Als je het woord 'ontmoeting' tegen je team zegt, heb je veel meer kans op gekreun en gemompel van 'Waarom?' In plaats van een 'Heck yeah! We kunnen niet wachten! '
Een van de redenen dat veel vergaderingen de neiging hebben zo slecht te gaan, is omdat ze niet goed beginnen. Zoals je waarschijnlijk hebt gemerkt, zetten de eerste paar minuten vaak de toon voor de rest. Als het geen sterke start heeft, gaan je teamleden weg of gaan ze uit het spoor. En je weet dat er niets erger aanvoelt dan een discussie te leiden en mensen te zien staren naar hun telefoon.
Als je de tijd hebt genomen om je voor te bereiden, kun je dit natuurlijk vermijden. Uw vergaderingen moeten immers niet alleen op de automatische piloot plaatsvinden. Je hoeft ze niet allemaal te starten door gewoon de agenda te starten en door te lopen. In plaats daarvan kunt u het op verschillende manieren starten.
1. Vertel iedereen waar de vergadering over gaat
De meeste mensen zijn afgestemd op WIIFM (wat heb ik eraan?). Om de aanwezigen te betrekken, moet je ze er eerst aan herinneren waarom ze bij jou in een kamer zitten en van hun werk worden weggetrokken. Ja, je hebt waarschijnlijk iets vermeld toen je de vergadering organiseerde, maar het is altijd goed om het doel opnieuw te vermelden. (Hint: als u geen dwingend doel kunt bedenken, moet u de vergadering waarschijnlijk annuleren.)
Volg vervolgens de reden waarom uw team er specifiek is om deze kwestie te bespreken. U hoeft niet naar elk lid te wijzen en te delen waarom hij of zij nodig is in de vergadering, maar u moet wel duidelijk maken dat iedereen daar is met een reden. "Als marketingteam van het bedrijf is het aan ons om drie solide ideeën te bedenken om ons publiek volgend kwartaal te laten groeien" of "Iedereen in deze kamer werd aanbevolen door uw manager vanwege uw organisatorische vaardigheden." (Nogmaals, als er iemand in de vergadering die geen doel heeft, laat hem of haar niet deelnemen.)
2. Moedig positiviteit aan
Hoe u de vergadering start, dicteert meestal hoe de rest verloopt. Als de vergadering begint met klagen, vastgrijpen en zeuren, kan dat ook heel goed aflopen. Aan de andere kant kan optimisme een positief effect hebben op de rest van de discussie.
Je kunt je teamleden vragen elk iets te delen dat goed gaat. Of, als de groep te groot is, kun je beginnen met het prijzen van de groep voor een recente prestatie - of die nu groot of klein is. Wat er ook gebeurt binnen uw bedrijf of uw afdeling, het is van cruciaal belang om het gesprek op een vrolijke manier te beginnen. Anders gaan mensen vergaderingen associëren met lezingen, slecht nieuws en teleurstellende rapporten.
3. Deel een verrassende statistiek of aangrijpende quote
Een verrassende statistiek of een verhelderend citaat is niet alleen een goede opener voor een toespraak; het kan ook het voer zijn voor een geweldige discussie. Geef uw team een paar minuten om te bespreken wat het betekent voordat u verder gaat met het hoofddoel van de vergadering.
Uiteraard moet het een stat of quote zijn die op de een of andere manier betrekking heeft op de inhoud van de algemene vergadering. Misschien zijn het cijfers van de recente groeiprojecties van het bedrijf, of misschien is het een schokkend citaat uit een nieuwe industriële studie. Wat het ook is, het moet relevant genoeg zijn om uw team gefocust en op koers te houden.
4. Vertel een verhaal
Een verhaal kan een moraal onderwijzen, een belangrijke les leren of zelfs mensen aan het lachen krijgen. Het beste deel ervan is dat het niet uit je eigen mond komt, wat "de klap" verzacht (als het verzachten van de blaas nodig is).
Net als een citaat of een stat, moet je een verhaal delen dat op de een of andere manier betrekking heeft op de vergadering. Je hebt hier echter een beetje meer flexibiliteit. U kunt bijvoorbeeld een succesverhaal delen; iets dat goed ging met een klant of een teamlid dat verder ging dan zijn plicht. Of je kunt praten over iets dat je onlangs hebt gelezen, waarbij een ongelooflijk succesvolle productuitrol is betrokken, waardoor je de strategie opnieuw hebt bedacht die je in eerste instantie hebt opgesteld. Mensen hebben de neiging zich goed te verhouden tot een anekdote, ongeacht de context. Om nog maar te zwijgen over het feit dat het hart bij het denkproces wordt betrokken, in plaats van alleen de geest.
Een goede vergadering is een beetje een kunstvorm, dus geef jezelf wat tijd om de stroom te doorgronden. De eerste keer gaat het misschien niet perfect, maar er is altijd ruimte voor verbetering als je je best doet om het te laten werken.
