Email heeft slakkenpost vervangen voor een groot aantal zakelijke en persoonlijke communicatie. Voor het verzenden van de beste e-mails moet u op de hoogte zijn van een paar regels. De politie van de e-mailetiquette komt niet achter je aan als je ze niet volgt, maar het zijn richtlijnen die je helpen fouten te vermijden zoals het beledigen van iemand als je dat niet wilt en misverstanden zoals het beledigd zijn als je niet bent bedoeld om .
Deze kernregels voor e-mailetiquette helpen ons om allemaal beter te communiceren via e-mail en het loont om ze te kennen.
01 van 25Neem een tweede blik voordat u een bericht verzendt
Typ een keer, kijk twee keer en vermijd gênante e-mails met de verkeerde tekst naar de verkeerde ontvanger of ontvangers. Zo:
- Pauzeer even nadat u een e-mail hebt ingevuld.
- Kijk naar de namen van de ontvanger (s).
- Lees het e-mailbericht.
Alleen dan zou je moeten kiezenSturen. Een ons preventie is een pond genezing waard.
In Gmail en enkele andere e-maildiensten kunt u een functie voor niet-functioneren inschakelen die u een paar seconden de tijd geeft om potentiële schade ongedaan te maken, zelfs nadat u een foutieve e-mail hebt verzonden. Waar dit niet beschikbaar is, kunt u het veld Aan leeg laten of uw eigen e-mailadres invoeren, zodat u eraan wordt herinnerd om een laatste blik te werpen voor verzending.
02 van 25Niet standaard om alles te beantwoorden
Als "Antwoord" goed is, moet "Allen beantwoorden" beter zijn. Klopt dat wel?
Houd rekening met de inbox van de ontvanger en stuur uw antwoord niet naar mensen die het niet nodig hebben.
03 van 25Houd e-mails kort
Laat ontvangers niet met te veel tekst intimideren. Stel in plaats daarvan een kort en gemakkelijk te begrijpen bericht op.
04 van 25Gebruik de quote-functie zorgvuldig
Denkt u dat het citeren van de originele tekst in uw e-mailantwoorden een hoop werk is? Dat is het niet. Soms is het belangrijk voor de continuïteit. Uw ontvanger weet misschien niet wat u beantwoordt, maar als u het gedeelte van het bericht van de afzender in uw antwoord vermeldt, is uw bedoeling duidelijk.
In de meeste gevallen kunt u het deel van de e-mail van de afzender kopiëren en vervolgens "Plakken als aanhalingsteken" (of soortgelijke woordenstroom) in uw antwoord selecteren. Als de boodschap van de afzender lang was, hoef je meestal niet alles te citeren.
05 van 25Schrijf effectieve e-mail onderwerpregels
Maak je dwaze fouten in je e-mailonderwerpen? De sleutel om uw berichten te laten lezen, blijkt niet slim te zijn. Richt u in plaats daarvan liever op de ondergrens van het bericht of vat het bericht samen. Wees niet wijs en laat onnodige woorden weg. Als u wilt dat de ontvanger een actie onderneemt, zeg dat dan in de onderwerpregel.
06 van 25Ruim e-mails op voordat u ze doorstuurt
Doorsturen van e-mails is een geweldige manier om ideeën te delen, maar zorg ervoor dat het oorspronkelijke idee niet verloren gaat in obfuscation. Het is prima om een zware hand te gebruiken bij het bewerken van delen van e-mailketens die niet van toepassing zijn op de ontvanger van het doorsturen - zolang de verwijderde delen de bedoeling van het bericht niet veranderen.
07 van 25When in Doubt, Send Plain Text Email, Not Rich HTML
Niet iedereen kan je geformatteerde e-mails ontvangen. Sommigen zullen zelfs geïrriteerd zijn. Om veilig te zijn in plaats van sorry, dus stuur e-mails in geval van twijfel. Dit is vooral belangrijk in een zakelijke omgeving, waar de tijd beperkt kan zijn.
08 van 25Stuur geen e-mail Hoaxes door
Je bent waarschijnlijk verdacht als je een te verbazingwekkende e-mailbedrog in je inbox ziet. Maak niet de fout om elk verhaal dat u zelf niet hebt onderzocht en per e-mail door te sturen per e-mail door te sturen en te bevestigen dat het waar is.
09 van 25Verspreid geen virussen
Zorg ervoor dat u geen wormen en virussen verspreidt via e-mail of fungeer als een voertuig om spam te verspreiden. Dit alles kan worden veroorzaakt door kwaadwillende e-mails. Gelukkig is er bescherming: gebruik antivirussoftware, houd deze up-to-date en scan afzonderlijke bestanden gratis.
