45 Productiviteitstips voor extreem drukke mensen - de muze

Je rent van vergadering naar vergadering. Je inbox is tot de nok gevuld (en je staat er bijna mee). Je besteedt uren en uren aan het werken elke dag en hebt nog steeds niet het gevoel dat je een deuk hebt gemaakt in je takenlijst.

We begrijpen het. We zijn er geweest. En we weten dat er gewoon nooit genoeg uren op de dag zullen zijn. Daarom hebben we een lijst samengesteld met de ultieme productiviteitstips die u helpen het meeste uit uw tijd te halen.

Van het plannen van je aanval op de dag tot het voorkomen van e-mail van het afhandelen van die afleidingen die altijd opduiken, we helpen je om alles zo efficiënt mogelijk te doen, zodat je eindelijk tijd hebt voor andere dingen (zoals, je weet wel, slaap).

Uw taken plannen

1. Overschat niet het aantal dingen dat u op een dag kunt doen. In plaats van een enorme lijst met taken te maken (en je gefrustreerd te voelen als je deze niet hebt voltooid), probeer je onze 1-3-5 takenlijst: plan om een ​​grote taak, drie middelgrote taken en vijf te krijgen kleine taken die elke dag worden uitgevoerd.
2. “Als ik al iets klaar heb, schrijf ik het op en vink het af van de lijst. Het voelt altijd goed om iets gedaan te zien krijgen. ” Michael Peggs, @michaelpeggs
3. Probeer emoties aan je taken te hechten: Herinner jezelf eraan dat het voltooien van een groot klantpraatje je "triomfantelijk" zal doen voelen of je belastingaangifte afronden zal je "massale opluchting" geven, misschien gewoon de boost die je nodig hebt om er doorheen te komen.
4. Zet nooit een enorm project als slechts één taak op uw lijst. In plaats daarvan splitst u het op in de kleinere taken om u te helpen op koers te blijven met het bereiken van uw uiteindelijke doel.
5. “Dankzij Evernote is mijn organisatiesysteem getransformeerd van een onhandige mash-up van notebookpagina's, plaknotities en tekstbewerkingsbestanden naar een strak geweven, geïntegreerd Evernote-systeem dat wordt gesynchroniseerd op mijn laptop, mobiele telefoon en tablet. Van klantnotities tot blogconcepten tot spraakscripts, het is er allemaal. " Michael Terrell, @michaelterrell
6. Terwijl u nadenkt over alle dingen die u moet doen - zowel op het werk als in het leven - overweeg dan welke taken u van uw bord kunt verwijderen door ze uit te besteden.
7. Laat het ding dat je het liefst doet het eerst het eerst doen. Dit zal je aanmoedigen om het sneller gedaan te krijgen, zodat je de taken die je leuker vindt kunt uitvoeren, waardoor de rest van je dag een beetje beter wordt.
8. Voltooi één belangrijke taak voor de lunch. Door één groot ding vroeg uit de weg te ruimen, kun je een herlevende lunchpauze nemen en de middag fris beginnen, zonder paniek te voelen over die enorme taak op je lijst.
9. “Elke zondag maak ik een lijst van wat ik die week moet doen. Ik blokkeer een dag om de items af te krijgen. Ik bewaar de laatste 30 minuten van elke werkdag om een ​​plan voor de volgende dag te maken met drie prioritaire taken. Ik gebruik die laatste 30 minuten ook om taken te sluiten en e-mail te controleren. Dit maakt vroege ochtenden zoveel gemakkelijker! ” Anna Runyan, @classycareer
10. Er zijn heel veel taakbeheersystemen, dus uiteindelijk gaat het erom te vinden wat voor jou werkt en je eraan te houden. Het voortdurend uitproberen van nieuwe systemen zal op de lange termijn een verspilling van je tijd zijn, dus besteed een maand aan experimenteren en zet je vervolgens in. Hint: uw ultieme systeem kan een combinatie van meerdere zijn!

