Een automatische afwezigheidscontrole instellen in Outlook

Stel een out-of-office-vakantiereactie in Outlook in en het programma antwoordt op nieuwe e-mailberichten die u ontvangt terwijl u afwezig bent.

Uw e-mail met u meenemen is eenvoudig; Wat Hard is, is het achterlaten

Waar je ook heen gaat, het is gemakkelijk om al je e-mail met je mee te nemen in een klein, handig pakket. Het achterlaten op een grote, omvangrijke computer is het harde en vaak vanzelfsprekende.

Als je snakt naar gezond verstand, is Outlook hier om je te helpen: terwijl je op vakantie gaat na de dagelijkse stortvloed aan e-mail, reageert Outlook automatisch op inkomende berichten, waardoor je geen last hebt van je schouders, zelfs nadat je bent teruggekeerd.

Natuurlijk zou Outlook nooit zo coherent, overtuigend en beknopt kunnen reageren als u persoonlijk zou kunnen doen, maar het zal ijverig reageren, zodat verzenders weten dat u niet op kantoor bent, misschien wanneer u terugkomt en of ze moeten volgen. daarna (indien nog relevant) of doorverwijzen naar een ander contact voor zaken die een directer antwoord vereisen.

Een automatische afwezigheidsdienst in out of office instellen in Outlook voor een POP- en IMAP-account

Voor het instellen van een autoresponder in Outlook voor een IMAP- of POP-e-mailaccount (voor Exchange, zie verder hieronder), stelt u eerst het bericht in dat voor het antwoord is gebruikt:

1. Maak een nieuw bericht (klik nieuwe e-mail ) in Outlook.

2. Voer het gewenste in Onderwerpen en een bericht voor het automatische antwoord van uw Outlook bij afwezigheid.

   • Neem indien mogelijk en relevant op wanneer mensen mailen, je een persoonlijk antwoord kunt verwachten, of dat ze überhaupt een antwoord mogen verwachten. Dit kan enige tijd duren nadat u bent teruggekeerd.
   • Je kunt ook toevoegen cc: en bcc: ontvangers om een ​​kopie van elk automatisch antwoord te ontvangen.
   • Als u het out-of-office-antwoord van Outlook instelt om te worden verzonden als reactie op alle inkomende e-mail (in plaats van alleen berichten van geselecteerde contactpersonen), houd er dan rekening mee dat het vrijgeven van te veel informatie een risico vormt.

3. Klik het dossier (of HET DOSSIER ).

4. Kiezen Opslaan als op het blad dat verschijnt.

5. Zorg ervoor dat Outlook-sjabloon is geselecteerd onder Opslaan als type: .

6. Voer eventueel een sjabloonnaam in onder Bestandsnaam: (Outlook heeft standaard het onderwerp van de sjabloon gekozen).

7. Klik Opslaan .

Ga verder met het maken van de automatische autoresponder voor afwezigheid in Outlook:

1. Klik het dossier (of HET DOSSIER ) in de Outlook-weergave van Outlook.

2. Zorg ervoor dat de info categorie is open.

3. Klik Regels en waarschuwingen beheren onder Account Informatie .

4. Zorg ervoor dat u op de E-mailregels tab in de Regels en waarschuwingen venster.

5. Zorg er nu voor dat het account waarvoor u het vakantieresponse wilt maken, is geselecteerd onder Wijzigingen toepassen op deze map :.

   U kunt de regel eenvoudig toepassen op al uw accounts; zie hieronder, stap 21.

6. Klik Nieuwe regel…

7. Zorg ervoor dat Regel toepassen op berichten die ik ontvang is geselecteerd onder Begin met een lege regel .

8. Klik Volgende> .

9. Zorg ervoor dat Waarin mijn naam in het vak Aan staat is aangevinkt onder Stap 1: Selecteer voorwaarde (n) .

   U kunt alle vakjes niet aanvinken en ervoor zorgen dat Outlook automatisch reageert op alle inkomende e-mail, of u kunt controleren Waar mijn naam is in het vak Aan of Cc om e-mails op te nemen waarvan u slechts een CC: ontvanger bent.

10. Klik Volgende> .

11. Zorg ervoor dat antwoord met behulp van een specifieke sjabloon is aangevinkt onder Stap 1: Selecteer actie (s) .

12. Klik op een specifieke sjabloon onder Stap 2: bewerk de regelbeschrijving (klik op een onderstreepte waarde) .

13. Zorg ervoor dat Gebruikerssjablonen in bestandssysteem is geselecteerd onder Kijk in: .

14. Markeer de eerder gemaakte sjabloon.

15. Klik Open .

16. Klik nu Volgende> .

17. Zorg ervoor dat behalve als het een automatisch antwoord is is aangevinkt onder Stap 1: Selecteer uitzondering (en) (indien nodig) .

