Het rechtvaardigen van IT-investeringen is een kritische vaardigheid voor iedereen die werkzaam is in de technologie. Hoewel veel IT-investeringsbeslissingen zullen worden genomen door het leiderschap in de IT-organisatie, zullen de voorstellen voor nieuwe apparatuur of diensten vaak afkomstig zijn van de IT-staf. Het is belangrijk om de terminologie en basistechnieken te begrijpen om een case te maken om te investeren in een nieuw apparaat. Het is één ding om te vragen om uw helpdesksoftware te vervangen. Je zult waarschijnlijk horen, "we zullen daarnaar kijken." Als u bijvoorbeeld zegt dat het vervangen van onze helpdesksoftware IT $ 35.000 per jaar zal besparen en zichzelf na drie jaar terugbetaalt, krijgt u een veel positievere reactie van uw IT-beheer.
Dit artikel geeft u de basisvaardigheden die nodig zijn om een taxatie voor een voorgestelde IT-investering te analyseren en te maken. Je moet de basisprincipes begrijpen voordat je een diepe duik neemt in deze financiële technieken.
Basic IT Investment Analysis-terminologie
Kapitaaluitgaven (CAPEX): Kapitaal is een term die wordt gebruikt om een aankoop te onderscheiden die een nuttige levensduur van meer dan een jaar heeft. Wanneer een bedrijf bijvoorbeeld een laptop koopt voor een medewerker, is de verwachting dat de laptop 3 of 4 jaar meegaat. Accountants vereisen dit type IT-investering dat in die periode als kosten in rekening wordt gebracht in plaats van als kosten in aanmerking te worden genomen in het jaar waarin het is gekocht. Een bedrijf heeft doorgaans beleid met betrekking tot de gebruiksduur van apparatuur, evenals een minimumbedrag in dollars voor kapitaaluitgaven. Een toetsenbord dat $ 50 kost, wordt bijvoorbeeld niet als kapitaal beschouwd.
afschrijvingen: Afschrijving is de methode die wordt gebruikt om de kosten van een kapitaal-IT-investering te verdelen over de gebruiksduur van de aankoop. Stel bijvoorbeeld dat de grondslagen voor financiële verslaggeving lineaire afschrijvingen gebruiken. Dit betekent alleen dat de afschrijving in elk jaar hetzelfde zal zijn. Stel dat u een nieuwe server koopt voor $ 3.000 met een verwachte levensduur van drie jaar. De afschrijving op die IT-investering zal elk jaar $ 1.000 bedragen voor 3 jaar. Dat is waardevermindering.
Geldstroom: Cashflow is het verkeer van contanten in en uit het bedrijf. U moet het verschil begrijpen tussen contante en niet-geldelijke items. Meestal wordt contant geld gebruikt bij het berekenen van de waarde van IT-investeringen. Afschrijvingen zijn niet-contante uitgaven, wat betekent dat de onderliggende waarde al is betaald, maar dat u de kosten spreidt over de levensduur van het actief. De oorspronkelijke aankoop van de IT-investering zou worden beschouwd als de uitgaande kasstroom bij financiële analyses.
Kortingspercentage: Dit is een percentage dat in de analyse wordt gebruikt om rekening te houden met het feit dat een dollar vandaag meer waard is dan een dollar in 5 of 10 jaar. Het gebruik van een disconteringsvoet bij analyse van IT-investeringen is een methode om toekomstige dollars te vermelden in termen van dollars van vandaag. De discontovoet zelf is het onderwerp van vele studieboeken. Als u een zeer nauwkeurige disconteringsvoet voor uw bedrijf nodig hebt, neemt u contact op met uw boekhoudafdeling. Anders gebruiken we iets van 10%, wat de inflatie weergeeft en de rente die een bedrijf zou kunnen verdienen op geld dat niet in uw IT-apparatuur is geïnvesteerd. Het is een soort van opportuniteitskost.
IT-analyse-analysetechnieken
Er zijn veel methoden om te helpen bij het evalueren van IT-investeringen (kapitaal). Het hangt echt af van het soort investering dat u doet en de volwassenheid van de IT-organisatie bij het evalueren van kapitaalaankopen. De grootte van de organisatie kan ook een rol spelen. Maar houd er rekening mee dat dit iets is dat niet veel tijd kost en zelfs als u voor een kleine tot middelgrote organisatie werkt, wordt deze inspanning op prijs gesteld.
