Als u momenteel in dienst bent - en een mens - dan kent u de grote e-mailvloed. Je krijgt er meer van dan je elke dag kunt beantwoorden, en vaak weerhoud je je ervan om je 'eigenlijke werk' te doen. Maar in deze moderne wereld is het een must om je baas te imponeren en vooruit te komen.
Nu beoordelen veel mensen hoe goed ze omgaan met e-mail op basis van het aantal e-mails dat ze doorlopen. "Ik heb vanmiddag drie uur doorgebracht en 120 e-mails beantwoord" is reden voor viering en opscheppen in de meeste kantoren. Maar in de meeste gevallen is dat een grote fout.
De waarheid is dat er drie soorten e-mails zijn:
Wanneer ze geconfronteerd worden met een tijdsblok om hun inbox aan te vallen, beginnen de meeste mensen met de quickies. Het is bevredigend om ze uit de weg te ruimen, het totale aantal e-mails in je inbox daalt met veel meer en ze vereisen niet te veel hersenkracht.
Maar je zou eigenlijk de tegenovergestelde benadering moeten nemen. Het is de oude metafoor van steen, kiezel, zand: stel je voor dat je een glazen pot krijgt die je tijd vertegenwoordigt, evenals rotsen, kiezels en zand. De enige manier om alles binnen te halen is om te beginnen met de grootste dingen: je rotsen. Als je je pot eerst met zand vult, past je nooit alles erin.
Zorg er in e-mailtermen voor dat u uw pot niet met zand vult door eerst snelle en eenvoudige e-mails te beantwoorden - u komt nooit bij de grote, belangrijke. In plaats daarvan, wanneer u een tijdsblok van twee uur tegenkomt, moet u altijd beginnen met e-mails die 30 minuten of meer vereisen, en ten minste één of twee van hen gedaan krijgen voordat u ze sneller doet. Aan de andere kant, als u slechts 15 minuten vóór uw volgende vergadering hebt, is dat het perfecte moment om snelle e-mails uit de weg te krijgen.
De eenvoudigste manier om deze strategie naadloos in uw dagelijks leven te implementeren, is door twee tags (of filters in Gmail) toe te voegen: "snel antwoord" en "vereist gerichte tijd". Alle niet-getagde e-mails vallen daarom in de middelste categorie, die vijf tot 30 minuten duurt.
Als je weet dat je een solide blok van ononderbroken tijd hebt, begin je met het openen van je gerichte tijdmap en beslis je welke je het meest moet aanpakken. Erkennen hoe zeldzaam die grote tijdsblokken zijn, is de sleutel tot succes: profiteer er ten volle van! En de volgende keer dat je een paar minuten over hebt terwijl je wacht op de bus of in de rij voor koffie, open je de map "snel antwoord" in plaats van Instagram te controleren.