18. Klik Volgende> .

19. Typ hieronder de gewenste naam voor uw auto-reagerende filter Stap 1: geef een naam op voor deze regel .

20. Zorg ervoor dat Schakel deze regel in wordt gecontroleerd om de vakantie responder tegelijkertijd in te schakelen; je kunt het vinkje verwijderen Schakel deze regel in natuurlijk en schakel de auto-respons alleen in als dat nodig is.

    Om het filter op elk gewenst moment in te schakelen, opent u de Regels en waarschuwingen venster zoals hierboven en zorg ervoor dat de regel voor de responder voor de vakantievierders de E-mailregels tab.

21. Optioneel, inschakelen Maak deze regel voor alle accounts .

    Houd er echter rekening mee dat filters mogelijk niet werken met bepaalde accounttypen (waarvoor Outlook ze niet maakt, zelfs niet als dit selectievakje is aangevinkt).

22. Klik Af hebben .

23. Klik OK .

Schakel een Outlook Vacation Response-regel uit

Ga als volgt te werk om een ​​afwezigheidsautoreactie uit te schakelen die u hebt ingesteld (en ingeschakeld) in Outlook:

1. kiezen het dossier (of HET DOSSIER ) in de Outlook-weergave van Outlook.

2. Ga naar de info categorie.

3. Klik Regels en waarschuwingen beheren (naast Regels en waarschuwingen ).

4. Zorg ervoor dat de E-mailregels tabblad is geselecteerd.

5. Selecteer het account waarvoor u wilt uitschakelen dat de auto-responder is geselecteerd onder Wijzigingen in deze map toepassen: ( U moet het vakantiereactie voor elk account apart uitschakelen.)

6. Zorg ervoor dat de automatische responderregel die u hebt gemaakt om het antwoord in te schakelen, niet is geselecteerd in de lijst met regels.

7. Klik OK .

Een alternatief: Outlook Vacation Responder-add-ons

In plaats van handmatig een regel in Outlook in te stellen, kunt u een hulpprogramma gebruiken zoals e-mailresponder (FreeBusy) of Auto Reply Manager.Deze tools zijn meestal ook slim om alleen de benodigde automatische antwoorden van het kantoor te verzenden.

Houd er rekening mee dat Outlook zelf slechts eenmaal per sessie een automatisch antwoord naar elk adres verzendt; een tweede automatisch antwoord mag alleen worden verzonden nadat Outlook is gesloten en opnieuw is geopend. Outlook zal ook niet automatisch antwoorden op een afzender met twee verschillende berichten.

Een automatisch antwoord voor afwezigheidsfeesten instellen in Outlook voor een Exchange-account

Als u Outlook gebruikt met een Exchange-account, kunt u een automatisch antwoord bij afwezigheid instellen op de server:

1. Klik HET DOSSIER in het hoofd Outlook-venster.

2. Open de info categorie.

3. Klik Automatische antwoorden .

4. Zorg ervoor dat Stuur automatische antwoorden is geselecteerd.

5. Om de auto-responder automatisch te laten starten en stoppen:

   • Zorg ervoor dat Alleen verzenden tijdens dit tijdsbereik: is nagekeken.
   • Selecteer de gewenste datum en tijd voor het starten van de auto-responder hieronder Starttijd: .
   • Kies de gewenste einddatum en -tijd hieronder Eindtijd: .

6. Voer hieronder het bericht in van uw automatische afwezigheidsbericht In mijn organisatie .

   Deze e-mail wordt verzonden naar mensen in uw bedrijf.

7. Om ook automatische antwoorden te sturen naar mensen buiten uw bedrijf:

   • Open de Buiten mijn organisatie tab.
   • Zorg ervoor dat Automatisch antwoorden op mensen buiten mijn organisatie wordt gecontroleerd als u in orde bent met de beveiligingsrisico's.
   • Voer het bericht in dat is verzonden naar mensen buiten uw bedrijf.

8. Klik OK .

Om de afwezigheid van antwoorden op kantoor centraler te houden op een Exchange-server (inclusief sjablonen met velden die zijn samengevoegd met Active Directory), kunt u Symprex Out-of-Office Manager proberen.

(Getest met Outlook 2013 en Outlook 2016)