Excel Data Entry Form Tutorial

Als u de resterende records aan de zelfstudiedatabase wilt toevoegen, gebruikt u het formulier om de rest van de gegevens in de bovenstaande afbeelding in de cellen A4 t / m E11 in te voeren.

Gegevensrecords toevoegen met het formulier (con't)

Om de resterende records aan de zelfstudiedatabase toe te voegen, gebruikt u het formulier om de rest van de gegevens in de afbeelding hier in de cellen A4 t / m E11 in te voeren.

Gebruik de Data Tools van het formulier

Een groot probleem met een database is het handhaven van de integriteit van de gegevens naarmate het bestand groter wordt. Dit vereist:

• het repareren van datafouten of het updaten van individuele records.
• het verwijderen van verouderde of dubbele records.

Het gegevensinvoervorm bevat aan de rechterkant verschillende tools waarmee u eenvoudig records uit de database kunt vinden en corrigeren of verwijderen.

Deze hulpmiddelen zijn:

• De Zoek naar Prev en Vind Volgende knoppen - hiermee kunt u één record tegelijk vooruit en achteruit bladeren door de database.
• De Verwijder knop - dit wordt gebruikt om records uit de database te verwijderen.
• De Herstellen knop - Deze knop kan worden gebruikt om wijzigingen ongedaan te maken in een record dat wordt bewerkt. Af en toe maken we de verkeerde wijzigingen in een record of bewerken we zelfs de verkeerde record helemaal. Als dat het geval is, kan de knop Herstellen worden gebruikt om die wijzigingen ongedaan te maken.
• Notitie: de knop Herstellen werkt alleen zolang een record aanwezig is in het formulier. Zodra u een ander record opent of het formulier sluit, wordt de knop Herstellen inactief.
• De criteria Met deze knop kunt u in de database zoeken naar records op basis van specifieke criteria, zoals naam, leeftijd of programma. Een voorbeeld van het gebruik van de knop Criteria is opgenomen in de volgende stap van de zelfstudie.

Zoeken naar records met één veldnaam

De criteria Met deze knop kunt u in de database naar records zoeken met behulp van een of meer veldnamen, zoals naam, leeftijd of programma.

Zoeken naar records met één veldnaam

1. Klik op de criteria knop in het formulier.
2. Klik op de criteria knop wist alle formuliervelden, maar verwijdert geen gegevens uit de database.
3. Klik op de Programma veld en typ Arts als we willen zoeken naar alle studenten die zijn ingeschreven voor het Arts-programma aan het college.
4. Klik op de Vind Volgende knop. Het record voor H. Thompson moet in het formulier verschijnen als ze is ingeschreven voor het Arts-programma.
5. Klik op de Vind Volgende knop voor de tweede en derde keer en de records voor J. Graham en W. Henderson moeten achter elkaar verschijnen, omdat ze ook zijn ingeschreven voor het programma Arts.

De volgende stap van deze zelfstudie bevat een voorbeeld van zoeken naar records die voldoen aan meerdere criteria.

Zoeken naar records met meerdere veldnamen

In dit voorbeeld zullen we zoeken naar alle studenten die 18 jaar of ouder zijn en ingeschreven in het Arts-programma aan het college. Alleen de records die aan beide criteria voldoen, moeten in het formulier worden weergegeven.

1. Klik op de criteria knop in het formulier.
2. Klik op de leeftijd veld en type 18.
3. Klik in de Programma veld en typ Arts.
4. Klik op de Vind Volgende knop. Het record voor H. Thompson moet in de vorm verschijnen, aangezien zij beiden 18 jaar oud is en deelneemt aan het Arts-programma.
5. Klik op de Vind Volgende knop een tweede keer en het record voor J. Graham zou moeten verschijnen omdat hij ook 18 jaar oud is en zich inschrijft voor het Arts-programma.
6. Klik op de Vind Volgende knop een derde keer en de record voor J. Graham moet nog steeds zichtbaar zijn omdat er geen andere records zijn die aan beide criteria voldoen.

Het record voor W. Henderson zou dat moeten zijn niet wordt weergegeven in dit voorbeeld omdat, hoewel hij is ingeschreven voor het programma Arts, hij niet 18 jaar oud is, zodat hij niet aan beide zoekcriteria voldoet.