Ik hou van schrijven en ik hou van alle 'regels' die erbij horen. En hoewel ik begrijp dat het kopiëren van mijn tweets en Facebook-berichten voordat ik ze met de wereld deel een beetje veel is voor de meeste mensen, denk ik dat er een paar schrijfregels zijn die we allemaal moeten volgen - vooral op het werk.
Maar velen van ons (waaronder ikzelf) breken ze dagelijks, vaak zonder het te beseffen. En hoewel perfect proza misschien niet van het allergrootste belang is in elk kantoor of elke branche, is er waarschijnlijk iemand - een collega, een klant of je baas - die je schrijven opmerkt en, erger nog, een oordeel vellen over je professionaliteit op basis daarvan .
Let dus voordat u een nieuwe e-mail opstelt op de meest voorkomende schrijffouten op de werkplek en volg deze handleiding om ze te voorkomen.
1. Te nonchalant schrijven
Voorbeeld: bedankt voor je feedback, Joe! Zal je morgen wel zijn.
Ik heb het geluk om in een vrij informele omgeving te werken - een omgeving waar we flip-flops kunnen dragen (en doen) om belachelijk veel foto's van elkaars gezichten te e-mailen.
Maar die nonchalance is niet de norm voor elk kantoor, wat betekent dat het het beste is om formeler te zijn dan frivool in uw professionele schrijven. Hoewel dat natuurlijk betekent dat je afkortingen en jargon moet omzeilen, betekent het ook dat je in volledige zinnen schrijft, de juiste spelling gebruikt en bijnamen vermijdt. Er kan een moment komen waarop je je comfortabel genoeg voelt om meer nonchalant te praten met de ontvanger van je bericht, maar in het bedrijfsleven is het altijd beter om het veilig (en professioneel) te spelen dan sorry.
2. Passieve stem gebruiken in plaats van actief
Voorbeeld: het bijgevoegde document is ontvangen door het team.
Laten we dit eerst uit de weg ruimen: passieve stem - dat wil zeggen wanneer de ontvanger van een actie het onderwerp van de zin is (in dit geval het document) - is niet grammaticaal onjuist. Maar zinnen die passief worden geformuleerd, lijken vaak ongemakkelijk of onnodig vaag. Actieve stem - wanneer degene die actie onderneemt het onderwerp van de zin is - is meestal directer en duidelijker. Het klinkt ook meer gezaghebbend en kan een betere manier zijn om eigendom of verantwoordelijkheid te tonen voor wat je hebt gedaan. ("Ik heb de klant $ 5.000 bespaard" laat je prestatie veel beter zien dan "$ 5.000 is gered.")
3. Overmatig gebruik van uitroeptekens
Voorbeeld: Hallo Bob! Ik hoop dat je een goed weekend hebt gehad! Ik wil het Q1-rapport opvolgen en hoopte dat je me misschien het laatste concept kon sturen - geen haast! :-)
Ik begrijp absoluut de redenen waarom mensen uitroep-blij worden in professioneel schrijven. Het kan gemakkelijk zijn om de toon of emotie achter een e-mail verkeerd te interpreteren als het niet voor de hand liggende uitingen van temperament zijn, en mensen vullen hun schrijven vaak met uitroeptekens in een poging om aan te tonen dat ze vriendelijk zijn. Maar de waarheid is dat het gewoon niet professioneel is - en erger nog, het kan als jeugdig overkomen. (Hetzelfde geldt voor emoticons - een smiley zal je punt nooit op een intelligent klinkende manier overbrengen.)
Vergeet niet dat uitroeptekens bedoeld zijn om nadruk te tonen en dat ze de neiging hebben hun betekenis te verliezen wanneer ze te veel worden gebruikt. Gebruik ze spaarzaam, en bij twijfel helemaal niet.
4. Vage onderwerpregels schrijven
Voorbeeld: Onderwerp: dinsdag; Body: Ik heb het Q1-rapport nodig dat aanstaande dinsdag is afgeleverd.
Het onderwerp van uw e-mail moet een korte samenvatting zijn van wat zich in het lichaam bevindt. Dit is een heel eenvoudig concept dat verrassend genoeg nog steeds niet door de grote meerderheid van de werkende wereld is begrepen. Maar wanneer de meesten van ons meer dan 200 e-mails per dag ontvangen en vaak door een overvolle inbox moeten scannen voor de onderwerpen die we zoeken, kan het een bijzonder irritante zakelijke schrijffout zijn om uw onderwerpregels vaag te laten.
Met alle professionele communicatie is uw doel om zo snel mogelijk duidelijkheid te bieden - en in e-mail begint dat bij uw onderwerpregel. In het bovenstaande voorbeeld zou 'Q1-rapport: komende dinsdag' veel duidelijker zijn dan 'dinsdag'.
5. Jargon-gelukkig worden
Voorbeeld: Kunt u de FS-nummers trekken en controleren of ze evenwijdig zijn aan onze STH-telling?
Hoewel je misschien denkt dat het gebruik van modewoorden uit de industrie of het bedrijf je professioneel en bekend maakt, verslaat het je doel als niemand kan begrijpen wat je zegt. Vergeet niet dat, zelfs als u denkt dat uw directe ontvanger weet waar u het over hebt, uw bericht kan worden doorgegeven aan anderen, zowel binnen als buiten uw organisatie.
De beste e-mail of kennisgeving is er een die uw punt (of uw verzoek of uw antwoord) direct duidelijk maakt, en jargon verhult dat doel onnodig.
Ja, we breken allemaal deze regels van tijd tot tijd (hey, ik heb menig smileygezicht verzonden via e-mail van mijn kantoor op mijn dag). En in een snelle e-mail in een informeel kantoor naar een naaste medewerker, zo nu en dan? Fijn. Maar over het algemeen is uw beste gok om het veilig te spelen, professioneel te blijven en uw werk te herzien om deze gemeenschappelijke blunders uit uw schriftelijke communicatie te houden.
Wilt u uw schrijven blijven verbeteren? Zo kun je in 10 minuten een betere schrijver worden.