Omgaan met e-mail

1. Controleer e-mail alleen op specifieke tijdstippen gedurende de dag en probeer deze te beperken tot slechts 4-5 keer per dag. Als je bijna niet zoveel zelfbeheersing hebt, gebruik dan een tool zoals Inbox Pause om te voorkomen dat e-mails in je inbox verschijnen totdat je er klaar voor bent.
2. Als e-mail je echt naar beneden haalt, probeer dan het Time Management Ninja-systeem door het slechts twee keer per dag te controleren.
3. Moet u e-mails snel beantwoorden? Voeg de functionele handtekening "Verzonden vanaf mijn iPhone" toe onderaan de pagina, zelfs als u e-mailt vanaf uw computer. Hoewel je dit niet altijd zou moeten doen, is het een snelle manier om een ​​aantal antwoorden van één zin te verwijderen zonder dat mensen denken dat je onbeleefd bent.
4. Benader uw e-mails in termen van hoe lang het u zal kosten om ze te beantwoorden. Als het minder dan drie minuten duurt om te antwoorden, moet u het nu gewoon doen. Als het meer nodig heeft, leg het dan opzij. En dan, als je veel tijd hebt, pak die dan eerst aan.
5. Hoe sneller u reageert, hoe korter uw reactie mag zijn - en hoe minder tijd u hoeft te verspillen met de uitleg 'Sorry voor de vertraagde reactie'. Dus als u niet binnen 48 uur op een e-mail kunt reageren, antwoord dan in ieder geval met een snelle "Ik kom hier zo op!"
6. Maak eens per kwartaal een enorme inbox schoon en archiveer alle berichten ouder dan twee tot drie maanden. (Serieus, ze op dit moment beantwoorden zou gewoon beschamend zijn.) Als e-mails waarop je bent geabonneerd, in je inbox rollen, neem dan een snelle beslissing over of je ze daadwerkelijk leest of dat je je moet afmelden.
7. “Controleer 's ochtends niet meteen e-mail. Het is te gemakkelijk om op een zijspoor te geraken door op berichten te reageren. Ik merk dat wanneer ik wacht tot nadat ik enkele van de prioriteitsitems in mijn takenlijst heb voltooid, ik meer aandacht aan de e-mails kan geven en ik ook het gevoel heb dat ik mijn werk ook heb volbracht. " Hannah Morgan, @careersherpa
8. Gebruik standaardantwoorden om te voorkomen dat u steeds opnieuw dezelfde dingen typt. Voor elke e-mail die u regelmatig verzendt - of zelfs slechts een deel van een e-mail, zoals de afrondingsparagraaf - maakt u een standaardreactie die u kunt bekijken wanneer u deze nodig hebt. Nog nooit gehoord van ingeblikte reacties? Lees hier meer
9. Stel automatische filters in om e-mails onmiddellijk uit uw inbox te halen en in de juiste map te plaatsen. (Dit is een geweldige optie voor zaken als nieuwsbrieven waarnaar u op uw eigen tijd wilt terugkomen.)
10. Gebruik Boomerang om e-mails uit je inbox te halen totdat je klaar bent om ze af te handelen. Dit is handig om twee redenen: ten eerste haalt het de boodschap uit het zicht en uit het hart, waardoor je ruimte hebt om over andere dingen na te denken. Ten tweede herinnert het je later automatisch aan de e-mail, waardoor je je minder zorgen hoeft te maken over het bijhouden van je e-mail.
11. Wilt u minder e-mail in uw inbox ontvangen? Probeer een auto-responder te maken met antwoorden op veelgestelde vragen die u krijgt. Beantwoord indien mogelijk altijd e-mails met stellingen in plaats van vragen om teveel heen en weer te vermijden.

Vergaderingen beheren

1. Plan niet meer tijd in dan nodig. De meeste vergaderingen zijn gepland voor een heel uur, wanneer ze 20 minuten, 30 minuten of maximaal 45 minuten moeten zijn.

