Met een gedeelde mailbox kunnen uw klanten, leveranciers en anderen een e-mail sturen naar een centraal adres waar iedereen in een team die berichten kan zien en erop kan reageren.
Wat is een Office Shared Mailbox?
Een van de meest efficiënte manieren om e-mailberichten met een groep mensen te delen, is door een gedeelde mailbox van Office 365 in te stellen. Met een gedeelde mailbox heeft elke persoon die is toegewezen aan de mailbox volledige toegang tot de berichten. Ze kunnen inkomende e-mails lezen, reageren op berichten, berichten doorsturen en zien hoe anderen hebben gereageerd op inkomende e-mail.
Wanneer een teamlid reageert op een e-mailbericht vanuit de gedeelde mailbox, wordt de e-mail verzonden vanaf het adres van de gedeelde mailbox, niet vanuit het e-mailadres van de persoon. De ontvanger van de e-mail ziet alleen het adres van de gedeelde mailbox. Dit houdt het individuele e-mailadres van uw medewerkers geheim en geeft uw bedrijf een professionele uitstraling.
Uw organisatie kan zoveel gedeelde postvakken maken als u nodig hebt. Gedeelde postbussen hebben geen gebruikersnamen of wachtwoorden. Het gedeelde postvak heeft geen Office 365-licentie nodig, maar elke gebruiker die aan het postvak is toegewezen, moet een Office 365-abonnement hebben.
Waarom een gedeelde mailbox van Office gebruiken?
Klantenservice, human resources of marketingafdelingen die willen dat inkomende e-mailberichten worden beantwoord door het volgende beschikbare teamlid, zijn goede voorbeelden van een effectief gebruik van een gedeelde mailbox. Elke persoon die aan het gedeelde postvak is toegewezen, kan elk bericht in dat postvak zien en erop reageren.
Werken met een gedeelde mailbox van Office 365 gaat niet alleen over e-mail. Het gaat erom de mensen in uw organisatie efficiënter te laten samenwerken. Samen met de gedeelde mailbox hebben uw teams toegang tot een gedeelde contactlijst en een gedeelde agenda. Met een gedeelde contactenlijst heeft iedereen in de groep toegang tot belangrijke e-mailadressen. Met de gedeelde agenda kunnen de leden van de groep hun afspraken invoeren op een centrale locatie die iedereen in de groep kan zien.
Een gedeelde mailbox instellen
Office 365 gedeelde postvakken kunnen alleen worden ingesteld door de beheerder van uw Office-abonnement.
Volg deze aanwijzingen om een gedeelde mailbox in te stellen:
- Meld u aan bij het Office 365-beheercentrum met uw beheerdersaccount.
- kiezen Groepen> Gedeelde mailboxen.
- kiezen Voeg een mailbox toe.
- Typ op de pagina Een mailbox toevoegen een naam voor het gedeelde postvak in het veld Naam. Er wordt automatisch een mailboxalias gemaakt in het veld E-mail, maar u kunt dit wijzigen naar iets anders. Nadat u het gedeelde postvak een naam hebt gegeven, selecteert u Toevoegen om de mailbox te maken.
- Selecteer onder Volgende stappen Leden aan dit postvak toevoegen.
- Selecteer op de pagina Gedeelde mailbox leden, Voeg leden toe.
- Plaats een vinkje naast de mensen die toegang hebben tot de gedeelde mailbox. Als u de naam van een persoon niet in de lijst ziet, typt u zijn naam in het vak Zoeken. Selecteer als u klaar bent Opslaan.
Verzonden e-mail opslaan in de gedeelde mailbox
Wanneer iemand een e-mailbericht verzendt vanuit het gedeelde postvak, wordt een kopie van dat bericht opgeslagen in de map Verzonden items en niet in het gedeelde postvak. Als u wilt dat deze e-mails worden opgeslagen in de gedeelde mailbox, bewerkt u de instellingen voor de gedeelde mailbox.
Ga als volgt te werk om verzonden e-mailberichten in de gedeelde mailbox op te slaan:
- kiezen Groepen> Gedeelde mailboxen.
- Selecteer de gedeelde mailbox.
- kiezen Bewerk naast de instelling Verzonden items.
- Verplaats de schuifregelaar op de pagina Verzonden items naar de positie Aan om items die als dit postvak zijn verzonden te kopiëren en items te kopiëren die namens deze postbus zijn verzonden. Selecteer als u klaar bent Opslaan.
Gebruik de gedeelde mailbox in Outlook 2016, Outlook 2013 en Outlook 2010
Nadat de beheerder van uw organisatie het gedeelde postvak heeft ingesteld, hoeven uw gebruikers niets te doen om het gedeelde postvak weer te geven in de desktopversie van Outlook. Het gedeelde postvak verschijnt automatisch in het mappenvenster.
Om een e-mail te verzenden vanuit de gedeelde mailbox:
- Open Outlook.
- kiezen nieuwe e-mail om een nieuw bericht te maken.
- kiezen Van en kies de gedeelde mailbox.
- Typ uw bericht en selecteer Sturen.
Open de gedeelde mailbox in Outlook op internet
Als u in een webbrowser met het gedeelde postvak wilt werken, moet u dit handmatig toevoegen.
Het gedeelde postvak toevoegen aan de online versie van Outlook:
- Log in op uw Office 365-account en selecteer het vooruitzicht app.
- Klik in het navigatievenster met de rechtermuisknop op de naam van uw mailbox en selecteer Voeg gedeelde map toe.
- In de Voeg gedeelde map toe dialoogvenster, typ het e-mailadres van de gedeelde mailbox en selecteer vervolgens Toevoegen.
Gedeelde postbussen en de Outlook Mobile-app
Gedeelde postvakken verschijnen niet in de mobiele Outlook-app. Dit betekent dat als u via uw smartphone toegang wilt tot een gedeeld postvak, u een browser moet openen en Outlook op internet moet gebruiken.
U merkt een klein verschil in de manier waarop u werkt met uw individuele e-mailaccount in Outlook en met de gedeelde mailbox. Met de gedeelde mailbox werken jij en je teamleden beter samen om e-mails van je klanten, leveranciers, verkopers en anderen te beantwoorden.
