Consultant zijn is een behoorlijk veeleisend optreden. Je zult veel tijd op de weg doorbrengen, je zult je vaak moeten aanpassen aan de verwachtingen van nieuwe klanten, en je zult vaak tot laat in de nacht werken, naar je computerscherm staren en een veelvoud van Excel en PowerPoint maken documenten. Hoe doen consultants het allemaal en blijven ze toch scherp?
Dit is het geheim: we doen het niet alleen. De meeste consultants vertrouwen op verschillende tools om hen door hun drukke dagen te helpen. Dus als u op zoek bent naar manieren om uw leven gemakkelijker te maken, bekijk dan deze apps, producten en tools die mijn leven in de afgelopen drie jaar bijna hebben gered als managementconsulent.
1. Een draadloze muis met reismaat
Het klinkt een beetje gek, maar hoor me uit. Op je eerste dag als consultant krijg je een cadeau met je laptop - die binnenkort je leven zal worden - en, als je geluk hebt, een muis. Ik had niet zoveel geluk. Toen ik begon, werd ik snel aan het werk gezet voor een project waarbij ik lange uren op mijn computer moest werken, en dankzij mijn touchpad kreeg ik (ernstig) een acute pijn in mijn wijsvinger.
Na dat project (en een consult van mijn fysiotherapeut) zocht ik een muis. Ik begon met het kopen van een goedkope, bedrade muis die lastig was om mee te reizen voordat ik uiteindelijk het geld ophoestte en de kracht van een draadloze muis van goede kwaliteit ontdekte. Ik heb nu een lichtgewicht muis die eigenlijk plat klikt wanneer hij niet in gebruik is, waardoor hij perfect is om in mijn zak te gooien als ik tussen vergaderingen door ren of mijn handbagage op te bergen. Maar het belangrijkste is dat ik urenlang zonder pijn kan werken.
2. Smartphone met tetheringcapaciteit
Als consultant weet je nooit waar je gaat werken en daarom kun je er nooit zeker van zijn dat je betrouwbare internettoegang hebt. Er zijn talloze keren geweest dat ik op een client-site aankwam en moeite had om verbinding te maken met het bedrijfsnetwerk, of wanneer ik op luchthavens was met beperkte of dure WiFi-toegang.
Voeg tethering of hotspot-mogelijkheden toe aan uw smartphone om ervoor te zorgen dat u uw werk kunt doen wanneer dat nodig is. Dit brengt vaak extra kosten met zich mee op je maandelijkse telefoonrekening en je moet misschien investeren in een iets groter dataplan om het regelmatig te kunnen gebruiken, maar de investering is de moeite waard om niet gestrand te zijn zonder internet wanneer je baas of een cliënt verwacht iets. (Een draagbaar wifi-apparaat zoals een MiFi zal ook werken, maar ik heb het gevoel dat het nog maar één ding is om te onthouden: je telefoon is overal bij je, waar je ook bent.)
3. Microsoft Outlook vertraagde Outbox
Hoe vaak heb je een e-mail verzonden om te beseffen dat je bent vergeten een document bij te voegen, iedereen te kopiëren die geacht werd te zijn opgenomen, of bewijs voor fouten? Als je een drukke, slaaparme consultant bent zoals ik, meer dan eens.
Dus een van de dingen die ik gebruik (en vertel elke nieuwe aanwerving waarmee ik werk om toe te voegen) is een "regel" in Microsoft Outlook die het verzenden met een bepaalde tijd vertraagt. Ik heb momenteel elk verzonden bericht met één minuut vertraagd, tenzij ik een tag met 'Hoge prioriteit' toevoeg, waarna het onmiddellijk mijn outbox verlaat. De regel is eenvoudig toe te voegen (de ondersteuningssite van Microsoft Office heeft een geweldige zelfstudie over hoe dit in te stellen) en heeft me vele malen gered van een gênante fout.
Als u een Gmail-gebruiker bent, voegt u het lab Ongedaan maken verzenden Gmail toe voor een vergelijkbare mogelijkheid. Het geeft je niet zo veel tijd om fouten te realiseren, maar het kan nog steeds een redder in nood zijn als je je realiseert dat je direct nadat je op Verzenden hebt geklikt, de naam van de ontvanger verkeerd hebt gespeld.
4. RSS-feedlezer
Van consultants wordt verwacht dat ze goed thuis zijn in wereldkwesties, trends in de sector en thought leadership. Maar we zijn drukbezette mensen - het is moeilijk om elke dag door de krant te bladeren wanneer we nauwelijks tijd hebben om te eten en te slapen buiten het werk!
Wat me meer dan iets anders hielp, was het opzetten van een feedreader (ik gebruik Feedly) waar ik me abonneer op publicaties die specifieke onderwerpen behandelen die verband houden met mijn werk: wereldkranten, zakelijke publicaties, industrieblogs, nieuws over mijn huidige en eerdere klanten samen met hun concurrenten. Als ik daarna elke dag aan het werk ga, besteed ik wat tijd aan het doorlezen van mijn feeds. Dit heeft me geholpen me bewust te blijven van veranderende industriële omstandigheden, maar heeft me ook in staat gesteld meer te begrijpen over mijn klanten en zinvolle gesprekken met hen te hebben.
Als je nog geen RSS-lezer hebt, kun je er een instellen en een systeem bedenken voor wanneer je de tijd neemt om het daadwerkelijk te lezen. Velen hebben ook mobiele apps, zodat u op de hoogte bent van uw dagelijkse woon-werkverkeer!
5. Google
Ik weet het, het klinkt als een andere basis, maar ik heb te veel vroege consultants ontmoet die dit zoekgenie echt als vanzelfsprekend beschouwen.
Denk eens na: van consultants wordt vaak verwacht dat ze alle antwoorden hebben, maar dat doen we vaak niet! Of u nu een ingewikkelde Excel-techniek probeert uit te zoeken (hoe voegt u een Excel-macro toe?) Of moet snel op de hoogte zijn van een nieuwe branche waarin u werkt (wat zijn de nieuwste trends in de gezondheidszorg?), Sommige solide Google-zoekvaardigheden kunnen echt van pas komen om je te laten lijken alsof je alles goed kent.
Het is niet voldoende om alleen te weten hoe u in een Google-zoekbalk typt - u moet weten hoe u goed moet zoeken. Enkele van mijn favoriete trucs zijn zoeken op bestandstype (voer "bestandstype:" en de afkorting van het drieletterbestand in), zoeken in alle talen - wat vooral belangrijk is voor grensoverschrijdende opdrachten (klik op "Meer zoekhulpmiddelen" en selecteer vervolgens "Vertaald buitenlandse pagina's ') - en door Google's openbare gegevensmap bladeren voor belangrijke statistieken.
Probeer ook Google te vragen "Hoe laat is het?" Wanneer u vergaderingen over de hele wereld plant, uw vluchtnummer invoert in de zoekfunctie van Google om snel de status van uw vlucht te achterhalen of het tickersymbool van uw klant in te voeren om de huidige aandelenprijs te krijgen. Ga naar Tips en trucs van Google voor meer ideeën.
Consultants - vertel ons welke tools u niet zou kunnen redden zonder!