2. Plan geen “updatevergaderingen” -een update kan bijna altijd via e-mail gebeuren. Als het doel van de vergadering niet is om een ​​beslissing te nemen of samen een actie te voltooien, annuleer deze dan (of stel je baas mooi voor dat het misschien niet nodig is).

3. Groepeer uw vergaderingen back-to-back om te voorkomen dat u te vaak moet overschakelen van de vergadermodus naar de werkmodus of om te gaan met ongemakkelijke tijd tussen vergaderingen waar u het gevoel hebt dat u niets gedaan kunt krijgen. Beter nog, plan een vergadervrije dag, zodat je ten minste één dag hebt waarop je echt in gericht werk kunt duiken.

4. Als je iemand buiten kantoor ontmoet, denk er dan over na of je echt persoonlijk moet afspreken. Zou uw doel kunnen worden bereikt met een telefoongesprek of videoconferentie?

5. Wees ongelooflijk proactief om vergaderingen op schema te houden. Stuur iedereen een agenda voor elke vergadering en, als het gesprek van onderwerp afwijkt, wees niet bang om het in te perken. Een eenvoudige, "laten we tijd plannen om dat later te bespreken als het nuttig is, omdat we nog maar 10 minuten over hebben, " werkt perfect.

6. Heeft u een één-op-één telefonische vergadering? Stiekem proberen het onder de 19 minuten te houden. Dit zal je helpen om vriendelijk chit-chat tot een minimum te beperken en direct ter zake te komen. En als het gesprek aan de gang is, geef dan een mooi excuus waarom je moet ophangen (zoals een harde stop of een stervende telefoon).

Mastering Time Management

1. Stel uw planning samen op basis van uw beste tijden om dingen voor elkaar te krijgen. Weet je dat je 's ochtends on-point bent? Maak tijd vrij voor gericht werk en probeer het vrij te houden van vergaderingen of afleidingen. Altijd een pauze rond 15.00 uur? Plan hier elke dag een uur voor hersenloze taken.
2. “Onderschat de kracht van kleine stukjes tijd niet om dingen voor elkaar te krijgen. In plaats van de 15 minuten tussen vergaderingen te verspillen, kun je een lijst met kleine taken bedenken die je binnen 15, 10 of zelfs vijf minuten kunt uitschakelen: e-mails beantwoorden, contact opnemen met een contactpersoon, lees wat in de branche wordt gedaan. ” Snel bedrijf
3. Weet u niet zeker waar al uw waardevolle tijd naartoe gaat? Gebruik een tracker zoals Rescue Time of Toggl om de hele dag bij te houden wat je doet. In de loop van een week of twee zul je een idee krijgen van wat de tijdrovende daders zijn - en in staat zijn om je aanval te plannen voor hoe je ze kwijt raakt.
4. Je zou niet het hele weekend moeten werken, maar probeer een paar uur te vinden om je inbox op te ruimen, kleinere, hersenloze taken te elimineren en een voorsprong te nemen op dreigende projecten. Dit doen tijdens het kijken naar een film op zondagavond kan een geweldige manier zijn om het voor elkaar te krijgen zonder het gevoel te hebben dat je teveel werk doet.
5. Gebruik deadlines en tijdslimieten in uw voordeel. Zelfs als u technisch geen deadline hebt voor een taak, stel deze dan zelf in. Als je weet dat je maar twee uur hebt om iets voor elkaar te krijgen, kun je ervoor zorgen dat je er geen uur aan verspilt op internet.
6. Het klinkt contra-intuïtief, maar zorg ervoor dat je voldoende pauzes plant gedurende de dag. We zijn het meest productief wanneer we brokjes gericht werk hebben gevolgd door korte pauzes. Probeer een online timer te gebruiken om jezelf eraan te herinneren om op te staan ​​van je bureau, een snack of wat water te pakken, of een paar minuten met een collega te chatten voordat je teruggaat naar de slijpsteen.
7. Budget beperkte tijd voor uw favoriete afleidingen. Als je weet dat je 10 minuten op Instagram doorbrengt nadat je een paar uur hebt gewerkt, kun je er nu geen tijd aan verspillen. En als je dat gebruikt als beloning om hard te werken, kun je gemotiveerd blijven.
8. “Als je problemen hebt om aan een project te beginnen, begin dan met een streepje. Met andere woorden, stel een bepaalde hoeveelheid tijd of een bepaalde hoeveelheid werk in het project in die u moet doen voordat u verdergaat met iets anders. " 43 Mappen
9. “Zorg altijd voor back-uptaken. Er zijn momenten waarop het leven je productiviteit probeert te ontsporen: een persoon met wie je moet praten is niet beschikbaar, internet is niet beschikbaar of je kunt je gewoon niet concentreren op de taak die voor je ligt. Heb altijd andere opties zodat je iets voor elkaar kunt krijgen , zelfs als je je primaire taak niet kunt voltooien. ” Time Management Ninja