In dit artikel zullen we kijken naar 2 eenvoudige IT-investeringstechnieken. Ik zou je willen aanmoedigen om beide te gebruiken, omdat ze samen een vollediger beeld geven van de waarde van de voorgestelde IT-investering.
- Netto contante waarde
- Terugbetalingsperiode
Netto contante waarde (NPV)
Netto contante waarde is een financiële techniek die een reeks cashflows in de loop van de tijd uitlijnt en elk voor de huidige periode verdisconteerd. Netto contante waarde houdt rekening met de tijdswaarde van geld. Het is gebruikelijk om te kijken naar de instroom van kasmiddelen en uitgaande kasstromen over een periode van 3 tot 5 jaar en de netto-instroom te verlagen, verminderd met de netto-uitstroom in een enkele waarde. Als het aantal positief is, zou het project waarde toevoegen aan de organisatie en als de NPV negatief is, zou dit de waarde van de organisatie verlagen. De echte kracht van NPV-analyse is het vergelijken van alternatieve IT-investeringen. NPV geeft een relatieve waarde van IT-investeringsscenario's en degene met de hoogste NPV wordt meestal overgenomen van de andere alternatieven.
Het moeilijke deel van de berekening van Netto contante waarde zijn de werkelijke cijfers die in de analyse moeten worden gebruikt. Aan de uitstroomkant van de vergelijking kunt u de totale kosten van de investering gebruiken, samen met onderhoudskosten en implementatiekosten. De instroomzijde kan moeilijker te bereiken zijn. Als de IT-investering incrementele inkomsten genereert, is dit vrij eenvoudig en kunt u deze cijfers gebruiken in uw analyse. Als de instroom (of voordelen) aan de zachte kant zijn, wat betekent dat ze subjectiever zijn, zoals tijdswinst, is het veel moeilijker om in te schatten.
Het beste wat je kunt doen is om aannames te documenteren en met je buik te gaan. Laten we een voorbeeld nemen waarbij u een IT-investering doet in een helpdesksoftwarepakket. Het voordeel van een dergelijke investering is tijdsbesparing door IT-personeel en mogelijk toegenomen tevredenheid van de gebruikersgemeenschap.Als u een bestaand helpdesksoftwarepakket vervangt, kunt u ook geld besparen voor onderhoud vanaf dat systeem. U moet de instromen en uitstromen splitsen om een Net Present Value (NPV) -analyse uit te voeren voor uw IT-investeringsvoorstel.
Het premie-inkomen: De instromen of voordelen die voortvloeien uit een IT-investering kunnen subjectief en minder exact zijn. Vaak is het voordeel van een IT-investering besparingen in tijd, klanttevredenheid of andere 'zachte' cijfers. Hier zijn enkele voorbeelden van instromen.
- Opgeslagen onderhoudskosten van gepensioneerde software
- Tijd bespaard door IT-personeel vanwege verhoogde efficiëntie
- Verhoogde omzet
uitstroom: Uitstromen zijn doorgaans gemakkelijker in te schatten, maar sommige kunnen ook subjectief zijn. Hier zijn enkele voorbeelden van uitstroom.
- Kosten van de software (licentiekosten, etc.)
- Onderhoud
- Externe implementatiekosten
Deze grotere afbeelding toont een eenvoudige IT-investeringsanalyse met behulp van Net Present Value (NPV) -analyse. Excel maakt dit type analyse heel eenvoudig. Het heeft ook een functie om NPV te berekenen. Zoals u aan de afbeelding kunt zien, heb ik de instroom en uitstroom per jaar bepaald en vervolgens de NPV berekend op basis van de discontovoet van 10%.
