Het is gemakkelijk om e-mails te lezen en overal op antwoorden te tikken. Het kan echter opwindend zijn om het niet te moeten doen.
Je kunt afzenders ook onmiddellijk om hun vergiffenis vragen, en per e-mail, met een "off-office" auto-responder. Outlook voor Mac biedt twee soorten: een voor Exchange-accounts waarvan de automatische antwoorden afkomstig zijn van de server en een die het zelf doet voor elk soort e-mailaccount.
Auto-reply voor afwezigheidsburo instellen in Outlook voor Mac met Exchange
Om uw Exchange-account automatisch op nieuwe berichten te laten reageren (zelfs als Outlook voor Mac niet actief is):
- kiezen Hulpmiddelen | Niet op kantoor… vanuit het menu in Outlook voor Mac.
- Zorg ervoor dat Verzenden van Office-berichten is geselecteerd.
- Voer het gewenste bericht in onder Berichten beantwoorden met:
- Vermeld wanneer - of als - mensen die u tijdens uw afwezigheid mailen een persoonlijk antwoord kunnen verwachten. Dit kan enige tijd duren nadat u bent teruggekeerd.
- Zorg ervoor dat Meer opties zijn zichtbaar.
- Als u weet wanneer u niet beschikbaar zult zijn:
- Zorg ervoor dat Ik ben tussendoor niet op kantoor .
- Voer de datum en tijd in waarop u de e-mail onder wilt achterlaten Begin datum: .
- Voer de datum en tijd in waarop je weer terug bent Einddatum: .
- Om Exchange berichten te laten verzenden, niet alleen naar mensen in uw organisatie:
- Zorg ervoor dat Stuur antwoorden buiten mijn bedrijf naar: is nagekeken.
- kiezen Alleen adresboekcontacten of Iedereen buiten mijn bedrijf .
- Voer het gewenste bericht in voor het afwezigheidsbericht voor afzenders buiten uw organisatie onder Reageer één keer op elke afzender buiten mijn bedrijf met: .
- U kunt contactgegevens in dit bericht voor de wereld bijvoorbeeld weglaten.
- Klik OK .
Auto-reply voor afwezigheidsdienst instellen in Outlook voor Mac met behulp van andere e-mailaccounts
Outlook voor Mac zo snel mogelijk berichten laten beantwoorden als het wordt uitgevoerd en e-mail ophalen voor andere accounts dan Exchange:
- kiezen Hulpmiddelen | Reglement… vanuit het menu in Outlook voor Mac.
- Ga naar de IMAP of KNAL categorie, afhankelijk van het account waarvoor u het automatische antwoord voor afwezigheid instelt.
- Klik + .
- Voer "Auto-reply voor afwezigheid" in onder Regel naam: .
- Zorg ervoor dat als aan alle criteria is voldaan is geselecteerd onder Als .
- kiezen Alle berichten als het enige criterium.
- Als u automatische antwoorden alleen naar mensen in uw adresboek wilt verzenden, moet het criterium worden gelezen Van Is een contactpersoon .
- Onder Dan , selecteer Antwoord als de eerste actie.
- Klik Antwoordtekst … .
- Typ het gewenste antwoord voor uw afwezigheidsautoriteit.
- Klik OK .
- Markeer optioneel de tweede actie in de lijst ( Zet categorie Geen ) en klik Actie verwijderen .
- Zorg ervoor dat Pas geen andere regels toe op berichten die aan deze criteria voldoen is niet gecontroleerd.
- Zorg ervoor dat Ingeschakeld is nagekeken.
- Klik OK .
- Als u andere regels hebt, gebruikt u de blauwe pijl omhoog om ervoor te zorgen dat de nieuwe regel "Out of Office Auto-Reply" vroeg genoeg komt om op alle gewenste berichten te worden toegepast. (U kunt bepaalde berichten bijvoorbeeld eerder opslaan of verwijderen, maar laat de autoresponder eerst komen voordat regels e-mail categoriseren en de verdere verwerking van deze berichten zou stoppen.)
- Herhaal het instellen van een identieke regel voor KNAL (of IMAP ) als u ook accounts van het andere type hebt.
- Sluit de Reglement venster.
Ga als volgt te werk om een regel voor afwezigheidsautonomie in Outlook voor Mac uit te schakelen:
- kiezen Hulpmiddelen | Reglement… van het menu
- highlight KNAL of IMAP , afhankelijk van waar u het automatisch antwoord instelt.
- Zorg ervoor dat de regel "Niet op kantoor automatisch beantwoorden" niet is aangevinkt.
- Laat kunt u de regel gemakkelijk opnieuw inschakelen door deze aan te vinken.
- Sluit de Reglement venster.
