Als je carrière-experts zou vragen wat ze van hun inbox vinden, zouden de meeste zeggen dat het een zielloos zwart gat is van follow-upberichten, vervelende personeelscorrespondenties en nieuwsbrieven of persberichten over de wazoo. En als je die mensen ook zou vragen of ze zichzelf ooit elke dag door hun hele inbox zouden zien komen, zouden de meesten spotten met het idee van zo'n onmogelijke prestatie.
De afgelopen week besloot ik echter een uitdaging aan te gaan die de meeste professionals zou doen krimpen: ik sloot een pact om elke avond voor ik naar bed ging in inbox nul te komen.
Dus, heb ik het gedaan? Het antwoord is ja. Was het makkelijk? Echt niet.
Hoewel ik niet denk dat ik ooit elke dag van mijn leven naar inbox nul zal kunnen komen, heb ik onderweg een aantal belangrijke lessen geleerd die me zullen helpen mijn inbox beter te beheren.
De grootste? Geen van de dingen die me het meest hebben geholpen, waren baanbrekend. Het waren de strategieën die ik keer op keer hoor van productiviteitsexperts en e-mailmagnaten - het was gewoon een kwestie van ze daadwerkelijk implementeren en doorzetten.
Laat me wat dat betreft enkele dingen vertellen die je eigenlijk moet doen om je inbox minder vreselijk te maken.
1. Zet "E-mail beantwoorden" in uw planning
Ik heb hier al eerder over geschreven, maar een van de dingen die ik het meest effectief vond toen ik elke avond naar nul probeerde te komen, was het niet constant controleren van mijn inbox. In plaats daarvan blokkeerde ik elke dag bepaalde delen van de tijd om aan e-mail te wijden: voor mij 30-60 minuten 's ochtends, tijdens de lunch, en in de late namiddag was er genoeg tijd om dingen in het kwadraat te krijgen.
Het lijkt contra-intuïtief (ik was zeker sceptisch), maar door me op die ene taak en niets anders te concentreren, kon ik veel sneller dan normaal door mijn inbox komen. Het hebben van de tijdlijn moedigde me ook aan om sneller door e-mails te bladeren, in plaats van een e-mail te sturen op een e-mail waarvan ik geen zin had om te antwoorden of afgeleid te worden door een onbelangrijk bericht in plaats van het gewoon te verwijderen.
Bovendien maakte het beantwoorden van mijn e-mails in specifieke brokken tijd het minder een eindeloze klus en meer als gewoon iets anders op mijn takenlijst, die veel gemakkelijker was om door te komen. Vóór deze week realiseerde ik me niet dat mijn inbox altijd in mijn achterhoofd zat en ik was de hele dag in angst om mijn e-mailaccount te controleren. Omdat het net als al het andere onderdeel van mijn schema werd, vroeg ik me niet af wanneer ik mijn volgende e-mail moest verzenden; Ik heb er net tijd voor gemaakt.
Het was ook super leuk om aan het einde van een sessie "af te melden" en je geen zorgen te maken over wat er gaande was in de wereld van cyberspace.
2. Beantwoord de meeste e-mails meteen
Persoonlijk vereist ongeveer 65-70% van de e-mails in mijn inbox snelle reacties die me minder dan een minuut of twee kosten om te schrijven. Te vaak heb ik de slechte gewoonte om ze gewoon in mijn inbox te laten en te zeggen: "Eh, dit zijn gemakkelijk. Ik kom er later wel naar toe. ”Maar, zoals ik me realiseerde, kostte het me eigenlijk meer tijd en energie om ze te lezen, ze voldoende te verwerken om te beslissen dat ze gemakkelijk genoeg waren om uit te stellen tot later, en daarna later terugkomen en verwerken ze opnieuw om te reageren.
Door mezelf eigenlijk te dwingen om die correspondentie meteen en daar te beantwoorden tijdens mijn kostbare 'e-mail beantwoorden' tijd, was ik in staat om meer dingen uit mijn inbox en uit mijn gedachten te halen - en dichter bij die ongrijpbare inbox nul te komen.
3. Punt Andere e-mails naar strategische tijden
Ik heb vorige week eindelijk de Boomerang-app op Gmail geïnstalleerd, nadat een zeer drukke vriend van mij bleef volhouden dat ik het snap ("Het is een redder in nood!", Zei ze steeds). En ik moet toegeven: ze had gelijk.
Heel eenvoudig, met Boomerang kunt u opnieuw plannen wanneer e-mails in uw inbox verschijnen. Hoewel het misschien klinkt als vals spelen om alles gewoon voor later in te plannen ("Ik ben vanavond bij nul in de inbox geweest door 45 e-mails te plannen om morgenochtend in mijn inbox te verschijnen!"), Het gaat erom strategisch te zijn in hoe je het gebruikt.
