Blijf op de hoogte van uw e-mail door het morgen te verbeteren

Als je meer dan een dag aan berichten hebt in je inbox, is de "deal met elk bericht op het moment dat het binnenkomt" - aanpak werkt niet voor jou.

Het is niet jouw fout. Deze aanpak kan alleen werken voor diegenen wiens enige taak erin bestaat om e-mails zo snel mogelijk te beantwoorden.

Gelukkig kun je met een iets andere weg ononderbroken werken via e-mail, nog steeds binnen een redelijke tijd antwoorden, geen e-mails laten vervallen door maanden en ook de e-mailachterstand wegwerken.

Blijf op de hoogte van uw e-mail door er morgen mee om te gaan

Om grip te krijgen op uw e-mail:

• Kijk uit de inbox.
  • Zorg ervoor dat automatische e-mailcontrole en nieuwe e-mailaankondigingen zijn uitgeschakeld.
• Behandel alle post die gisteren arriveerde, in zoveel batches als u wilt.
  • Hoe minder batches, hoe beter. Als u alle post van gisteren in één keer behandelt, is de kans groot dat u er de minste tijd en moeite aan hebt besteed.
  • Plan tijd voor uw e-mailverwerking.
  • Behandel de berichten op volgorde.
  • Als een bericht onderzoek vereist, plant u dat onderzoek voor morgen en laat de afzender weten dat u hierop teruggaat. Als er meer werk vereist is, schema over een langere periode.
    • Zorg ervoor dat je het originele bericht kunt vinden als het werk klaar is. De afzender en, het belangrijkst, de datum genoteerd samen met de taak zou voldoende moeten zijn. In Mac OS X Mail kunt u ook LinkABoo gebruiken.
  • U kunt een slimme map gebruiken die alleen de berichten weergeeft die gisteren zijn aangekomen, vlaggen toepassen (bijvoorbeeld labeldagen in wisselende kleuren) of afhankelijk zijn van sorteren op datum van aankomst.
• Je kunt je inbox regelmatig controleren op e-mails die je nodig hebt actie.

Als uw werk erom vraagt, verwerkt u bijvoorbeeld vaker e-mail dan dagelijks - drie keer per dag. Welke periode u ook kiest, het cruciale element is dat de lijst met e-mails is gesloten voor nieuwe vermeldingen terwijl u eraan werkt.

Waarom dagelijkse verwerking van de e-mailinbox?

Tenzij je vaker met e-mail moet omgaan, nodig ik je uit om de dagelijkse verwerking te proberen. Het heeft extra voordelen:

• Je stelt niet lukraak het precedent van het onmiddellijk beantwoorden, een verplichting waaraan niet kan worden voldaan.
• Een dagelijkse planning is gemakkelijk te houden en te onthouden.
• U kunt voor elk type bericht het perfecte tijdstip kiezen.

Behandel eerst de eenvoudigste e-mails!

Zelfs als dit normaal niet jouw stijl is,

• probeer eerst de gemakkelijkste berichten uit de weg te ruimen.

Zodra je bij de meer uitdagende e-mails bent, heeft de gestage voortgang ze al een beetje getemd. Als je snel het ingewikkelde hebt gescand voordat je met het gemakkelijke bent begonnen, heb je ook wat tijd besteed aan het bedenken van oplossingen.

Wat als ik een dag mis met het legen van mijn inbox?

Als je een paar dagen mist vanwege reizen of vakanties, is dat geen probleem.

• Behandel de e-mails alsof ze gisteren zijn aangekomen.

Vaak kost het doorgaan van twee dagen of zelfs een week van e-mail niet al die meer tijd en moeite dan het afhandelen van een dag.

Als de stapel e-mails zo hoog is dat je er op één dag niets aan kunt doen, laat een andere strategie je helpen:

Hoe een achterstand van e-mail te wissen

Om een ​​achterstand aan e-mails weg te werken:

1. Maak een nieuwe map.
2. Verplaats alle uitstaande e-mails uit uw inbox naar die map.
3. Doe elke dag en voor iets anders iets met ten minste één van de berichten in de map voor backlogs.
   1. U hoeft er niet op te antwoorden. U hoeft het niet in te dienen. Doe echter iets. Zoek naar een site die u bijvoorbeeld kan helpen te antwoorden. Of zoek het e-mailadres (of nummer) op van iemand die je kan helpen.
   2. Op sommige dagen zul je dat minimum doen. Super goed! Op veel andere zult u in één keer een hoop berichten behandelen. Super goed!
4. Behandel alle nieuwe e-mail zoals hierboven.