Het verzenden van een e-mail is de eenvoudigste en minst indringende methode voor het doen van verzoeken binnen teams. Maar het is precies omdat e-mail zo moeiteloos is dat het een volledige verspilling van tijd kan zijn. Een vage e-mail afgeven die de ontvangers niet duidelijk vertelt wat ze moeten doen of waarom uw vraag belangrijk is, zal alleen maar meer werk voor iedereen opleveren.
De meest effectieve e-mails behandelen de onderwerpregel als een nummerherkenning en gebruiken woorden die meteen ter zake komen.
Hier zijn enkele do's en don'ts voor woordkeuze die uw boodschap duidelijk overbrengen en voorkomen dat u uw collega's irriteert (of verwart):
1. Wanneer er taken zijn om te voltooien
Niet schrijven: enz.
Schrijf: het, dit of deze
Je leraren op de lagere school hadden gelijk - wees specifiek! Zelfs als uw e-mail een recent gesprek of vergadering volgt, wordt deze waarschijnlijk als iets te doen later ingediend. Wanneer uw ontvanger klaar is om het te lezen, zal het zien van "Follow-up van personeelsvergaderingen enz." Niet nuttig zijn. Wees in plaats daarvan duidelijk over wat je nodig hebt en schrijf: "Los deze vragen op tijdens de personeelsvergadering" of "Het rapport besproken in de personeelsvergadering." Denk aan je onderwerp zoals het schrijven van een takenlijstitem zodat het gemakkelijk is voor dat vak om gecontroleerd te worden.
2. Wanneer u nog een e-mail deelt
Schrijf niet: "FWD:"
Doe schrijven: Help
Deze doet me altijd denken aan de jaren '90, toen het gebruikelijk was om e-mails te zien die er ongeveer zo uitzagen: "Fwd: fwd: fwd: fw: stuur dit naar 10 mensen en dit wordt je geluksdag!" Tenzij je echt verzendt kettingbrieven op het werk (serieus, niet doen), u deelt waarschijnlijk gewoon iets dat iemand anders heeft geschreven waarvan u wilt dat uw collega het leest of er iets aan doet. In dat geval, doe haar een plezier en schrijf "Kun je me helpen dit te ontcijferen?" Of "Het lijkt erop dat de klant hulp nodig heeft." Zeker, je hebt misschien gepland om dat bericht in de hoofdtekst van de e-mail te schrijven, maar het onderwerp is een veel betere plek als je wilt dat het snel wordt opgemerkt.
3. Wanneer je probeert persoonlijk te zijn
Schrijf niet: Hé
Doe schrijven: jij
Het verzenden van een "Hey" in een e-mailonderwerpregel is hetzelfde als het sms'en "We moeten praten" met een vriend of iemand met wie je aan het daten bent. Doe het niet! Je maakt de ontvanger achterdochtig van wat er daarna komt en je kunt uiteindelijk een tijdje wachten op een antwoord omdat het misschien nooit wordt geopend. Aangezien je misschien echt over iets persoonlijks of privés moet praten, probeer dan "Wanneer heb je tijd voor een 15 minuten durende chat?" Deze aanpak neemt de voorsprong weg en legt de macht in handen van de ontvanger om een tijd te kiezen die voor hem werkt .
4. Wanneer u het nu nodig hebt
Schrijf niet: Dringend
Schrijf: vandaag
Wanneer de tijd kort is en de druk hoog, is 'urgent' een woord dat alleen maar tot paniek kan leiden. En paniek is het laatste wat een persoon die verantwoordelijk is voor een taak moet doen. Als je genoeg tijd hebt om de behoefte te erkennen en een e-mail te sturen, heb je ook de tijd om van tevoren te melden dat "Dit vandaag je eerste prioriteit moet zijn." Als het echt dringend is, bel dan of bezoek in plaats daarvan.
5. En nog een bonuszin
Last but not least is een zin die we allemaal zeggen om onze e-mails te beëindigen, maar die we zelden gebruiken om rechtstreeks contact op te nemen met onze collega's: “Dank u wel.” Een korte, eenvoudige boodschap van waardering zal een lange weg zijn in het versterken van de banden tussen u en je teamleden. Er staat dat je hun inspanningen herkent en hun rollen waardeert. En het verslaat zeker een vertrouwensval.