Bijvoorbeeld, als mede-oprichter van een populaire website voor toelating van hogescholen, sturen middelbare schoolmedewerkers me constant essays van colleges om te bewerken, iets wat ik graag doe. Het is echter niet leuk om die concepten dagenlang in mijn inbox te hebben en ik heb geen tijd om ze te bewerken zodra ze verschijnen. In plaats daarvan gebruikte ik Boomerang om te plannen dat ze terug zouden komen wanneer ik meer tijd had om ze te bewerken (in mijn geval, dat is op vrijdagmiddag).
Het kunnen plannen van wat er in mijn inbox kwam toen maakte een enorm verschil in mijn productiviteit en hoeveel ik kon doen.
Voor een andere manier om dit te doen, schreef inboxgenie Alex Cavoulacos hier over een systeem voor het strategisch beheren van e-mails die verschillende niveaus van inspanning vereisen met behulp van labels en mappen. Daarover gesproken:
4. Gebruik etiketten of mappen
Let op mijn woorden: gebruik je inbox niet als een soort stortplaats om al je e-mails te dumpen; gebruik labels, tabbladen of mappen (hoe uw e-mailprovider ze ook noemt) om alles wat u ontvangt op de juiste manier te organiseren en in te dienen.
Ik heb meer dan 30 verschillende labels op mijn e-mailaccount, en hoewel dat misschien obsessief of specifiek klinkt, helpt het me wel snel berichten op te halen die ik nodig heb en dingen te archiveren zodra ik er klaar mee ben, waardoor mijn inbox een heel stuk minder eng lijkt.
Op dit moment heb ik bijvoorbeeld een aantal heen en weer gaande correspondenties met sommige van mijn werknemers van The Prospect . In plaats van die lopende e-mails altijd in mijn inbox te laten, heb ik ze in hun respectieve aan Prospect gerelateerde mappen opgeslagen, zodat ze alleen verschijnen als er een nieuw bericht is. Dit ruimt mijn inbox fysiek op van dingen die ik al heb behandeld, waardoor andere dingen op hun beurt een stuk beheersbaarder aanvoelen.
5. Afmelden voor e-maillijsten
Deze tip spreekt voor zich: verwijder alle pluisjes. Ga je gewoon rechtstreeks naar het prullenbakpictogram in je inbox wanneer bepaalde nieuwsbrieven binnenkomen? Gewoon afmelden. En trek niet eens aan het excuus “Maar ik zou dit later kunnen lezen!”. Mijn vuistregel is dat als ik drie keer achter elkaar een nieuwsbrief verwijder, ik me ter plekke uitschrijf.
Ik heb persoonlijk veel nieuwsbrieven gelezen voor verschillende optredens, dus om door de slog heen te komen, gebruikte ik Boomerang om gemakkelijkere tijden te vinden voor nieuwsbrieven die ik graag in mijn inbox had en ik heb me afgemeld voor al het andere.
Door mezelf van deze e-maillijsten af te houden, hield ik mezelf in wezen af van het ontvangen van enkele tientallen e-mails per dag. Vroeger had ik het gevoel dat ik de helft van mijn inbox tijd besteedde aan het verwijderen van nieuwsbrieven en andere massale e-maillijsten, waarover ik me geen zorgen meer hoef te maken. Het voelt alsof mijn inbox gaat over persoonlijke e-mail die specifiek op mij is gericht, en de nieuwsbrieven die ik bewaarde, zijn dingen waar ik echt naar uitkijk om te lezen.
Terugkijkend op mijn experiment, was het de moeite waard om elke dag naar inbox nul te proberen?
Ik denk dat het korte antwoord nee is, je moet hemel en aarde niet verplaatsen om die oh-zo-mooie "Geen nieuwe e-mail!" Banner in Gmail elke avond voor het slapengaan te zien. Dit experiment heeft me echter bewezen dat ik niet altijd tientallen (zo niet honderden) e-mails in mijn inbox hoefde te hebben; er waren manieren om de berichten te verminderen en daarom mijn door e-mail veroorzaakte stressniveaus te verlagen. Ik ben me er nu meer van bewust dat het beantwoorden van e-mails geen eeuwigdurend karwei hoeft te zijn - het is gewoon een nieuwe stap in mijn dagelijkse takenlijst, waardoor ik me er minder zorgen over maak.
Door mijn e-mailgewoonten te veranderen, maakte ik het hele proces van het ontvangen en verzenden van e-mails een stuk eenvoudiger voor mezelf - en ik bespaarde veel tijd om het te doen. Wie houdt daar nou niet van?
