Na een drukke maand van reizen buiten de stad, werkevenementen en familieproblemen, merkte ik dat ik moeite had om mijn zoemende geest te kalmeren. Mijn focus zat vast in de discobalmodus, afgebogen in een caleidoscoop van glinsterende stukjes. Als gevolg daarvan kon ik mijn prioriteiten niet bijbenen - en in plaats daarvan gaf ik toe aan uitstel.
Op een dag, toen ik het beantwoorden van werk-e-mails uitstelde door mijn spew-bureau met papieren, bonnetjes en apparaten op te ruimen, begon ik na te denken over hoe mijn mentale desktop ook wat schoonmaakwerk kon gebruiken. Het is immers gemakkelijk om te zien dat een rommelige werkruimte de productiviteit dempt, maar ik vergeet vaak dat een rommelige geest hetzelfde kan doen.
Zie je, je hersenen zijn niet gebouwd om zijn aandacht in te veel richtingen te verdelen. Het moet enigszins georganiseerd en vredig zijn om informatie in de juiste mentale mappen te kunnen filteren en dingen daadwerkelijk gedaan te krijgen. En om je hersenen in die ideale staat te brengen, moet je ruimte maken door wat mentale rommel op te ruimen.
Dus als je geest een beetje in de war raakt, begin dan met deze vijf tips om je gedachten, zorgen en taken te ordenen. Je krijgt snel wat vrije ruimte, waarmee je je kunt vernieuwen, opnieuw kunt focussen en je hersenen weer op het goede spoor kunt krijgen.
1. Listmania
Lijsten zijn als de Container Store voor de geest - ze helpen je je mentale rommel op duizend verschillende manieren te compartimenteren. Klinkt eenvoudig, ja, maar het toevoegen van een paar lijsten aan je leven werkt echt.
Ten eerste maakt het parkeren van iets op een takenlijst wat waardevolle mentale ruimte vrij, want zodra een zeurende taak op je lijst staat, hoef je je geen zorgen te maken dat je het meer onthoudt. Met al uw verantwoordelijkheden op één plek georganiseerd, kunt u strategisch kiezen wat u vervolgens wilt doen in plaats van langs de stoel te vliegen. (Bekijk een paar van mijn favoriete tips voor het maximaliseren van uw takenlijst.)
Maar een to-do-lijst alleen kan je alleen zo ver krijgen (meer daarover later). Om een stap verder te gaan, maakt u een prioriteitenlijst naast of op basis van uw takenlijst. Dit is een dagelijkse lijst met je twee of drie topprioriteiten (het is belangrijk om deze beperkt te houden om te voorkomen dat je gewoon nog een algemene takenlijst maakt) om ervoor te zorgen dat je vorderingen maakt met dingen die ertoe doen. Dit is waar u impact kiest boven wat u mogelijk urgent vindt. Wanneer u iets actief als een prioriteit identificeert, zult u eerder erop focussen als een laserstraal door de rommel in plaats van het naar een andere dag te duwen.
En tot slot (maak je geen zorgen, nog één!), Maak je een klaar-lijst om alles wat je gedurende de dag hebt bereikt vast te leggen. Als je vervolgens het gevoel hebt dat je verdwaalt te midden van de drukte, kun je kijken wat je hebt gedaan - wat je een boost van motivatie en hernieuwde focus geeft om te blijven presteren.
2. Automatiseer Afwezig
Dat gezegd hebbende, een woord van waarschuwing: wanneer je takenlijst vol staat met kleine, repetitieve taken, is het gemakkelijk om verstrikt te raken in wat eerst komt, in plaats van wat eigenlijk het belangrijkste is. Om een aantal van die minder dan urgente verantwoordelijkheden weg te nemen, probeer dan een automatiseringsservice, zoals Zapier, waarmee u repetitieve werktaken kunt delegeren aan een persoonlijke internetassistent.
