Gebruik Excel sneltoetsen om snel uw werk op te slaan

Je hebt veel werk in je Excel-spreadsheet gestopt, laat het niet wegglippen omdat je vergat de knop Opslaan te raken. Gebruik deze tips om uw werk veilig te houden en op te slaan voor de volgende keer dat u dat belangrijke bestand nodig hebt. Of, als u uw werk wilt delen, leer hoe u dat eenvoudig kunt doen met de PDF-opslagfunctie.

Gebruik Excel Save Shortcut Keys

Naast het opslaan van werkmapbestanden met de optie Opslaan bevindt zich onder de Bestandsmenu of pictogram Opslaan op de Werkbalk Snelle toegang, Excel heeft de optie om op te slaan met behulp van sneltoetsen op het toetsenbord. De sleutelcombinatie voor deze snelkoppeling is:

Ctrl + S

Als het bestand eerder is opgeslagen, verandert de muisaanwijzer in een zandloperpictogram terwijl het opslaan plaatsvindt. Anders, als de werkmap voor de eerste keer wordt opgeslagen, de Opslaan als dialoogvenster wordt geopend.

Eerste keer opslaan

Wanneer een bestand voor de eerste keer wordt opgeslagen, moeten twee stukjes informatie worden opgegeven in de Opslaan als dialoogvenster, inclusief de naam van het bestand en de locatie waar het zal worden opgeslagen.

Bestandsnamen kunnen maximaal 255 tekens bevatten, inclusief spaties.

Bespaar regelmatig

Sinds het gebruik van de Ctrl + S snelkoppeling is zo'n eenvoudige manier om gegevens te bewaren, het is een goed idee om vaak te bewaren - ten minste om de vijf minuten - om verlies van gegevens te voorkomen in het geval van een computercrash.

Plaatsen vastzetten Opslaan

Sinds Excel 2013 is het mogelijk om vaak gebruikte opgeslagen locaties onder te knippenOpslaan als . Hierdoor blijft de locatie goed toegankelijk boven aan de lijst Recente mappen. Er is geen limiet aan het aantal locaties dat kan worden vastgezet. Om een ​​opslaglocatie vast te pinnen:

1. Klik ophet dossier> Opslaan als.
2. In deOpslaan als venster, plaats de muisaanwijzer op de gewenste locatie onderRecente mappen - helemaal rechts op het scherm verschijnt een klein horizontaal beeld van een punaise voor die locatie.
3. Klik op depinvoor die locatie. Het beeld verandert in dat van een verticaal beeld van een push-pins-vervolgkeuzelijst, waarmee wordt aangegeven dat de locatie nu is vastgemaakt aan de bovenkant van de Recente mappen lijst.
4. Klik op de knop om een ​​locatie los te makenverticaal push-pinsbeeldom het weer te veranderen in een horizontale pin.

Sla Excel-werkbladen op als PDF-bestanden

Een van de functies die voor het eerst werd geïntroduceerd in Excel 2010 was de mogelijkheid om Excel-spreadsheetbestanden te converteren of op te slaan PDF-formaat. Met een PDF-bestand (Portable Document Format) kunnen anderen documenten bekijken zonder het originele programma, zoals Excel, op hun computer te hebben geïnstalleerd.

In plaats daarvan kunnen gebruikers het bestand openen met een gratis PDF-readerprogramma zoals Adobe Acrobat Reader. Met een PDF-bestand kunt u anderen ook spreadsheetgegevens laten bekijken zonder hen de mogelijkheid te geven dit te wijzigen.

Het actieve werkblad opslaan in PDF-indeling

Bij het opslaan van een bestand in PDF-formaat, standaard alleen de huidige of actieve werkblad - dat is het werkblad op het scherm - wordt opgeslagen. De stappen voor het opslaan van een Excel-werkblad in PDF-indeling met behulp van Excel'sOpslaan als bestandstype optie zijn:

1. Klik op dehet dossiertabblad van delint om de beschikbare menu-opties te bekijken.
2. Klik op de Opslaan als optie om het dialoogvenster Opslaan als te openen.
3. Kies een locatie voor het opslaan van het bestand onder deOpslaan in lijn.
4. Typ een naam voor het bestand onder deBestandsnaamlijn onderaan.
5. Klik op de pijl naar beneden aan het einde van deOpslaan als type lijn.
6. Blader door de lijst om te vinden en klik op de PDF (* .pdf)optie om het in deOpslaan als type regel van het dialoogvenster.
7. KlikOpslaanom het bestand in PDF-indeling op te slaan en het dialoogvenster te sluiten.

Bewaar een volledige werkmap in PDF-indeling

Zoals vermeld, de standaardOpslaan als optie slaat alleen het huidige werkblad in PDF-formaat op. Volg deze stappen om uw volledige werkmap op te slaan als een PDF-bestand:

1. Open de Opslaan als dialoog venster.
2. Open Meer opties.
3. Klik op dePDF (* .pdf) optie om de knop Opties weer te geven in de regel Opslaan als type van het dialoogvenster.
4. Klik op de knop om de te openenoptiesdialoog venster.
5. kiezen Hele werkboekin het gedeelte Publiceren.
6. KlikOKterugkeren naar deOpslaan als dialoog venster.
7. KlikOpslaanom uw werkmappen in PDF-indeling op te slaan en het dialoogvenster te sluiten.

De knop Opties wordt pas zichtbaar nadat het bestandstype is gewijzigd in PDF (* .pdf) in het dialoogvenster Opslaan als. Het geeft u een aantal keuzes met betrekking tot welke informatie en gegevens worden opgeslagen in PDF-formaat.

AutoSave naar OneDrive

Als je gebruikt Microsoft Office 365, Excel slaat uw werk automatisch automatisch op wanneer u de OneDrive-cloudopslag van het bedrijf selecteert als uw opslaglocatie. De nieuwe functie slaat uw document om de paar seconden op, waardoor u niet langer continu op de knop Opslaan of een willekeurige sneltoets hoeft te drukken - dat is een minder belangrijk aspect wanneer u zich zorgen maakt wanneer u aan het werk bent.

Om ervoor te zorgen dat de AutoSave-functie werkt, moet u uw documenten opslaan op een locatie in uw OneDrive-map. De AutoSave-functie werkt niet met een andere locatie op uw pc of Mac.

Als u Office 365 hebt en uw bestanden opslaat in OneDrive, moet u ervoor zorgen dat het AutoSave functie is ingeschakeld door de tuimelschakelaar in de linkerbovenhoek van het Excel-scherm aan te vinken. Wanneer ingeschakeld, zegt de schakelaar Op. Om de functie uit te schakelen en uw werk handmatig op te slaan, klikt u gewoon op de schakelaar om deze te wijzigen Uit.