Zelfs als u zich niet in een positie bevindt waarvoor u veel cijfers moet kraken, hebt u Excel waarschijnlijk minstens een of twee keer in uw carrière moeten gebruiken. Het is een van die programma's die zoveel verschillende toepassingen heeft in verschillende industrieën.
In een van mijn oude banen hebben we bijvoorbeeld Excel niet gebruikt voor het traditionele gebruik van het berekenen van financiële gegevens of het maken van grafieken. In plaats daarvan hebben we een aantal spreadsheets gebruikt om de contactgegevens van werknemers bij te houden, evenals de vervaldatums van taken en toekomstige projecten in het verschiet. En hoewel het zeker een handig hulpmiddel is, heeft het wel enkele beperkingen - wat me naar mijn nieuwe favoriete vervanger brengt: Google Sheets.
Toen ik het voor het eerst ging gebruiken, schopte ik mezelf omdat ik niet eerder de overstap maakte. Het is gestroomlijnd, eenvoudig en mobielvriendelijk. Hoewel het geen perfecte vervanging is voor Excel, zijn er een aantal situaties waarin het aantoonbaar de betere optie is.
Op dit moment raad ik aan om er de spreadsheet van te maken:
1. U werkt samen
In mijn vorige functie schreeuwde ik vaak heen en weer over cellen met mijn collega's om erachter te komen wie het Excel-bestand waaraan we werkten open op hun computer had achtergelaten. Hoewel we allemaal toegang hadden tot de spreadsheet, was het logisch dat we niet altijd toegang hadden tot de meest recente versie, omdat slechts één persoon deze tegelijk kon bijwerken. Het was een enorm gedoe om meerdere opgeslagen iteraties te doorzoeken, op zijn zachtst gezegd.
Dus, tenzij je een grote fan bent van het heen en weer sturen van bestanden of het meerdere keren per dag opslaan van nieuwe versies van dezelfde spreadsheet, is Google de beste keuze. Het is cloudgebaseerd, wat betekent dat meerdere mensen tegelijkertijd toegang hebben tot het bestand en het kunnen gebruiken. Alle wijzigingen worden in realtime doorgevoerd.
Er is ook een optie om opmerkingen achter te laten, dus als u een vraag hebt waarom een van uw partners een nummer heeft gewijzigd of een kolom (of iets anders echt) heeft toegevoegd, kunt u een snelle opmerking toevoegen. Bovendien is er ook een manier om de revisiegeschiedenis te bekijken, voor het geval u terug wilt naar een eerdere versie. De functionaliteit maakt communicatie een fluitje van een cent.
2. U trekt realtime gegevens
Dit is een van de coolste functies die ik pas onlangs heb ontdekt: omdat het programma inherent verbonden is met Google, kunt u formules invoeren voor aandeleninformatie, RSS-feeds of zelfs de vertaalfunctie van Google gebruiken.
Dit betekent dat uw werkblad automatisch gegevens kan ophalen die u mogelijk eerder hebt verzameld en handmatig hebt verzameld. Ik realiseer me dat dit een nichegebruik is, maar laten we zeggen dat u een paar aandelen in de gaten wilt houden; het enige dat u hoeft te doen, is de formule en de naam van de aandelenkiezer in te voeren en voila: u hebt uw eigen persoonlijke tracker gemaakt die in realtime wordt bijgewerkt (zolang u verbonden bent met internet).
3. U moet regelmatig updaten
Een van de eerste dingen waarvoor ik Google Sheets gebruikte (op persoonlijke basis) was het bijhouden van mijn yogalessen; Ik wilde locatie, studio, uren en aantal studenten opnemen voor toekomstige fiscale redenen, evenals accumulatie van lesuren. Bladen waren voor mij het meest logisch, vanwege de gratis mobiele app-functie en het eenvoudige formaat.
Hoewel het gebruik van een telefoon voor complexe formules waarschijnlijk niet ideaal is, was het perfect voor snelle en frequente updates terwijl ik onderweg was.
Als het uittrekken van een computer om een klein stukje gegevens toe te voegen klinkt als een karwei, vind je Spreadsheets handig voor het gemak en onmiddellijke synchronisatie; zodra u de informatie toevoegt, wordt deze overal bijgewerkt, niet alleen op uw telefoon.
Dit kan handig zijn als u een doorlopende lijst bijhoudt van mensen die u ontmoet tijdens netwerkevenementen of klantdiners; uw blad kan naam, datum, locatie en alle informatie bevatten die u in gedachten wilt houden voor vervolg-e-mails. Of u kunt het gebruiken om uitgaven bij te houden en mijlen af te leggen voor zakenreizen.
De opties voor het gebruik van het programma onderweg zijn oneindig; in tegenstelling tot de meeste apps (zoals apps voor budgettering, lijsten maken, enzovoort), kunt u zoveel kolommen en rijen maken als u nodig hebt.
4. Je hebt een beperkt budget
Ik zal dit kort en krachtig houden: Sheets is free; Excel is dat niet.
Als uw bedrijf betaalt en Excel verkiest, wilt u zich uiteraard naar hen uitstrekken (tenzij u in staat bent om een duidelijk argument voor de overstap te maken). Maar als dat niet het geval is, lijkt de keuze zo duidelijk.
Voor de diehard Excel-gebruiker, ik weet zeker dat je genoeg redenen hebt waarom je bij je programma blijft - en het is logisch om je eraan te houden, vooral als je in een financiële of data-analistenpositie bent en duizenden cellen gebruikt ter waarde van gegevens die Spreadsheets niet kunnen verwerken.
Maar voor sommigen van ons is het gewoon niet logisch om een desktop-gebaseerd programma te gebruiken in een omgeving die steeds meer samenwerkt. Het kan uw werk een beetje eenvoudiger maken - en wie wil dat niet?
