Er is een epidemie - een epidemie van slechte e-mails.
Ik realiseerde het me echt na ongeveer de vijfde keer dat mijn baas op een e-mail reageerde, ik stuurde haar om te kijken: "Dat is echt een goede e-mail!" Ik had niet gedacht dat het iets speciaals was, totdat ik meer aandacht aan de e-mails begon te besteden Ik ontving. Er waren vreselijke grammaticafouten, gênante spelfouten, onjuiste namen, emoticons, gebrek aan goede groeten of beleefdheden, en gewoon oud slecht schrijven. Ik kan doorgaan.
Het is niet dat we incompetent zijn, mensen. We besteden gewoon niet de zorg aan onze e-mails die velen van hen verdienen. De zorg, bijvoorbeeld, een redacteur kan een artikel geven.
Dus, om ons allemaal te helpen onze werkplekcommunicatie te verbeteren, is hier de redactiegids voor het schrijven van e-mails waarmee je respect (en reacties) verdient. Houd deze ideeën in gedachten de volgende keer dat u door uw inbox gaat - en kijk wat de impact is van enkele kleine wijzigingen.
Vertragen
Ik weet dat we allemaal op een race zijn om in inbox nul te komen. En zeker, in sommige gevallen is het handig om een snelle e-mail af te vuren: wanneer je midden in een lange reeks van communicatie met een naaste collega zit, wanneer je net een document voor je baas afvuurt, en dergelijke.
Maar voor het grootste deel kost effectieve communicatie (en goed schrijven) tijd. Het kost tijd om je gedachten te formuleren, om erachter te komen wat je eigenlijk probeert te zeggen en om je boodschap op een duidelijke manier op te schrijven. En uiteindelijk is dat wat e-mail is - een vorm van communicatie. Geen taak.
Dus de volgende keer dat u iemand een meer diepgaande e-mail moet sturen, moet u hem de tijd geven die hij verdient. Blokkeer het zo nodig in uw agenda. En ik heb het niet over vijf minuten per e-mail - het is niet ongebruikelijk dat ik meer dan 15 minuten besteed aan een goede e-mail, vooral als het mijn eerste communicatie is met iemand die ik wil imponeren. Gun uzelf die tijd en voel niet dat u traag of onproductief bent. Heb het gevoel dat je het goed doet.
Zorg ervoor dat het een begin, midden en einde heeft
Het feit dat we in een wereld van 140 tekens leven, betekent niet dat uw e-mails zo zouden moeten zijn. In feite gaan we hier een beetje teruggrijpen naar het Engels op de middelbare school en het klassieke essay in hamburgerstijl; dat wil zeggen, elk essay heeft een intro, een lichaam en een conclusie nodig.
U zou moeten denken dat uw e-mails dezelfde structuur hebben. Elke sectie hoeft niet lang te zijn, maar vooral in een eerste communicatie moet deze er zijn. Dus wat moet elke sectie bevatten?
Intro
Begin altijd met een groet - het kan archaïsch aanvoelen, maar het maakt echt een verschil. Afhankelijk van de aard van uw relatie is de eerste alinea een geweldige plek voor een vriendelijke groet ( "Ik hoop dat uw zoektocht naar werk goed gaat!" ), Een herinnering aan de context van uw gesprek ( "Het was zo leuk om om vorige week met je te chatten. " ), of een voorwoord over waarom je contact opneemt ( " Ik wilde de basis aanraken over … " ).
Lichaam
Hier komt u tot de kern van uw e-mail. Het belangrijkste om te onthouden is om uw ontvangers alle informatie te geven die ze nodig hebben om de actie te ondernemen die u van hen vraagt. Dit omvat het geven van contextuele informatie, details of gegevens die nodig zijn en deze op een logische, samenhangende manier presenteren. Als de e-mail wordt verzonden om informatie of een beslissing over te brengen (in plaats van om een gunst te vragen), moet u redenering of uitleg vermelden.
Conclusie
De conclusie van e-mails is een beetje anders dan de conclusie van essays. In plaats van samen te vatten waar u het al over had gehad, zou u het moeten afronden met actiestappen. Als u vraagt om af te spreken voor koffie, stel dan een datum en tijd voor. Als u input krijgt voor een project, herinner uw collega er dan precies aan wat u nodig hebt en wanneer. En, als u alleen informatie geeft, moet u uw contactpersoon eraan herinneren dat hij of zij welkom is om naar u toe te komen met vragen. Tot slot, ten minste in uw eerste e-mail, sluit altijd met een groet en volledige handtekening.
Het lijkt misschien veel, maar zoals ik al zei, het hoeft niet lang te duren. Dit is bijvoorbeeld een e-mail die ik mogelijk stuur naar iemand met wie ik koffie wil pakken:
Hallo Dave!
Leuk je te ontmoeten! Het was zo geweldig om met Alex te praten en toen ze zei dat ze je kende, sprong ik erop.
Ik ben dol op wat jullie in je bedrijf doen, en het zou geweldig zijn om met je te praten over hoe je denkt over online publiceren, je recente herontwerp en andere dingen over het werk dat we allebei ons leven besteden.
Denk je dat je de komende weken wat tijd hebt om af te spreken? Ik kom graag langs bij u op kantoor of neem koffie - wat u het beste uitkomt!
Beste en gelukkige maandag.
Erin
Zoveel beter dan: "Hé Dave, wil je eens koffie drinken?" rechts?
Controle en feitencontrole
Als je klaar bent met het typen van je e-mail, moet je deze niet zomaar de wereld in sturen. Lees uw e-mails altijd minstens één keer opnieuw. Naast het controleren op elementaire spelling en grammaticafouten, controleert u ook dingen zoals naamspelling, gebeurtenissen waarnaar u verwijst of datums die u noemt. Een e-mail "Hey Jon" beantwoorden, terwijl het "Hey John" zou moeten zijn, lijkt misschien een kleinigheid, maar je contact zal het merken - en eerste indrukken maken een enorm verschil.
Dit is ook een goed punt om na te denken over de toon van uw e-mail. Klinkt het te zakelijk als je alleen maar vriendelijk wilt zijn? Ben je te enthousiast met de uitroeptekens en emoticons ten koste van professionaliteit? Probeer een stapje terug te doen en te overwegen hoe iemand die de e-mail voor het eerst leest erop zal reageren - en dienovereenkomstig aan te passen. Voor bijzonder belangrijke e-mails vraag ik ook iemand anders om het voor mij te bekijken - een extra set redactionele ogen heeft nog nooit iemand pijn gedaan.
Bedenk hoe je je zou voelen als het publiek zou worden
Ten slotte, voordat u op verzenden drukt, moet u bedenken hoe u zich zou voelen als deze e-mail door iemand anders werd gelezen dan door degene naar wie u deze e-mail verzendt. Wat als het op de een of andere manier in de inbox van je baas belandde? Wat als het op het web werd gepubliceerd? (Hé, het gebeurt.) Dit is een geweldige laatste controle om ervoor te zorgen dat je e-mails respectvol en professioneel klinken en uiteindelijk weergeven hoe je jezelf op de wereld wilt portretteren.
Ik weet het, het klinkt als veel werk om in één e-mail te stoppen. Maar met het aantal slechte e-mails dat we allemaal elke dag krijgen, zullen mensen echt het verschil merken wanneer een goede in hun inbox belandt. En dat kan het verschil zijn tussen genegeerd worden en krijgen wat je wilt.