- Top Windows Anti-Virus Software
- Top Mac Anti-Virus Software
- VirusTotal om bestanden en URL's online te scannen
Leg uit waarom u doorstuurt
Betere communicatie zorgt voor betere relaties. Als u e-mails en links op een manier wilt doorsturen die relevante informatie deelt en relaties bevordert, moet u aan de bovenkant van de e-mail uitleggen waarom u denkt dat de ontvanger de informatie die u deelt, interessant vindt.
11 van 25Laat mensen weten dat hun e-mail is ontvangen
Span-filters zijn een welkome aanvulling op e-mailservices, maar ze zijn niet perfect. Af en toe nemen ze een belangrijke e-mail op. Spaar anderen deze knagende zorg en laat hen weten dat u hun e-mail hebt ontvangen.
12 van 25Vraag voordat u enorme bijlagen verzendt
Veranker e-mailsystemen niet door enorme bijlagen te verzenden of doe dit alleen met toestemming.
13 van 25Praten over één onderwerp per e-mail alleen
Maak de wereld minder verwarrend. Probeer alleen per bericht over één onderwerp te praten. Start voor een ander onderwerp een nieuwe e-mail.
14 van 25Interpunctie is belangrijk
Komma, dubbelepunt, koppelteken en puntkomma bestaan allemaal om een reden: ze maken het gemakkelijker om de bedoelde betekenis van een zin te begrijpen. Maak het leven niet moeilijker en mogelijk minder interessant voor de ontvangers van uw e-mails. Besteed aandacht aan interpunctie.
15 van 25Gebruik spaarzaam letterwoorden
DYK? Niet iedereen kent elk acroniem, en deze afkortingen besparen toch niet zoveel tijd. Gebruik daarom weinig of geen acroniemen en alleen als u zeker weet dat de ontvanger de betekenis ervan kent. Het is onbeleefd om iemand een zoekopdracht te laten uitvoeren op iets in je e-mail.
16 van 25Wijzig de grootte van afbeeldingen naar handige verhoudingen voor e-mails
Wanneer uw foto's er goed uitzien in uw e-mail, ziet u er goed uit. Houd uw bijgevoegde e-mailafbeeldingen niet groter dan het scherm door ze in stijl te wijzigen - online en gratis.
17 van 25Schrijven in alle hoofdletters is schreeuwen
Schreeuw niet in je e-mails tenzij je daarmee akkoord gaat. Tekst in alle hoofdletters wordt opgevat als schreeuwen en het is ook moeilijk om te lezen.
18 van 25Wees voorzichtig met Ironie in e-mails
Nee echt! Ik meen het. Eerlijk gezegd!
Een medium dat weinig context biedt zoals e-mail is niet geschikt voor ironie en sarcasme, zelfs als u de ontvanger kent.
19 van 25Typ typfouten door uw e-mails af te drukken
Voor belangrijke, formele e-mails of liefdesbrieven die je carrière omdraaien, druk je het concept af voordat je kliktSturen.
Op een afgedrukte kopie en met een potlood in de hand, kunt u vaak typefouten of misplaatste komma's vinden die u noch uw spellingcontrole hebt gepakt. De baan / relatie die u opslaat, kan van u zijn.
20 van 25Stel uw systeemklok in
Zorg ervoor dat je geen berichten verzendt vanaf 1981 of 3078.
21 van 25Wanneer u in twijfel bent, beëindigt u e-mails met "bedankt"
Als u aan het einde van een e-mail niet meer weet hoe u gedag kunt zeggen, is er één ding dat bijna altijd geschikt is. Bedankt.
22 van 25Waar kunt u uw handtekening plaatsen?
Zonder een regel met 'teken hier', hoe bepaalt u waar u uw e-mailhandtekening plaatst? Plaats het recht onder het einde van uw tekst.
23 van 25Vraagt u zich af "Hoe schrijf ik dat op schrift?" Gebruik dat"
Is het u opgevallen hoe mensen die u perfect begrijpt als u naar hen luistert, cryptisch en uitgebreid worden wanneer ze beginnen te schrijven?
Wees niet zoals zij. Vertel het zoals het is en zeg het op dezelfde manier als je zou doen in een face-to-face gesprek. Het is nu niet het moment om indruk op ze te maken met je beheersing van de Engelse taal. Ga voor kort en zoet.
24 van 25Bestanden comprimeren
Klein is mooi, tenminste als het gaat om e-mailbijlagen. Dus maak bestanden kleiner voordat je ze via e-mail verzendt.
25 van 25Vermijd "Me Too" -boodschappen
"Ik ook" is niet genoeg inhoud om een e-mail te rechtvaardigen. Het is irritant. Wacht tot je iets hebt om toe te voegen aan het gesprek om te antwoorden.
