Of u uw zakelijke e-mailaccount gebruikt om persoonlijke e-mails te verzenden, is in de eerste plaats aan het bedrijf. Het is aan uw werkgever om beleidsregels en richtlijnen vast te stellen die van toepassing zijn op het gebruik van hun netwerkbronnen. Werkgevers moeten werknemers een Beleid voor acceptabel gebruik (AUP) laten lezen en ermee akkoord gaan dat beschrijft wat wel en niet toegestaan is voordat ze toegang krijgen tot netwerkbronnen.
Hoe zit het met het gebruik van uw persoonlijke e-mailaccount om zaken te doen?
Nogmaals, het antwoord is dat het waarschijnlijk niet verstandig is. Heeft uw persoonlijke e-mailaccount dezelfde strenge wachtwoordregels als uw zakelijke e-mailaccount? Zijn de communicaties tussen uw computer en de servers van de persoonlijke e-mailaanbieder op de een of andere manier beveiligd of gecodeerd? Als u gevoelige of vertrouwelijke informatie verzendt, kan deze dan worden onderschept of wordt een kopie in de cache opgeslagen of op de e-mailservers opgeslagen?
Naast deze vragen, als uw bedrijf onder nalevingsmandaten zoals Sarbanes-Oxley (SOX) valt, zijn er vereisten met betrekking tot de bescherming en het behoud van e-mailberichten met betrekking tot het bedrijf. Als u voor een overheidsinstantie werkt, is de kans groot dat uw communicatie onderhevig is aan een of andere vorm van Freedom of Information-regels. In beide gevallen zou het verzenden van officiële informatie op uw persoonlijke account het buiten de beschikbare controles plaatsen om e-mailcommunicatie te beschermen en te behouden. Dit doen is niet alleen een schending van de regels, maar geeft ook het uiterlijk van een opzettelijke en opzettelijke poging om het systeem te omzeilen en heimelijk uw communicatie te verbergen.
Er is geen betere illustratie van waarom het combineren van persoonlijke e-mail met zakelijke e-mail een vreselijk idee is dan dat van Hillary Clinton's gebruik van een privé e-mailserver gedurende haar tijd als staatssecretaris. Dit was een van de meest openbare gevallen waarom je zoiets niet zou moeten doen. Het druist niet alleen in tegen het overheidsbeleid. Het is gewoon geen goed idee, omdat persoonlijke e-mailaccounts meestal niet overal in de buurt zijn van het aantal technische beveiligingen dat door overheidssystemen wordt gebruikt. Niet dat de overheidssystemen perfect zijn, maar ze zijn meestal zo geconfigureerd dat ze proberen de veiligheidsrisico's te minimaliseren.
Aan de andere kant van het gangpad hoorde de voormalige republikeinse vicepresident Sarah Palin, voormalig gouverneur van Alaska, de harde manier waarop persoonlijke e-mailaccounts niet hetzelfde niveau van beveiliging bieden als het e-mailsysteem van de regering van Alaska. Een groep die zichzelf 'anoniem' noemde, slaagde erin haar persoonlijke Yahoo-mailaccounts te hacken. 'Anonymous' maakte een handvol van de e-mailberichten openbaar, min of meer om te bewijzen dat ze het account daadwerkelijk hadden gehackt. Sommige berichttitels en ontvangers lijken de geruchten te ondersteunen dat zij mogelijk haar persoonlijke e-mail specifiek heeft gebruikt om het ethisch uitgedaagde onderwerp buiten het overheidse-mailsysteem van Alaska en buiten de vereisten van de Vrijheid van informatie te houden.
Zorg ervoor dat u goede werkwijzen volgt bij het maken van wachtwoorden, zelfs voor uw persoonlijke accounts. Beveilig wachtwoorden of niet, gebruik gezond verstand en volg de regels bij het kiezen van het mixen van persoonlijke en zakelijke e-mail.
Enkele andere geweldige bronnen voor e-mailbeveiliging zijn onder meer:
- De gevaren van afwezigheidsberichten voor automatisch antwoorden
- Waarom u een e-mailaccount voor eenmalig gebruik nodig heeft
Noot van de redactie: dit verouderde artikel is bijgewerkt door Andy O'Donnell
