De subtotale functie van Excel werkt door het invoegen van de SUBTOTAL functie in een database of een lijst met gerelateerde gegevens. Het gebruik van de subtotaalfunctie maakt het vinden en extraheren van specifieke informatie uit een grote gegevenstabel snel en eenvoudig.
Hoewel het de "Subtotaalfunctie" wordt genoemd, bent u niet beperkt tot het vinden van de som of het totaal voor geselecteerde rijen met gegevens. Naast het totaal kunt u ook gemiddelde waarden vinden voor elke kolom of gegevensveld in uw database.
Gegevens invoeren in Excel
De eerste stap naar het gebruik van de SUBTOTAL functie in Excel is om uw gegevens in te voeren in een werkblad. Houd daarbij rekening met het volgende:
- Het is belangrijk om gegevens correct in te voeren. Fouten, veroorzaakt door onjuiste gegevensinvoer, zijn de bron van veel problemen met betrekking tot gegevensbeheer.
- Laat geen lege rijen of kolommen achter bij het invoeren van de gegevens. Dit omvat het niet verlaten van een lege rij tussen de kolomkoppen en de eerste rij met gegevens.
Volg deze tutorial om de gegevens in de afbeelding hierboven in te voeren cellen A1 naar D12. Zorg ervoor dat u elke gegevenswaarde correct invoert om nauwkeurig te volgen.
De Excel-gegevens sorteren
Voordat subtotalen kunnen worden toegepast, moeten uw gegevens worden gegroepeerd op basis van de kolom met gegevens die u wilt extraheren; deze groepering wordt gedaan met de sorteerfunctie van Excel.
In deze zelfstudie willen we het gemiddelde aantal bestellingen per verkoopregio vinden, zodat de gegevens moeten worden gesorteerd op de Regio kolomkop.
De gegevens sorteren op verkoopregio
- Sleep selecteren cellen A2 tot D12 om ze te markeren.
- Klik op de Gegevens tabblad van het lint.
- Klik op de Soort knop in het midden van het datalint om het dialoogvenster Sorteren te openen.
- Kiezen Sorteren op regio uit de vervolgkeuzelijst onder de Kolom rubriek in het dialoogvenster.
- Zeker weten dat Mijn lijst heeft koppen is aangevinkt in de rechterbovenhoek van het dialoogvenster.
- Klik OK.
- De gegevens in cellen A3 tot D12 moet nu alfabetisch worden gesorteerd op de tweede kolom Regio. De gegevens voor de drie vertegenwoordigers uit de oostelijke regio moeten eerst worden vermeld, gevolgd door Noord, vervolgens Zuid en vervolgens West.
Regio-gemiddelden zoeken
Zodra uw gegevens correct zijn gesorteerd, kunt u doorgaan met het vinden van de gemiddelde verkoop voor elke regio met behulp van de SUBTOTAL functie. De syntaxis en de bijbehorende argumenten voor de functie worden hieronder vermeld:
= SUBTOTAAL (Functie-nummer, Ref1)
- Function_num: De SUBTOTAL functie kan een aantal verschillende functies uitvoeren met numerieke gegevens; dit veld geeft aan welke functie we willen uitvoeren. Voor het gebruik van de GEMIDDELDE functie, zullen we het nummer gebruiken 1.
- ref1: Dit argument neemt nota van het bereik van nummers dat in de. Wordt gebruikt SUBTOTAL functie berekeningen.
De GEMIDDELDE functie van SUBTOTAL gebruiken
- Begin met een groep cellen maken waarin de regionale verkoopgegevens worden weergegeven. U kunt zien hoe we deze taak hebben uitgevoerd cellen B14 - B17 in de voorbeeldafbeelding hierboven.
- Laten we beginnen met het middelen van Oost-verkoopgegevens. Klik op cel C14 om het te markeren als de cel waarin we onze resultaten willen plaatsen.
- Binnen de Tabblad Formules, selecteer de Math & Trig keuze.
- Selecteer in het vervolgkeuzemenu SUBTOTAL functie - hierdoor wordt de Formula Builder geopend.
- Klik op de Function_num regel en voer het nummer in 1.
- Klik op de ref1 regel, markeer vervolgens cellen D3 tot D5 - dit zijn de cellen die we combineren om het gemiddelde te berekenen, aangezien ze de totalen voor de verkoop in de Oost-regio bevatten.
- Klik Gedaan en de gemiddelde verkoopgegevens worden nu getoond in cel C14.
- Herhaling de bovenstaande stappen voor Noord-verkoop, Zuid-verkoop en West-verkoop, het selecteren van de juiste ref1 bereik voor elk scenario.
