IMAP is een afkorting voor "Internet Message Access Protocol" en toegang tot internetboodschappen is precies wat het protocol u toestaat.
POP en IMAP, de protocollen voor e-mailtoegang
Wanneer u e-mailberichten ontvangt die in uw inbox zijn ontvangen van een e-mailserver die een e-mailprogramma gebruikt (bijvoorbeeld op een computer of een mobiele telefoon), hebben de server en uw programma (als de klant) in de begindagen van de e-mail de Post Office Protocol (POP) om te communiceren.
Het downloaden van berichten naar een e-mailprogramma is wat IMAP en POP delen. Hoewel POP is ontworpen om dat alleen te doen, biedt IMAP veel nuttige functies meer.
POP en zijn probleem met meerdere computers of apparaten
In een typische POP-sessie downloadt uw e-mailprogramma alle nieuw binnengekomen berichten en verwijdert deze e-mails onmiddellijk van de server. Deze procedure bewaart ruimte op de server en werkt natuurlijk perfect, mits u uw e-mail opent vanaf slechts één computer of apparaat en precies één e-mailprogramma.
Zodra u probeert te werken aan uw e-mail van meer dan één machine (een desktop op het werk, een laptop thuis en een telefoon, bijvoorbeeld), wordt POP-e-mail en een grote hoofdpijn om te beheren:
- Inkomende e-mails ontbreken in al uw e-mailprogramma's
- Berichten kunnen niet eenvoudig opnieuw worden gedownload (dus je wendt zich tot het doorsturen en doorsturen van berichten naar jezelf),
- Je moet overal regels opnieuw creëren en
- Verzonden berichten zijn meestal alleen beschikbaar op de machine waarvandaan u deze hebt verzonden
Dit is slechts een kort overzicht van de dingen die de neiging hebben mis te lopen met POP-e-mail.
De bron van verontruste POP-e-mailtoegang
Aan de basis van al deze problemen ligt POP's concept van offline e-mailtoegang.
E-mailberichten worden bezorgd op de server. Een e-mailprogramma downloadt ze naar uw computer en verwijdert alle berichten onmiddellijk van de server. Dit betekent dat ze allemaal lokaal zijn voor het computer- en e-mailprogramma. Dit is waar u berichten naar mappen verwijdert, beantwoordt, sorteert en archiveert.
Hoe kan IMAP dit verbeteren?
Hoewel IMAP op vrijwel dezelfde manier als POP kan worden gebruikt voor offline e-mail, biedt het ook online e-mailverwerking waarmee acties tussen e-mailprogramma's automatisch worden gesynchroniseerd.
IMAP: uw e-mailinbox in de cloud
Wat betekent dat? In feite opereert u op de mailbox die zich op de server bevindt alsof deze lokaal bij uw machine hoort. Berichten worden niet onmiddellijk gedownload en verwijderd maar bevinden zich op de server en het e-mailprogramma bewaart alleen een lokale kopie voor weergave.
Op de IMAP-server kunnen de berichten worden gemarkeerd met vlaggen zoals "seen", "deleted", "answers", "flagged". (IMAP ondersteunt ook door de gebruiker gedefinieerde vlaggen, deze worden echter zelden gebruikt.)
Gesynchroniseerde toegang tot alle e-mailmappen
Wat doe je nog meer met berichten in je e-mailclient? Je zou ze in verschillende mappen opslaan en je zou in de mappen zoeken naar specifieke berichten. Beide kunnen via IMAP ook op de server worden gedaan.
U kunt daarin e-mailmappen en bestandsberichten instellen en u kunt de server vragen in de repository te zoeken en de resultaten aan u te leveren.
Aangezien u de e-mails rechtstreeks op de server manipuleert, is het gebruik van meerdere computers voor toegang tot hetzelfde e-mailaccount een fluitje van een cent.
Het is zelfs mogelijk om hetzelfde account en dezelfde map tegelijkertijd te openen in een webinterface en op uw telefoon. Elke actie die u op één plaats uitvoert, wordt automatisch gespiegeld op de server en vervolgens op het andere apparaat.
Gedeelde mappen
IMAP biedt ook toegang tot gedeelde postvakken. Dit is een eenvoudige manier om informatie te delen of om ervoor te zorgen dat belangrijke e-mail (bijvoorbeeld een ondersteuningsmailbox) wordt behandeld: alle ondersteuningsmedewerkers hebben toegang tot het IMAP-postvak en zij zullen onmiddellijk zien welke berichten zijn beantwoord en welke nog steeds in afwachting.
Dat is de theorie. In de praktijk worden gedeelde mappen niet vaak gebruikt en is de ondersteuning beperkt tot e-mailservers en -programma's.
Voorbeeld IMAP-gebruik
Stel je Jina voor, die graag werkt in de keuken met haar laptop en aan het meer met een iPad maar ook een computer aan het werk heeft.
Toen ze vlak voordat ze het kantoor verliet haar IMAP-inbox zag, was er een dringende e-mail van John, haar vriend. We weten niet wat hij wilde weten, maar het was belangrijk genoeg voor Jina om de boodschap als belangrijk te markeren.
Thuisgekomen was Jina de boodschap van Johannes al vergeten. Dankzij routine sleepte ze haar draagbare computer naar de keukentafel en checkte ze haar inbox. John's boodschap was daar natuurlijk, hij eiste aandacht met zijn rode, gloeiende vlag. Jina antwoordde onmiddellijk.
Het bericht dat Jina naar John heeft gestuurd, werd automatisch opgeslagen op de IMAP-server in de map "Verzonden items". De volgende dag en op het strand bevatte de inbox van Jina een bericht van John dat als "beantwoord" was gemarkeerd en haar antwoord was gemakkelijk toegankelijk in de map "Verzonden items".