   Omgaan met afleidingen

10. “Ik zet mijn computer uit en laat mijn telefoon op vreemde plaatsen achter waardoor ik hem niet onmiddellijk kan vinden. Dat zorgt ervoor dat ik geen verbinding heb en volledig aanwezig ben. En de waarheid is dat ik weet dat mijn brein een pauze nodig heeft, anders zal mijn bedrijf lijden. ” Christie Mims, @revolutionsclub
11. Een snelle oplossing nodig om te voorkomen dat uw collega's u afleiden? Steek je koptelefoon in. Het is niet fool-proof, maar mensen zullen u veel minder benaderen met een niet-dringende vraag of roddel als u er ingeplugd en on-task uitziet.
12. Als u interessante artikelen tegenkomt, laat het lezen ervan dan uw productiviteit niet in de weg staan. Gebruik in plaats daarvan een service zoals Pocket of Instapaper om ze op te slaan om later te lezen als je meer tijd hebt (zoals misschien tijdens je woon-werkverkeer).
13. Wijs elke week internetvrije tijden aan. Hoewel veel van ons werk afhankelijk is van internet, zijn er nog steeds dingen die we zonder dit moeten doen - en dit zijn vaak de gerichte taken die we het meest vermijden. Schakel je wifi een paar uur per week uit om in die taken te duiken.
14. Wees agressief over hoe u sociale media op het werk gebruikt. In het ideale geval zou u het helemaal niet moeten gebruiken. Als het moet, beperk het dan tot de door u ingestelde "afleidingstijd" en schakel automatisch inloggen uit zodat u een barrière heeft telkens wanneer u naar Facebook komt. Moet je agressief zijn? Probeer een app zoals SelfControl om uw toegang gedurende de werkdag te blokkeren.
15. Stop met proberen te multitasken! We zijn er echt niet voor gebouwd, en hoewel het kan aanvoelen dat je meer gedaan krijgt, zal alles je uiteindelijk langer kosten. Als dit moeilijk voor je is, breng dan een week of twee agressief door met mono-tasking.
16. “Net als multitasking, overbelast je zintuigen en wordt het moeilijker om dingen voor elkaar te krijgen. Dus als je merkt dat je problemen hebt met focussen, kijk dan rond op je bureau (en je bureaublad) om te zien of een van hen een beetje opgeruimd moet worden. ” Ooomf
17. Sluit uzelf af van collega's wanneer u gerichte tijd nodig hebt. Als u een intern chatsysteem gebruikt, zet dan uw "Niet storen" -bericht op om mensen te laten weten dat u aan iets werkt en wanneer u weer beschikbaar bent. En als u een echt kantoor met een deur hebt? Sluit het, met een mooi briefje aan de voorkant dat hetzelfde verklaart.
18. Zorg voor de ultieme focus dat geen van uw apparaten is ingesteld om u te pingen wanneer nieuwe berichten binnenkomen. Zelfs zoiets kleins als een buzz van uw telefoon kan voldoende zijn om een ​​productieve stroom te slopen.