Bepalen welk EDMS-pakket geschikt is voor het werk dat u doet, is de sleutel tot het succesvol implementeren van documentbeheerprocedures in uw kantoor. Laten we eens kijken naar de vijf grootste pakketten die er zijn en weeg hun voors en tegens voordat je koopt.
Vault-samenwerking
Autodesk Vault Collaboration is er in twee smaken: Vault voor AEC en Vault voor Manufacturing. Afhankelijk van wat voor soort werk je doet, zal een van deze je zeker alle EDMS-tools geven die je nodig hebt. Aangezien Vault een Autodesk-product is, kunt u erop vertrouwen dat ze volledig zijn ontwikkeld en nauw zijn geïntegreerd met de juiste Autodesk-ontwerpsoftware. Elk programma heeft uitgebreide functionaliteit als u AutoCAD-verticalen als uw primaire ontwerppakket gebruikt. Dat betekent niet dat Vault zich beperkt tot het werken met die programma's, maar dat is het niet. Vault kan ook worden geïntegreerd met MicroStation en de volledige Microsoft Office-productlijn, maar de werkelijke kracht ligt in hoe goed het aansluit op de verschillende Autodesk-ontwerppakketten.
Mijn team werkt op het gebied Infrastructuur en Civil 3D is onze belangrijkste ontwerpsoftware. Met dat in gedachten schakelen we ons hele bedrijf uit van Meridian en overstappen naar Vault AEC Collaboration vanwege de extra voordelen die het ons biedt bij het delen van gegevens tussen bestanden die geen andere EDMS-software kan bieden. Aangezien Civil 3D alle ontwerpinformatie (uitlijningen, vlakken, enz.) Binnen één tekening maakt, moet u handmatig een gegevensreferentie maken om gebruikers in staat te stellen die gegevens over bestanden te delen. Vault AEC heeft die functionaliteit al ingebouwd: wanneer u een bestand in Civil 3D sluit, komt Vault tussenbeide en wordt gevraagd of u die ontwerpinformatie wilt delen met elke andere tekening in het Vault-project. Eén klik op een knop en wat eens een verwarrend handmatig proces was, gebeurt op een consistente en efficiënte manier.
Er zijn tientallen andere integraties tussen Vault en AutoCAD-producten, zoals automatisch koppelen aan Sheet Set Manager, zodat u hele tekening sets in één stap kunt genereren en uw titelblokken en voorbladen automatisch worden bijgewerkt wanneer u projecteigenschappen wijzigt en bestanden toevoegt of verwijdert. Vault is een zeer krachtig en aanpasbaar EDMS-pakket en het wordt mijn hoogste aanbeveling voor iedereen die regelmatig Autodesk-producten gebruikt.
Meridian-integratie
Meridian Integration is een zeer krachtig EDMS-pakket dat enkele van de meest geavanceerde integratiefuncties heeft die op de markt verkrijgbaar zijn. Meridian werkt met vrijwel elk belangrijk softwarepakket dat u op uw systeem hebt en het heeft een sterk ontwikkelde interface met alle grote CAD-systemen die er zijn. Hoewel het niet gericht is op een bepaalde AEC-industrie, beschikt Meridian wel over zeer mooie algemene besturingselementen voor integratie met uw standaard AutoCAD-, MicroStation- en andere ontwerppakketten. Om verder te gaan, heeft Meridian een programmeerbare gebruikersinterface opengelaten die u kunt gebruiken om het programma aan te passen om vrijwel elke functie binnen die CAD-systemen te benaderen.
Die schaalbaarheid is een van de sterke punten van Meridian; je kunt het programma echt aanpassen aan je eigen workflowproces met slechts een klein beetje programmeren. Als u geen programmeur in het personeel hebt, bieden de meeste wederverkopers een oplossing tegen redelijke prijzen. We hebben dit programma het grootste deel van een decennium op onze huidige positie gebruikt en we zijn erin geslaagd om een aantal real-time besparende functies samen te stellen met minimale investeringen. Projectverhuizing, batchplanning, elektronische handtekeningen en een zestal andere aanpassingen hebben ons duizenden factureerbare uren bespaard.
De mogelijkheid van Meridian om veranderingen in een bestand bij te houden, back-ups en revisies te maken met een enkele klik, en om bestanden te bekijken en te redliniëren zonder de echte tekening te hoeven openen, zijn fantastische hulpmiddelen. Ik zal je echter waarschuwen dat het een complex systeem is en dat er een duidelijke leercurve is om je gebruikers comfortabel te maken. Meridian is zeer gericht op Autodesk Inventor, maar het is zo configureerbaar dat aanpassing aan verschillende industrieën helemaal geen probleem is. Wanneer u echter met Inventor werkt, is het een fantastische taak om onderdelencatalogi te maken, componentreparaties bij te houden en visualiseringsbestanden te maken. Als Inventor je primaire ontwerpprogramma is, dan is Meridian absoluut het pakket voor jou.
Bedreven
Adept van Synergis Software is een volledig uitgeruste Engineering Document Management Software die alle standaard kernprocedures bevat die u waarschijnlijk zult vinden in elk geavanceerd EDMS-systeem. Het biedt volledige metadata-configuratie van aangepaste velden, in- en uitchecken van documenten door gebruikers, versiebeheer en audit trails om bij te houden wie wat deed en wanneer, voor al uw bestanden.
