Wist u dat u een beveiligingslaag kunt toevoegen aan belangrijke Microsoft Office-documenten of -bestanden? Dit kan een belangrijke beveiliging zijn, vooral omdat u dat bestand deelt met specifieke lezers of editors waarmee u samenwerkt.
Wanneer u digitale inhoud codeert, wijzigt u de taal in gobbledygook die vervolgens moet worden gedecodeerd om te kunnen worden gelezen.
U kunt dit voor Microsoft Office-documenten doen door een wachtwoord in te stellen. Dit betekent dat alleen die ontvangers die weten dat dat wachtwoord uw document moet kunnen lezen. U kunt ook de wachtwoordinstellingen aanpassen zodat sommige gebruikers het document kunnen bewerken.
Hoe een documentwachtwoord in te stellen
-
Voor oudere versies van Office-programma's selecteert u de Office-knop Pictogram> Bereiden > Document versleutelen. Selecteer voor nieuwere versies het dossier > info > Bescherm document > Versleutel met Wachtwoord.
-
Typ het wachtwoord dat u wilt toewijzen en klik op OK.
-
Voer het wachtwoord opnieuw in ter verificatie en klik op OK.
-
Uw document moet nu worden beveiligd, maar het is altijd maar het is altijd een goed idee om dit te controleren. Sluit het document en open het opnieuw. U moet worden gevraagd om een wachtwoord in te voeren voordat u met dit document gaat werken. Als u dit niet ziet, moet u deze stappen wellicht opnieuw proberen.
Aanvullende tips en overwegingen
- Houd er rekening mee dat sommige Microsoft Office-programma's een enigszins andere benadering kunnen volgen. In sommige versies van Microsoft PowerPoint moet u bijvoorbeeld klikken op deMicrosoft Office knop>Opslaan als > Hulpmiddelen (vind dit onderaan de Opslaan als dialoogvenster)> Algemene opties > Bestanden delen > Pas wachtwoord aan. Van daaruit kunt u uw gewenste wachtwoord invoeren. Omdat deze benadering veel minder eenvoudig is, raad ik aan de bovenstaande methode altijd eerst voor een bepaald Microsoft Office-programma uit te proberen, maar als u de wachtwoordhulpprogramma's niet vindt die u in dat programma nodig hebt, kan deze aanpak helpen.
- Om wachtwoordcodering te verwijderen, volgt u dezelfde procedure als bij het instellen van uw wachtwoord, behalve dat u het wachtwoord wist door in dat vakje en backspace te klikken.
- Als u een wachtwoord wilt instellen voor degenen die een document kunnen bewerken (wat betekent dat het voor alle anderen alleen-lezen is), selecteert u het Kantoor knop of het dossier > Opslaan als > Hulpmiddelen > Algemene opties > Wachtwoord om te wijzigen: type een nieuw wachtwoord > typ het wachtwoord nogmaals > OK > Opslaan.
- Wees altijd voorzichtig bij het instellen van een documentwachtwoord. Microsoft kan dat wachtwoord niet ophalen of ontgrendelen als u bent vergeten wat het is. Dus als u iemand bent die uw online wachtwoorden vergeet, zou u waarschijnlijk moeten beperken hoe vaak u deze functie gebruikt. Overweeg documentwachtwoorden op een veilige plaats te schrijven.
- Als u meer wilt weten over de versleutelingsniveaus van Microsoft, vindt u deze verklaring wellicht nuttig, zoals te vinden op de helpsite van Microsoft voor het onderwerp: "U kunt maximaal 255 tekens typen.Deze functie gebruikt standaard AES 128-bit geavanceerde codering.Codering is een standaardmethode die wordt gebruikt om uw bestand beter te beveiligen."
Dat gezegd hebbende, weet alsjeblieft dat dit slechts een laag van bescherming is. Naar mijn mening zouden Microsoft Office-documenten nooit als volledig beschermd moeten worden beschouwd, zelfs met een wachtwoord.
Derde partijen kraken jarenlang de documentversleuteling van Microsoft, soms met het doel een service aan te bieden om gebruikers te helpen hun wachtwoord te herstellen, ook al staat Microsoft dat niet toe. Dit gemak komt met een duidelijk nadeel: wat betekent dat mensen die niet per se proberen je te helpen ook die wachtwoordcodering kunnen kraken.
Het kan echter nog steeds een goed idee zijn om wachtwoordbeveiliging toe te passen, omdat de inspanning en kosten van het kraken van de codering van uw documenten zeker dit soort ongelukkige hacks en diefstallen kunnen tegenhouden. Het is een balans tussen het nemen van voorzorgsmaatregelen waar je kunt en het begrijpen van de beperkingen van dit soort wachtwoordbeveiliging.
