WebEx, vervaardigd door Cisco Systems, is een van de meest gebruikte online vergaderhulpmiddelen over de hele wereld. Het is een veelzijdige tool waarmee gebruikers elkaar kunnen ontmoeten via internet terwijl ze schermen delen en via een telefoon of via VoIP spreken. Het is een robuust programma dat goed werkt op Windows, Mac en zelfs op smartphones en tablets, waardoor deelnemers de flexibiliteit hebben om vergaderingen bij te wonen vanaf hun voorkeursapparaat.
WebEx in één oogopslag
Bottom-Line: Het is geen wonder dat WebEx een van de meest gebruikte online vergaderhulpmiddelen is, omdat het gebruikers voldoende functies biedt om een online vergadering te creëren die deelnemers het gevoel geeft dat ze zich in de directiekamer van het bedrijf bevinden. Het werkt goed op Windows en Mac en is een uitstekende keuze voor diegenen die vergaderingen graag onderweg bijwonen vanaf hun smartphones of tablet-apparaten.
Wat we leuk vonden: WebEx heeft een eenvoudige gebruikersinterface, hoewel het iets minder intuïtief is dan GoToMeeting's. Gebruikers kunnen eenvoudig hun desktops delen, evenals documenten of elke toepassing op hun computer. Het is snel en eenvoudig om presentatoren te wijzigen, whiteboards te maken en controle over het toetsenbord en de muis te geven, waardoor een naadloze vergaderervaring wordt geboden.
Wat we niet leuk vonden: De standaardbrowser die door WebEx wordt gekozen, is Internet Explorer. Als u Firefox of Chrome wilt gebruiken, moet u de browserinstellingen wijzigen voordat u op een koppeling klikt die via de tool wordt gedeeld.
Prijs: WebEx begint bij $ 49 per maand voor onbeperkte vergaderingen met elk maximaal 25 deelnemers (op het moment van schrijven). Dit is vergelijkbaar met GoToMeeting, die voor dezelfde prijs maximaal 15 deelnemers per vergadering toestaat. Gebruikers hebben ook de mogelijkheid om per gebruik te betalen.
Een vergadering maken en eraan deelnemen
Het maken van een vergadering met WebEx is eenvoudig, als het eerste installatieproces is voltooid en Meeting Center is geladen op de computer van de host. WebEx is een online vergaderingshulpmiddel op het web, wat betekent dat er geen downloads nodig zijn en dat het alleen nodig is om een webbrowser zoals Firefox, Internet Explorer of Chrome te gebruiken.
Gastheren kunnen genodigden uitnodigen per e-mail, instant message of zelfs in een chat. De uitnodiging bevat een link waarmee de deelnemers snel naar de vergadering kunnen worden gebracht, waarin wordt aangegeven dat ze verbinding moeten maken via hun telefoonlijn of via VoIP. Er worden gratis nummers verstrekt en er zijn inbelnummers voor verschillende landen, dus deelnemers die in het buitenland werken, hoeven niet te betalen voor internationale telefoonkosten om de vergadering bij te wonen.
Presentaties en applicaties delen
Hoewel het delen van het scherm een basiskenmerk is van de meeste online vergaderhulpmiddelen, gaat WebEx verder, doordat het hosts een controlepaneel biedt waarmee ze kunnen chatten of de controle over de vergadering privé kunnen nemen, omdat dit paneel niet zichtbaar is voor andere deelnemers. Het delen van het scherm is eenvoudig en gebeurt in één klik.
Gebruikers die hun scherm niet willen delen maar wel een online vergaderpresentatie willen doorlopen, hebben de mogelijkheid om een toepassing zoals PowerPoint of zelfs het enkele presentatiebestand van hun computer te delen. Het bestand of de applicatie wordt dan weergegeven op het vergaderscherm.
Toepassingen kunnen op afstand door deelnemers worden bekeken en beheerd als de host dit toestaat. Als u bijvoorbeeld aan een Excel-spreadsheet werkt, kunt u uw deelnemers tijdens de vergadering hun eigen gegevens laten invoeren. WebEx heeft ook een whiteboard-functie waarmee gebruikers kunnen tekenen of schrijven op het whiteboard zoals ze zouden doen tijdens een persoonlijke vergadering.
Video's delen
WebEx kan detecteren of een deelnemer aan een vergadering een webcam heeft, dus als een deelnemer besluit om op de camera te staan, hoeft hij alleen maar op de cameraknop op het bedieningspaneel te klikken. Hun afbeelding verschijnt wanneer ze spreken. Dit, samen met de live-samenwerkingsfunctie, helpt deelnemers echt te voelen dat ze allemaal samenwerken in dezelfde ruimte.
WebEx is een van de weinige online vergaderhulpmiddelen die deze mogelijkheid biedt, waardoor het een essentieel hulpmiddel is om te overwegen of u denkt dat het gezicht-tijdelement belangrijk is in online vergaderingen.
Notities nemen
WebEx heeft een handige functie waarmee de organisator van de vergadering een speciale notulist kan toewijzen of alle deelnemers aantekeningen rechtstreeks in de software laat maken, met behulp van de notitietoepassing. Zodra de vergadering voorbij is, kunnen de notities worden opgeslagen op de computer van elke notulist, waardoor het gemakkelijker wordt om de online vergadering te volgen.
Notities kunnen ook worden gedeeld met de deelnemers tijdens de vergadering, dus het is gemakkelijk om een punt dat is besproken opnieuw te bekijken of een vraag die is gesteld wanneer dat nodig is.
Een scala aan handige hulpmiddelen
Zoals eerder vermeld, is WebEx een veelzijdige functie waarmee online vergaderingen zich net als face-to-face kunnen voelen. De gastheer van de vergadering kan bijvoorbeeld peilingen maken en beslissen of deelnemers afzonderlijke antwoorden, meerdere antwoorden of zelfs korte antwoorden kunnen kiezen. Poll-antwoorden kunnen vervolgens worden opgeslagen op de computer van de host voor toekomstige analyse. WebEx heeft ook een chatfunctie, waar deelnemers zowel publiek als privé met elkaar kunnen chatten, afhankelijk van welke chatbeperkingen de host heeft ingesteld.
Gastheren hebben volledige controle over de vergadering en kunnen beslissen of deelnemers een gedeeld document kunnen opslaan, afdrukken of een annotatie kunnen maken. Ze kunnen ook alle deelnemers dempen bij binnenkomst, of zelfs geselecteerde deelnemers halverwege de vergadering dempen. Bovendien kunnen hosts de vergadering op elk gewenst moment beperken, waardoor gebruikers die bijvoorbeeld te laat aan de vergadering willen deelnemen, kunnen voorkomen dat ze deze verstoren.
Over het algemeen is WebEx een geweldig hulpmiddel voor diegenen die het boardroom-gevoel willen in hun vergaderingen op afstand. De tool staat vol met nuttige functies, die niet alleen de volledige controle over hun vergaderingen geven, maar ook helpen de deelnemers in realtime samenwerken.
