Hoe Excel Frontend naar SQL Server te configureren

De typische gebruiker is comfortabel werken in Microsoft Excel. Waarom biedt u uw gebruikers geen tool die ze al kennen en voegt u er een verbinding aan toe in uw SQL Server-omgeving. Het voordeel van deze aanpak is dat hun Excel-spreadsheet altijd up-to-date is met de huidige gegevens uit de back-enddatabase. Het is typisch voor gebruikers om gegevens in Excel te plaatsen, maar meestal is het een momentopname van de gegevens op een bepaald moment. In dit artikel wordt uitgelegd hoe eenvoudig het is om een Excel-spreadsheet te configureren met een verbinding met SQL die u aan uw gebruikers kunt verstrekken.

In dit voorbeeld gebruiken we de voorbeelddatabase Adventure Works die Microsoft verzendt met SQL Server 2008.

Moeilijkheidsgraad: Gemiddelde
Vereiste tijd: 10 minuten

Hier is hoe

U hebt enkele informatie nodig om de Excel-naar-SQL Server-verbinding in te stellen.

SQL Server-naam: in ons voorbeeld is de SQL Server MTP SQLEXPRESS.
Databasenaam: in ons voorbeeld gebruiken we de AdventureWorks-database.
Tabel of weergave: we gaan achter de weergave Sales.vIndividualCustomer aan.
Open Excel en maak een nieuwe werkmap.
Klik op de Gegevens tab. Lokaliseer de Krijg externe gegevens optie en klik op Van andere bronnen en kies Van SQL Server. Hiermee wordt de wizard Gegevensverbinding geopend.
Vul de servernaam in. In dit voorbeeld is de servernaam MTP SQLEXPRESS. Stel de Aanmeldingsreferenties in om Windows-verificatie te gebruiken. De andere optie zou worden gebruikt als uw databasebeheerder een gebruikersnaam en wachtwoord voor uw gebruiker heeft opgegeven. Klik volgende. Hiermee wordt de Data Connection Wizard geopend.
Selecteer de database (AdventureWorks in ons voorbeeld) van de Selecteer de database met de gewenste gegevens drop-down box. Zorg ervoor dat Maak verbinding met een specifieke tabel is nagekeken. Zoek de weergave (Sales.vIndividualCustomer in ons voorbeeld) in de lijst en selecteer deze. Klik Af hebben die de Data importeren dialoog venster.
Schakel het selectievakje Tabel in en kies waar u de gegevens wilt plaatsen (bestaand werkblad of nieuw werkblad). Klik OK die een Excel-lijst maakt en de hele tabel in uw spreadsheet importeert.
Sla uw spreadsheet op en verzend deze naar de gebruiker. Het leuke van deze techniek is dat uw gebruiker toegang heeft tot de actuele gegevens wanneer hij deze nodig heeft. Terwijl de gegevens worden opgeslagen in de spreadsheet, is er een verbinding met de SQL-database. Telkens wanneer u de spreadsheet wilt vernieuwen, klikt u met de rechtermuisknop ergens in de tabel en klikt u op Tafel en dan verversen.

Tips

Het is erg belangrijk dat u ervoor zorgt dat de gebruiker correct wordt ingesteld in SQL Server. Dit is het probleem dat in de meeste gevallen problemen veroorzaakt met deze techniek.
Controleer het aantal records in de tabel of weergave waarmee u verbinding maakt. Als de tabel miljoenen records bevat, wilt u dit mogelijk filteren. Het laatste wat u wilt doen is de SQL Server ophangen.
In het dialoogvenster Verbindingseigenschappen is er een optie genaamd Gegevens vernieuwen bij het openen van het bestand. Overweeg om deze optie aan te vinken. Wanneer deze optie is ingeschakeld, heeft de gebruiker altijd een nieuwe set gegevens bij het openen van het Excel-werkblad.
Overweeg het gebruik van draaitabellen om de gegevens samen te vatten.