Je hebt waarschijnlijk het advies gehoord dat elke e-mail die je verzendt een duidelijke call-to-action voor de ontvanger moet bevatten. Het is logisch - als er niets is dat je ze echt nodig hebt om met die e-mail te doen, moet je het dan echt verzenden?
Als je echter expliciet bent over wat je nodig hebt, kan dat ook een beetje contra-intuïtief zijn. We willen geen stoomwals lijken, dus sturen we berichten die zo beleefd vaag zijn dat ze helemaal onduidelijk zijn. De ontvanger komt helemaal tot het einde en denkt: "Ehh, OK … wat nu?"
Schuldig zoals beschuldigd? Je bent niet de enige - daarom heb ik deze eenvoudige call-to-action-sjablonen samengesteld die je kunt kopiëren, plakken en gebruiken in je eigen e-mails.
Sommige oproep tot actie Do's en Don'ts
Voordat we naar de sjablonen gaan, bespreken we enkele praktische tips die u in gedachten moet houden wanneer u call-to-actions in uw e-mails gebruikt.
Deze eerste die je waarschijnlijk zou zien aankomen: wees niet te algemeen. Word specifiek over wat u precies van die andere persoon nodig hebt.
Het verzenden van een e-mail met een rapport van 80 pagina's en een algemeen verzoek als: "Hé, kun je dit zien?" Zal je ontvanger alleen maar overweldigen - wat betekent dat je waarschijnlijk geen antwoord zult krijgen.
In plaats daarvan vraagt iets als: "Kunt u pagina's 18-24 bekijken en me laten weten of u voor woensdag wijzigingen heeft aangebracht?", Geeft een duidelijke en nuttige richting.
Voeg vervolgens een deadline toe aan uw call-to-action. Ik snap het - dat geeft je een opdringerig gevoel. Maar je weet waarschijnlijk hoe irritant het is wanneer iemand je iets stuurt om te doen zonder aan te geven wanneer ze het nodig hebben. Elimineer elke verwarring meteen door je tijdlijn duidelijk te maken.
Vergeet ten slotte niet om "dank u" te zeggen direct na uw oproep tot actie. Ja, je kunt tegelijkertijd eenvoudig en gracieus zijn, en dit zal ook helpen om je eigen zenuwen te verlichten omdat je zo eerlijk bent over wat je nodig hebt.
Begrepen? Super goed! Laten we ingaan op de calls-to-action die u kunt kopiëren en plakken in enkele veel voorkomende e-mailscenario's.
Oproep tot actie # 1 Als u een vraag wilt beantwoorden
De sjabloon: kun je me dat laten weten? Ik heb een antwoord nodig om. Bedankt!
Het voorbeeld: kunt u me laten weten of de klant al met feedback heeft gereageerd? Ik heb vrijdag antwoord nodig om deze deal af te ronden. Bedankt!
Oproep tot actie # 2 als u feedback nodig hebt over iets
De sjabloon: geef uw feedback uiterlijk op. Heel erg bedankt!
Het voorbeeld: geef uw feedback over dia's 10-20 van deze presentatie door met behulp van het Google-document waaraan ik in deze e-mail is gekoppeld uiterlijk op 30 november na sluitingstijd. Heel erg bedankt!
Oproep tot actie # 3 Wanneer u een vergadering moet bevestigen
De sjabloon: kunnen we afspreken om te bespreken? Laat het me weten als dat voor u werkt. Dank je!
Het voorbeeld: kunnen we donderdag om 10.00 uur afspreken om het herontwerp van de website te bespreken? Laat het me morgen weten als dat voor u werkt. Dank je!
Oproep tot actie # 4 wanneer u een update of bron verzendt
De sjabloon: bekijk dit alstublieft eerst en neem gerust contact met me op als u vragen heeft. Heel erg bedankt!
Het voorbeeld: bekijk het bijgevoegde rapport met de verkeerscijfers van deze maand voor onze teamvergadering en neem gerust contact met me op als u vragen heeft. Heel erg bedankt!
Oproep tot actie 5 wanneer u alleen maar een reactie nodig heeft
De sjabloon: beantwoord deze e-mail met door. Als ik dan nog niets van je hoor, zal ik het doen. Bedankt!
Het voorbeeld: beantwoord deze e-mail uiterlijk dinsdag met uw RSVP. Als ik dan nog niets van je hoor, neem ik aan dat je niet naar de lunch gaat. Bedankt!
Ik weet hoe raar het zo expliciet kan lijken over wat je nodig hebt in je e-mail. Maar serieus, raak niet in paniek.
Vergeet niet dat dit niveau van duidelijkheid de ontvanger daadwerkelijk helpt . Je slaat ze de stappen op en voegt werk toe om op te sporen wat je moet doen. En hoewel het te assertief aanvoelt, beloof ik dat de meeste mensen het feit (en misschien zelfs van!) Zullen waarderen dat je zo direct en transparant bent.
