Snelle vraag: Ben je enthousiast wanneer een uitnodiging voor een vergadering in je agenda verschijnt? Ik ga raden dat het antwoord nee is. En toch maken frequente - soms zelfs dagelijkse - vergaderingen deel uit van de cultuur in veel bedrijven.
Ik denk dat personeelsbijeenkomsten meestal tijdverspilling zijn. Natuurlijk begrijp ik dat af en toe een handje nodig is. Maar meestal zijn er andere, efficiëntere manieren om iedereen in uw bedrijf of afdeling op de hoogte te houden van wat er op kantoor gebeurt.
Hier zijn vier dingen om te overwegen de volgende keer dat u overweegt een vergadering te plannen.
1. Onderbrekingen zijn productiviteits- en potentiële winstmoordenaars
Toen ik wat wiskunde deed en besefte dat een vergadering van één uur met 17 mensen (de grootte van het personeel bij ShortStack, inclusief onze externe personeelsleden die met ons meedoen via Google+ Hangouts) echt een vergadering van 17 uur is, heb ik onmiddellijk een motie ingediend om verminderen onze personeelsbijeenkomst om de andere week.
Als u enige motivatie wilt om de hoeveelheid tijd die u en uw personeel doorbrengen in vergaderingen te verminderen, bekijk dan MeetingCalc. Wanneer u het gemiddelde salaris van uw team, plus het aantal deelnemers aan de vergadering aansluit en vervolgens de kosten van de bestede tijd ziet, is de kans zeer groot dat u ook enkele wijzigingen aanbrengt. Bedenk dat een vergadering van één uur met 17 werknemers die gemiddeld $ 40.000 per jaar verdienen, $ 232, 88 kost. Als u dagelijks of zelfs maar een paar keer per week vergadert, loopt die prijs snel op.
2. Instant Messaging is een effectieve manier om het meeste nieuws te verspreiden - sneller
Bij ShortStack gebruiken we een berichten-app genaamd Slack. Iedereen heeft zijn of haar eigen account, dat kan worden gebruikt voor privé-communicatie tussen medewerkers, en dan zijn er kanalen die alle leden van bepaalde afdelingen omvatten.
We hebben bijvoorbeeld een 'algemeen' kanaal waar nieuws dat iedereen aangaat naar buiten gaat; een "ontwikkelingskanaal" waar leden van het dev-team, waaronder wat extern personeel, updates over technische wijzigingen delen, en een "ondersteuningskanaal" om te chatten over problemen met de klantenservice.
En vaak gebruiken we Slack in plaats van vergaderingen. We hebben bijvoorbeeld onlangs onze blog opnieuw ontworpen en het was een behoorlijk groot project. Sommige bedrijven kunnen het nodig vinden om een vergadering te houden om een dergelijke aankondiging te doen. Dit was echter een perfect moment om onze "algemene" chatroom te gebruiken. We hebben het bericht gepubliceerd dat de nieuwe blog actief was en stelden iedereen voor om het eens te bekijken. Als dit een grotere wijziging was, bijvoorbeeld een platformverandering waarvoor een demo nodig was, hadden we een snelle personeelsbijeenkomst gehad. Maar omdat het iets was dat het hele team op hun eigen tijd kon bekijken, hebben we ervoor gekozen om bij de chatroom te blijven.
(Oh, en we hebben ook een "willekeurig" kanaal, waar we dingen delen die niets met werk te maken hebben: stomme-mens-trucsvideo's, belangrijk nieuws over de staat van Jay Z en Beyoncé's huwelijk, en kattenmemes, natuurlijk .)
3. Er zijn andere manieren om te ontmoeten
Enkele leden van het ontwikkelingsteam van ShortStack maken elke middag rond 15.00 uur een wandeling. Ja, technisch gezien zitten ze in een vergadering om de voortgang te bespreken van de verschillende projecten waaraan ze werken, maar het voelt anders dan een typische vergadering op kantoor. Ik weet dat lichaamsbeweging mijn bloed laat stromen en me beter laat denken, dus ik sta volledig achter deze middagwandelingen.
Bovendien is het niet ongewoon dat het ontwikkelingsteam werkt aan projecten waarbij de rest van het kantoor niet is betrokken. Hun middagwandelingen zijn de perfecte tijd voor hen om over die projecten te praten en hun eigen soort "personeelsvergadering" te houden zonder alle tijd van de andere werknemers te gebruiken voor iets dat hen niet kan beïnvloeden of betrekken.
Ik heb ook het onderzoek gelezen dat aantoont dat wandelgesprekken het creatieve denken vergroten, iets waar iedereen een beetje meer van zou kunnen gebruiken. En ik heb gelezen dat het lopen in een groep mensen meer coöperatief maakt, omdat ze allemaal in dezelfde richting bewegen, letterlijk, in plaats van aan een tafel te zitten. (Meer over de voordelen van wandelbijeenkomsten, hier.)
4. Elke vergadering moet worden gepland met productiviteit in het achterhoofd
Er is tijd en plaats voor grotere personeelsbijeenkomsten. Maar wanneer die tijd komt, moet u ervoor zorgen dat u het meeste uit de minste hoeveelheid tijd haalt door een agenda en misschien zelfs duidelijk omschreven doelstellingen te hebben. Bij ShortStack stuurt onze kantoorassistent een paar dagen voor onze vergaderingen om de week een e-mail waarin om agendapunten wordt gevraagd. Dan hebben we één persoon van elke afdeling een snelle - ongeveer drie minuten - informatie geven over wat er gebeurt op inhoud / PR, verkoop, klantenondersteuning, ontwikkeling en andere afdelingen. Dit is het moment waarop ik ook de "stand van zaken" -update en eigen brede verzoeken doe. In de meeste weken duurt onze personeelsvergadering maximaal 40 minuten.
Deze bijeenkomsten vonden elke week plaats en duurden langer omdat elke persoon zijn of haar eigen update gaf. Omdat we de frequentie en lengte hebben gereduceerd, heb ik ook gemerkt dat we meer spontane vergaderingen tussen kleinere groepen hebben. Het lijkt het personeel meer empowerment te geven om de belangrijke en tijdige zaken te regelen en vervolgens updates te delen tijdens de grotere vergadering.
Ik ben benieuwd wat jullie allemaal denken over vergaderingen? Ja of nee? Productief of tijdverspilling? Als je geen fan bent, wat doe je dan in plaats daarvan?