Als onderdeel van mijn werk moet ik bijvoorbeeld pitch- en gastbloggers bijhouden, dus ik stel een 'zap' in om automatisch specifieke soorten e-mails op te slaan in een afzonderlijk Evernote-notitieboek. Op die manier hoef ik geen tijd te verspillen met wortelen in mijn inbox als ik potentiële berichten moet doorzoeken. Andere populaire 'zaps' zijn het automatisch toevoegen van Eventbrite-deelnemers aan MailChimp en het automatisch plannen van sociale media-berichten via Buffer.
Het mooie van dit soort automatische delegatie is dat je het eenvoudig kunt instellen en vergeten - wat je takenlijst aanzienlijk beperkt. Dus in plaats van de stroom van uw werkdag met kleine taken te onderbreken, kunt u zich concentreren op de high-impact dingen die uw volledige focus en aandacht vereisen.
3. Omhels de rommellade
De rommellade is een bankschroef voor thuis en op kantoor en benodigdheden waar je verkreukelde bankbiljetten, misschien lege batterijen en allerlei kansen en eindjes die geen goed huis hebben, propt.
Verrassend genoeg kan deze strategie ook voor je geest werken: in plaats van voortdurend geestelijke rommel op te hopen, haal je een lading weg door een digitale "rommellade" te maken. Begin met je gedachten op een elektronische pagina te dumpen met een tool als Evernote. Hiermee kunt u al uw briljante ideeën, notities, lijsten en opgeslagen artikelen zonder een ander huis in één digitale plaats stoppen, wat u zal helpen wat waardevolle mentale ruimte vrij te maken - zonder papieren en notitieboekjes toe te voegen aan uw werkelijke rommellade .
En maak je geen zorgen - met een snelle shuffle door de "junk" (dwz een snelle zoekopdracht), kun je gemakkelijk alles vinden wat je nodig hebt.
4. Beheer uw inbox
Ik ben geen Inbox Zero-wizard, maar ik weet dat ik meer gedaan krijg als ik niet elke keer moet krimpen als ik mijn e-mail open. Als je weet dat je inbox niet overloopt, kun je veel mentale stress besparen, waardoor je je kunt concentreren op andere, belangrijkere taken. Dus bespaar jezelf van het langzaam verdrinken van onderwerp per onderwerp door wat inbox voorjaarsschoonmaak te doen.
Abonneer u eerst op promotionele e-mails (die u eigenlijk nooit opent) en schakel die verstoppingsmeldingen van LinkedIn en Facebook uit. Filter vervolgens verschillende soorten niet-essentiële e-mail in verschillende secties van uw Postvak IN, zodat u ze bij de hand hebt als u ze nodig hebt - maar u ze niet elke keer moet zien wanneer u zich aanmeldt.
Ik gebruik ook graag programma's zoals Boomerang of Followup.cc om e-mails te plannen en herinneringen te verzenden, zodat ik op mijn eigen tijd met e-mails kan omgaan.
5. Denk er eens over na
Wanneer je een oneindige lijst van dingen hebt om te doen, voelt het vaak contraproductief om tijd te spiegelen - meer gedachten zullen gewoon toevoegen aan de mentale rommel, toch? Maar, in mijn ervaring, vooruitlopen zonder tijd te nemen om na te denken, zal de rotzooi alleen maar erger maken.
Blijkt dat het regelmatig evalueren van uw tijdsbesteding u inzicht geeft in hoe u in uw huidige toestand bent geraakt, hoe u strategisch vooruit kunt gaan en hoe u in het algemeen het beste werkt.
Begin dus tijd te maken voor stille reflectie of journaling. Denk na over (of schrijf op) wat je gestrest maakt, waarom een bepaald project niet van start gaat, of wanneer je overdag het meest productief bent. Door je zoomgedachten uit te pakken en te verwoorden, in plaats van je als een grote uitroep te voelen ( argh! En blergh! Zijn gangbare voor mij), kun je precies aangeven wat je moet doen om vooruit te komen.
Vergeet niet dat je gemoedstoestand verweven is met de kwaliteit van je werk en ontspanning. Dus, gooi de aandacht van de discobal weg, haal diep adem en doe wat mentale opruiming. Uiteindelijk neemt u weer contact op met uw echte prioriteiten.