Adept richt zich sterk op de maakindustrie en integratie met programma's als Inventor en SolidWorks, wat betekent dat Adept de mogelijkheid heeft om rechtstreeks naar tekenitems zoals attributen en bloknamen te verwijzen om automatisch onderdelen en stuklijsten te genereren. Adept heeft ook een geïntegreerde client die in elke AutoCAD-software wordt uitgevoerd om gebruikers rechtstreeks toegang te geven tot de structuren van het projectbestand zonder AutoCAD te hoeven verlaten. Evenzo heeft Adept een identieke integratie in de MicroStation-productlijn van Bentley.
Omdat het zo sterk gericht is op productie, is de integratie van Adept met SolidWorks van Dassault-systemen een van de sterkste componenten. Gebruikers hebben toegang tot onderdelen en assemblages, vragen over de status ervan, zoeken zelfs meerdere revisies door en updaten automatisch componenten van hun ontwerp via het Adept Task Panel, dat volledig in SolidWorks wordt uitgevoerd.Via dat paneel kunt u naar elk onderdeel of elke assembly bladeren en er met uw muis overheen bewegen om tooltips te krijgen die de huidige status van elk onderdeel weergeven. U kunt ook met de rechtermuisknop op elk bestand in de database klikken om het te openen / bewerken zonder dat u uw open bestand hoeft te verlaten. Dat is een grote tijdbesparing: u kunt stukken van uw ontwerp direct wijzigen en deze wijzigingen onmiddellijk weerspiegelen in uw algemene plannen zonder ooit een bestand te hoeven sluiten.
Adept's enige negatieve is ook het grootste positieve: het is echt bedoeld voor de maakindustrie. Als dat jouw wereld is, dan is Adept misschien wel het juiste EDMS voor jou. Als je echter in de eerste plaats in een andere AEC-sector werkt, wil je dit pakket misschien vermijden en op zoek gaan naar iets dat beter past bij wat je doet.
AutoEDMS
AutoEDMS van ACS Software is een Engineering Document Management Software die een beroep kan doen op kleinere bedrijven. AutoEDMS heeft de standaard besturingselementen voor het aan- en afmelden, workflows, revisies en titelblokkoppeling die u verwacht te zien in een EDMS-pakket, maar verder blijft het vrij eenvoudig. AutoEDMS beschikt niet over de geavanceerde gegevens en onderdelenkoppelingen die veel van zijn concurrenten hebben, en bevat ook niet de geavanceerde aanpassings- en integratietools van de grotere programma's. Dat is niet noodzakelijk een slechte zaak. Soms is een eenvoudigere interface alles wat u nodig hebt, dus waarom zou u een programma kopen dat u meer geeft dan u ooit zult gebruiken?
AutoEDMS is meer een generiek documentbeheersysteem, dat basiscontrole mogelijk maakt van een centrale database voor het opslaan en manipuleren van uw bestanden in plaats van zich te concentreren op branchespecifieke ontwerppakketten. Het integreert met AutoCAD, MicroStation, SolidWorks en andere soortgelijke producten, maar het biedt niet de volledig uitgebreide gegevens die andere EDMS-pakketten koppelen.
Als u voor de eerste keer naar een EDMS wilt gaan, kan dit een goede keuze voor u zijn. De eenvoudigere interface zorgt ervoor dat uw personeel zich op uw gemak voelt met de basisconcepten van documentbeheer zonder het onderwerp te verwarren met tientallen geavanceerde functies die u misschien nooit nodig zult hebben. Begin met kleinere software, zoals deze, en geef uzelf en uw personeel tijd om zich comfortabel te voelen in een EDMS-omgeving voordat u overstapt op een robuuster pakket dat is gespecialiseerd in uw branche.
Centraal besturen
Content Central van Ademero is meer een standaard documentbeheerpakket dan een EDMS-systeem, maar omdat het u toestaat om elk bestandstype op te slaan en te benaderen met behulp van hun eigen programma, heb ik besloten om het hier op te nemen. Content Central is een uitgebreid bestandsbeheersysteem waarmee u alle bestanden in een gedefinieerde projectmapstructuur kunt behouden en aan elke bestand binnen die structuur uitgebreide informatie kunt toewijzen. Het heeft standaard check-in / out-functies en beschikt over hulpmiddelen voor het automatisch benoemen en indexeren van bestanden.
In tegenstelling tot de meeste andere EDMS-pakketten, beschikt Control Central ook over ingebouwde functionaliteit voor het scannen van documenten en het gebruik van automatische herkenningsfuncties om te bepalen wat ze zijn en waar ze naartoe gaan binnen uw project. Dat kan een erg leuke functie zijn voor het omgaan met facturen en contracten van consultants en klanten. Dit programma heeft ook een heel mooi systeem voor het controleren van goedkeuringen en voor het delen / samenwerken aan bestanden met andere gebruikers.
Vanuit een technisch oogpunt is dit pakket enigszins beperkt. Het heeft niet de integratie die u misschien wilt met uw ontwerppakket en het heeft geen eenvoudige plug-in voor toegang tot de database vanuit andere software. Het grootste deel van uw bestandsbeheer is bedoeld om rechtstreeks te worden uitgevoerd via de Control Central-client, die uw bestanden net start in het programma dat ze heeft gemaakt wanneer u erop dubbelklikt. Deze software lijkt meer gefocust op een generiek kantoorbeheermodel dan een technisch kantoormodel, maar het heeft mooie functies die kunnen worden toegepast voor een klein tot middelgroot AEC-bedrijf.
