Als het op e-mails aankomt, ben ik meestal vrij wazig.
Ik leef met een intense angst om te direct of te koud af te komen, en er is iets met al die extra woorden, aardigheden en (gênant) uitroeptekens die me een beetje warmer en vriendelijker laten klinken.
Maar hier is het ding: ik verspil uiteindelijk mijn eigen tijd - samen met de tijd van de persoon die mijn bericht leest.
Niemand wil zijn kostbare mentale energie door pluis waden om op jouw punt te komen. Dus, als je een zwak hebt voor small talk en bloemrijke taal zoals ik, hoe kun je dan je eigen berichten ontdoen van de dingen die er echt toe doen?
Hier zijn vier bruikbare tips die me hebben geholpen:
1. Knip vulwoorden en zinnen uit
De kans is groot dat u filler-zinnen in uw e-mails strooit.
Geloof me niet? Typ een e-mail naar een collega en kijk hoe vaak je de woorden "Ik denk" hebt toegevoegd. Hoewel dat helpt om je taal te verzachten, is het volstrekt overbodig. Er wordt aangenomen dat dit is wat je denkt, omdat jij degene bent die het bericht schrijft.
Dezelfde regel geldt voor een woord als "rechtvaardig". We voegen het hier en daar allemaal toe. Maar in de meeste gevallen kan het volledig worden weggesneden.
Als het gaat om het filteren van andere rommel die zich zou kunnen verbergen, is er nog een tip van mijn voormalige journalistiekinstructeur die nog steeds bij me blijft: zoek naar waar je komma's hebt opgenomen. Vaak volgen ze een kwalificatie die u kunt verwijderen. Weet je, dingen als "Onnodig te zeggen, " "Echter", "Inderdaad" of zelfs die "Weet je" die ik gebruikte om aan deze zin te beginnen.
2. Gebruik opsommingstekens
Het opnemen van de nodige context is één ding. Maar vooral in e-mails is het verleidelijk om overboord te gaan en je bericht vol te zetten met allerlei irrelevante details.
Dit is waarom het gebruik van opsommingstekens zo nuttig kan zijn - ze dwingen je om veel beknopter en direct te zijn met je schrijven. Daag jezelf uit om te bepalen of er paragrafen zijn die beter in een verkorte lijst kunnen worden omgezet.
Hoewel je niet wilt dat je hele e-mail een ogenschijnlijk eindeloze reeks opsommingstekens is, kan het opsplitsen van enkele grotere stukken tekst helpen om je notitie korter (en veel beter georganiseerd) te maken.
3. Verwijs mensen naar relevante documenten
Zo nu en dan is de informatie die je wanhopig in je e-mail probeert te proppen al ergens anders vastgelegd - of dat nu in een document, een presentatie, een website of iets anders is.
U hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden. Dus als u een extra bron kunt opgraven die al die 'need-to-know'-informatie deelt, verwijst u uw ontvanger ernaar - in plaats van te proberen deze samen te vatten.
4. Sla de Small Talk over
Als je op mij lijkt, heb je deze tip eens bekeken en dacht je dat je me voor de gek houdt? Het overslaan van die beleefdheden zal me zeker in het kantoormonster veranderen!
Ik begrijp waar je vandaan komt - elk van mijn berichten voorafgaan met een vriendelijke vraag lijkt me beleefd. Maar vaker wel dan niet, blijft het toch volledig onbeantwoord. Het is dat totaal overbodige deel dat de meeste mensen gewoon overdoen.
Voel je vrij om snel en aangenaam te blijven "Ik hoop dat het goed met je gaat!" Maar het is waarschijnlijk het beste om op de backspace-knop te drukken voor alles daarbuiten.
Deze trucs in actie
Wilt u het bewijs dat deze tips echt werken? Bekijk de onderstaande voorbeelden om te zien hoe de tweede e-mail hetzelfde punt overbrengt als de eerste - met veel minder woorden.
- De verkoopcijfers van dit kwartaal zijn gedaald. Hoe kunnen we dat presenteren op een manier die niet te negatief is?
- De presentatie is misschien sterker als we de volgorde omdraaien. Wat denk je?
Die eerste e-mail is 198 woorden. De seconde? Het is een beknopte en gestroomlijnde 93 woorden - wat betekent dat het eerste bericht meer dan twee keer de lengte van de tweede was.
Wees gewaarschuwd dat sommige berichten gemakkelijker zullen worden toegepast op deze tactieken dan andere. En je zult waarschijnlijk niet in staat zijn om elke één die je schrijft in tweeën te snijden.
Maar laat dat je niet ontmoedigen. Onthoud in plaats daarvan dat de pure poging om efficiënter en effectiever te zijn in uw schriftelijke communicatie echt het belangrijkste is. Zolang het iets is waar je je bewust van blijft zijn, zullen je e-mails zeker blijven verbeteren.