- NPV-analyse: IT-investering Screenshot (grote afbeelding)
Terugbetalingsperiode
Het resultaat van de analyse van de terugverdientijd geeft aan hoe lang de IT-investering duurt om de kosten van de investering te recupereren. Het wordt meestal in jaren aangegeven, maar dit is afhankelijk van de tijdshorizon van de analyse. De terugverdientijd kan een eenvoudige berekening zijn, maar alleen met een zeer eenvoudige set van aannames. Hier is de formule om de terugverdientijd voor een IT-investering te berekenen. Over het algemeen geldt dat hoe korter de terugverdientijd, hoe minder riskant de IT-investering.
Kosten van IT-investering / Jaarlijkse cash gegenereerd uit IT-investering
Laten we eens kijken naar het scenario waarin u een stuk e-commercesoftware aanschaft voor $ 100.000. Stel dat dit stuk software de omzet met $ 35.000 per jaar verhoogt. De berekening van de terugverdientijd zou $ 100.000 / $ 35.000 = 2,86 jaar zijn. Dus deze investering zou zichzelf terugbetalen in 2 jaar en 10 maanden.
Er is een belangrijk nadeel van het berekenen van de terugverdientijd met behulp van een dergelijke reeks aannames. Het is hoogst onwaarschijnlijk dat de inkomsten die voortvloeien uit de IT-investering gelijkmatig over een langere periode worden verdeeld. Het is veel realistischer om de inkomstenstroom ongelijk te maken. In dit geval moet u de cumulatieve jaarlijkse omzetstijging bekijken totdat de oorspronkelijke IT-investering "is betaald".
Overweeg hetzelfde voorbeeld van boven. Laten we aannemen dat in jaar 1 de netto toename van de inkomsten uit de IT-investering $ 17.000 bedraagt. In jaar 2, 3, 4 en 5 is dit respectievelijk $ 29.000, $ 45.000, $ 51.000 en $ 33.000. Hoewel dit een gemiddelde jaarlijkse omzetstijging van $ 35.000 is, is de terugverdientijd anders vanwege de ongelijke inkomsten uit deze investering. De terugverdientijd in het voorbeeld is eigenlijk meer dan 3 jaar, wat langer is dan de oorspronkelijke berekening met een gemiddelde. Als u kijkt naar de cumulatieve omzetstijging, kunt u zien wanneer de oorspronkelijke investering is gedekt. Zoek in dit voorbeeld gewoon waar de kosten van de IT-investering ($ 100.000) zijn gedekt. Je kunt zien dat het voorkomt tussen jaar 3 en jaar 4.
Cumulatieve toename van de omzet:
- Jaar 1 - $ 17.000
- Jaar 2 - $ 46.000
- Jaar 3 - $ 91.000
- Jaar 4 - $ 142.000
- Jaar 5 - $ 175.000
Bekijk de Excel-spreadsheet voor IT-investeringen voor de gedetailleerde formule voor het berekenen van de terugverdientijd.
IT-investeringsvoorstel
Hoewel de berekeningen belangrijk zijn in een IT-investeringsanalyse, is het niet alles. Ik raad u sterk aan een voorstel samen te stellen in plaats van alleen uw spreadsheet af te drukken of de resultaten te e-mailen. Denk aan uw CFO als het publiek bij het samenstellen van het voorstel. Uiteindelijk, als het toch op haar bureau terechtkomt.
Start het voorstel met een korte samenvatting van de IT-investering (kapitaal) die u voorstelt, gevolgd door een korte samenvatting in woorden van de resultaten van uw analyse (samen met de samenvattende berekeningen). Voeg ten slotte de gedetailleerde spreadsheet-analyse toe en u hebt een professioneel voorstel dat uw baas zal waarderen.
Uw pakket met IT-investeringsvoorstellen kan zijn:
- Samenvatting: een of twee alinea's met een samenvatting van de IT-investering die u voorstelt.
- Rechtvaardiging: een of twee alinea's met een samenvatting van de resultaten van uw analyse samen met de gebruikte techniek (inclusief een samenvattende tabel)
- Afdruk: een duidelijke afdruk van het Excel-werkblad met de gedetailleerde analyse
Voorbeeld Excel-spreadsheet
Het voorbeeld Excel-spreadsheet heeft 3 bladen, waaronder:
- Samenvatting
- Berekening netto contante waarde (NPV)
- Terugverdientijd berekening
- IT-beleggingsanalyse - Excel 97-2003-versie
