Criteria targeten bepaalde gegevens in Microsoft Access databasequery's. Door criteria aan een query toe te voegen, kan de gebruiker zich concentreren op informatie met sleuteltekst, datums, regio of jokertekens om een breed scala aan gegevens te dekken. Criteria bieden een definitie voor de gegevens die tijdens een query worden opgehaald. Wanneer een query wordt uitgevoerd, worden alle gegevens die de gedefinieerde criteria niet bevatten uitgesloten van de resultaten. Dit maakt het eenvoudiger om rapporten over klanten in bepaalde regio's, staten, postcodes of landen uit te voeren.
Typen criteria
Criterietypen maken het eenvoudiger om te bepalen wat voor soort query moet worden uitgevoerd. Ze bevatten:
- numerieke-Query's op basis van een nummer, zoals een datum, dollarbedrag of een netnummer
- Tekst-Query's op basis van tekst, zoals land, achternaam of informatie uit een opmerkingenveld.
- Nul-Query's die items zoeken die een specifiek veld leeg hebben gelaten, wat nuttig is om ervoor te zorgen dat alle relevante informatie wordt verstrekt in een database, zoals voor inventarisatie of het onderhouden van klantinformatie.
- wildcard-Dit kan een van de vorige typen zoekopdrachten zijn. Een jokerteken verzamelt een breder gegevensbereik en kan het beste worden gebruikt wanneer een gebruiker niet zeker is van de specifieke datum of een reeks gegevens moet verzamelen over alle klanten die een bepaald type service hebben besteld.
- Voorwaardelijk-Gebruikt om gegevens te verzamelen op basis van meerdere soorten criteria. Voorwaardelijke criteria zijn geavanceerd en gebruikers moeten gewend raken aan basiscriteria voordat ze proberen om voorwaardelijke criteria te gebruiken.
Criteria toevoegen in Access
Voordat u aan de slag gaat met het toevoegen van criteria, moet u weten hoe u query's kunt maken en hoe u een query kunt wijzigen. Nadat u die basisbegrippen hebt begrepen, leidt het volgende u door het toevoegen van criteria aan een nieuwe query.
- Maak een nieuwe query.
- Klik op criteria voor de rij in het ontwerpraster waar u de criteria wilt toevoegen. Voeg voorlopig criteria toe voor één veld.
- Klik invoeren wanneer u klaar bent met het toevoegen van de criteria.
- Voer de query uit.
Bestudeer de resultaten en zorg ervoor dat de query gegevens retourneert zoals u verwachtte. Voor eenvoudige query's kan het zelfs versmallen van de gegevens op basis van criteria mogelijk niet tot veel onnodige gegevens leiden. Vertrouwd raken met het toevoegen van verschillende soorten criteria maakt het gemakkelijker om te begrijpen hoe de criteria de resultaten beïnvloeden.
Criteria voorbeelden
Numerieke en tekstcriteria zijn waarschijnlijk de meest voorkomende, dus de twee voorbeelden zijn gericht op datum- en locatiecriteria.
Als u wilt zoeken naar alle aankopen die zijn gedaan op 1 januari 2015, voert u de volgende informatie in de Query Designer View:
- Veld - Voer datum in
- Tafel - voer Aankoop in
- criteria - voer 1/1/15 in
Als u naar aankopen op Hawaï wilt zoeken, voert u de volgende informatie in de Query Designer-weergave.
- Veld - voer Land / Regio in
- Tafel - Voer Clients in
- criteria - Ga naar Hawaï
Hoe jokertekens te gebruiken
Met wildcards kunnen gebruikers meer dan één datum of locatie doorzoeken. In Microsoft Access is de asterisk (*) het jokerteken. Om te zoeken naar alle aankopen die in 2014 zijn gedaan, voert u het volgende in.
- Veld - Voer datum in
- Tafel - voer Aankoop in
- criteria - voer in als "* 14"
Als u wilt zoeken naar clients in staten die beginnen met 'W', geeft u het volgende op.
- Veld - voer Land / Regio in
- Tafel - Voer Clients in
- criteria - voer zoals "W *" in
Zoeken naar nul- en nulwaarden
Zoeken naar alle vermeldingen voor een bepaald veld dat leeg is, is relatief eenvoudig en geldt voor zowel numerieke als tekstquery's.
Om te zoeken naar alle klanten die geen adresinformatie hebben, voert u het volgende in.
- Veld - adres invoeren
- Tafel - Voer Clients in
- criteria - voer "" in
Het kan een tijdje duren om te wennen aan alle mogelijkheden, maar met een beetje experimenteren, is het gemakkelijk om te zien hoe criteria zich op specifieke gegevens kunnen richten. Het genereren van rapporten en lopende analyses is aanzienlijk eenvoudiger met de toevoeging van de juiste criteria.
Overwegingen bij het toevoegen van criteria voor toegang tot query's
Voor de beste resultaten moeten gebruikers nadenken over wat moet worden opgenomen in de gegevensverzamelingen. Bijvoorbeeld:
- Welke resultaten zijn nodig? Query's kunnen worden uitgevoerd op numerieke waarden, datums, tekst en null-waarden.
- Wat is de eenvoudigste manier om de meest gedetailleerde gegevens op te halen? Gebruikers die alleen geïnteresseerd zijn in leveringen die in de loop van een jaar worden gedaan en die hun beste klanten voor dezelfde tijd hebben, hebben alleen een query nodig die gegevens verzamelt en klantennamen en dollarbedragen voor de bestellingen bevat. Gebruikers die gegevens over nieuwe contracten willen ophalen op basis van de nieuwste marketingcampagnes, hebben iets complexers nodig; de query moet verschillende velden in overweging nemen.
- Wat is de minste hoeveelheid gegevens die nodig is? Dit bepaalt hoeveel er in de query moet worden ingesloten, waardoor de benodigde criteria worden verkleind.
- Is er een bestaande query die kan worden gewijzigd? Wanneer u voor het eerst met Access begint, is het antwoord nee, maar u kunt het beste beginnen met bestaande zoekopdrachten te bekijken terwijl de database robuuster wordt.
- Is het waarschijnlijk dat deze vraag opnieuw moet worden getrokken? Dit helpt bepalen of de query moet worden opgeslagen en opgeslagen voor alle gebruikers die deze nodig hebben.Zelfs als een bedrijf alleen gegevens voor 2015 haalt, kunnen jokertekens worden gebruikt in de opgeslagen versie, zodat de query kan worden gerecycled.
