerbare codering
   • Hoge codering
8. Voer onder aan het scherm een ​​wachtwoord in om te gebruiken om het gecodeerde PST-bestand te openen (u moet in beide vakjes hetzelfde wachtwoord invoeren om te controleren of u het wachtwoord hebt gespeld zoals u het bedoeld had, anders kunt u uw eigen wachtwoord mogelijk niet openen) het dossier)
   • Selecteer of niet ook Bewaar dit wachtwoord in uw wachtwoordlijst
9. Klik OK om de bestandsuitvoer te voltooien

(Bewerkt door Andy O'Donnell)